Was ist eine Ausschreibung?

Ausschreibungen sind der Weg, auf dem Auftraggeber Aufträge im Wettbewerb vergeben: Sie beschreiben, was sie brauchen, und fordern Unternehmen auf, dafür ein Angebot abzugeben. Wer den Auftrag bekommt, entscheidet sich nicht im Gespräch, sondern nach vorher bekannten Kriterien; den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot (§ 127 Abs. 1 GWB). Öffentliche Auftraggeber müssen dabei das Vergaberecht einhalten, private Unternehmen schreiben in der Regel freiwillig aus.

Was bedeutet Ausschreibung?

„Ausschreiben“ heißt ursprünglich: etwas öffentlich bekannt machen. Im Alltag meint „Ausschreibung“ zweierlei, das ganze Vergabeverfahren und die Veröffentlichung, mit der es beginnt. Im Vergaberecht ist der Begriff enger:

• Öffentliche Ausschreibung und Beschränkte Ausschreibung heißen Verfahren unterhalb der EU-Schwellenwerte (§ 8 Abs. 1 UVgO, § 3 VOB/A).
• Oberhalb der Schwellenwerte spricht das Gesetz von Vergabeverfahren: offenes Verfahren, nicht offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog und Innovationspartnerschaft (§ 119 GWB).
• Die Veröffentlichung selbst heißt Auftragsbekanntmachung, die Mitteilung über den vergebenen Auftrag Vergabebekanntmachung.

Mit Stellenausschreibungen oder den Ausschreibungen von Wettbewerben und Preisen hat das nichts zu tun; dieser Artikel behandelt nur den Einkauf von Leistungen. Wie die Begriffe auf Englisch heißen, steht unter Ausschreibung auf Englisch.

Warum wird ausgeschrieben?

Öffentliche Aufträge werden im Wettbewerb und in transparenten Verfahren vergeben, wirtschaftlich und verhältnismäßig (§ 97 Abs. 1 GWB). Alle Teilnehmer sind gleich zu behandeln (§ 97 Abs. 2 GWB). Unterhalb der Schwellenwerte folgt dasselbe aus dem Haushaltsrecht: Öffentliches Geld ist wirtschaftlich und sparsam einzusetzen (§ 7 BHO und die Haushaltsordnungen der Länder). Die Ausschreibung sorgt dafür, dass jedes geeignete Unternehmen eine Chance bekommt und der Auftraggeber Preise und Qualität vergleichen kann.

Wer muss ausschreiben?

Ausschreiben müssen alle öffentlichen Auftraggeber: Bund, Länder, Kommunen und ihre Behörden, außerdem Einrichtungen, die von der öffentlichen Hand finanziert oder beherrscht werden und im Allgemeininteresse tätig sind, etwa Hochschulen, Krankenhäuser oder kommunale Gesellschaften (§ 99 GWB). Dazu kommen Sektorenauftraggeber in Energie, Wasser und Verkehr, auch private Unternehmen mit besonderen oder ausschließlichen Rechten oder unter öffentlicher Beherrschung (§ 100 GWB).

Welche Regeln gelten, hängt vom geschätzten Auftragswert ab:

• Oberhalb der EU-Schwellenwerte: Teil 4 des GWB und die Verordnungen dazu, die Vergabeverordnung (VgV), bei Bauleistungen die VOB/A Abschnitt 2. Die Bekanntmachung erscheint EU-weit auf TED. Bieter haben Anspruch darauf, dass die Verfahrensregeln eingehalten werden, und können das vor der Vergabekammer prüfen lassen (§ 97 Abs. 6, § 155 GWB, Nachprüfungsverfahren).
• Unterhalb der Schwellenwerte: das Haushaltsrecht, beim Bund § 55 BHO, die UVgO für Liefer- und Dienstleistungen, die VOB/A Abschnitt 1 für Bauleistungen und die Vergabegesetze der Länder.

Andere private Unternehmen sind frei. Wer allerdings Fördermittel erhält, muss nach dem Zuwendungsbescheid häufig ebenfalls nach Vergaberegeln einkaufen. Ausnahmen vom Vergaberecht gibt es unter anderem für Aufträge an eigene Gesellschaften (Inhouse-Vergabe) und für sehr kleine Aufträge (Direktauftrag).

Arten der Ausschreibung

Frei wählen darf der Auftraggeber zwischen offenem und nicht offenem Verfahren (§ 119 Abs. 2 GWB), unterhalb der Schwellenwerte zwischen Öffentlicher Ausschreibung und Beschränkter Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb (§ 8 Abs. 2 UVgO, § 3a Abs. 1 VOB/A). Die anderen Verfahren sind in der Regel nur unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt. Mehr dazu unter Vergabearten.

Ablauf einer Ausschreibung

1. Bedarf und Auftragswert: Der Auftraggeber legt fest, was er braucht, und schätzt den Wert. Davon hängt ab, ob EU-weit ausgeschrieben werden muss.
2. Vergabeunterlagen: Er beschreibt die Leistung, legt Eignungs- und Zuschlagskriterien fest und stellt die Vergabeunterlagen zusammen.
3. Bekanntmachung: Die Ausschreibung wird veröffentlicht, mit Frist und einem Link zu den Unterlagen auf der Vergabeplattform.
4. Angebotsphase: Unternehmen prüfen die Unterlagen, stellen Bieterfragen und reichen ihr Angebot bis zum Ende der Angebotsfrist ein, heute meist elektronisch (E-Vergabe).
5. Prüfung und Wertung: Der Auftraggeber prüft Vollständigkeit, Ausschlussgründe und Eignung und vergleicht die Angebote nach den Zuschlagskriterien.
6. Information und Wartefrist: Oberhalb der Schwellenwerte teilt er den unterlegenen Bietern mit, wer den Zuschlag erhalten soll, und wartet 15 Kalendertage, bei elektronischer Information 10 (§ 134 GWB). In dieser Zeit kann ein unterlegener Bieter den Zuschlag noch mit einem Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer aufhalten. Den Fehler muss er vorher beim Auftraggeber gerügt haben, oft schon vor Ablauf der Angebotsfrist (Rüge, § 160 Abs. 3 GWB).
7. Zuschlag und Bekanntmachung: Mit dem Zuschlag kommt der Vertrag zustande. Oberhalb der Schwellenwerte veröffentlicht der Auftraggeber spätestens 30 Tage danach eine Vergabebekanntmachung mit dem Ergebnis (§ 39 Abs. 1 VgV). Unterhalb ist das nur für bestimmte Verfahren vorgeschrieben (§ 30 UVgO, § 20 Abs. 3 VOB/A).

Fristen und Besonderheiten der einzelnen Verfahren stehen unter Offenes Verfahren und Öffentliche Ausschreibung.

Beispiel

Ein vereinfachtes Beispiel: Eine Gemeinde will die Reinigung ihrer Schulen für vier Jahre vergeben und schätzt den Wert auf 400.000 € ohne Umsatzsteuer. Das liegt über dem EU-Schwellenwert für Dienstleistungen von 216.000 € (seit 1. Januar 2026). Sie wählt das offene Verfahren, veröffentlicht die Bekanntmachung auf TED und ihrer Vergabeplattform und gibt mindestens 35 Tage Zeit für Angebote. Gewertet werden Preis und Qualität des Reinigungskonzepts. Nach der Information der unterlegenen Bieter und 10 Tagen Wartefrist erteilt sie den Zuschlag und meldet das Ergebnis. Läge der Wert bei 150.000 €, würde sie national nach den Vorgaben ihres Landes ausschreiben, etwa als Öffentliche Ausschreibung nach UVgO.

Wo werden Ausschreibungen veröffentlicht?

Fast jeder öffentliche Auftraggeber nutzt eine Vergabeplattform, auf der die Unterlagen liegen und Angebote eingehen. Die Bekanntmachungen laufen außerdem im Bekanntmachungsservice des Datenservice Öffentlicher Einkauf zusammen (oeffentlichevergabe.de), EU-weite Verfahren erscheinen zusätzlich auf TED, der Plattform des Amtsblatts der EU.

Vergabeweiser liest die Daten des Bekanntmachungsservice täglich ein, ältere EU-weite Verfahren bis Dezember 2022 stammen von TED. Sie finden alles in einer Suche mit Filtern nach Branche, Ort und Frist, zusammen mit früheren Ergebnissen, soweit veröffentlicht: wer gewonnen hat, zu welchem Preis und bei wie vielen Angeboten. Dafür können Sie offene Ausschreibungen suchen. Die Unterlagen selbst laden Sie immer beim Auftraggeber herunter. Wie Sie passende Verfahren systematisch finden, steht unter Öffentliche Ausschreibungen finden.

Ausblick

Stand Oktober 2026: Die EU-Kommission hat am 9. September 2026 eine Verordnung vorgeschlagen, die oberhalb der Schwellenwerte mit drei statt fünf Verfahrensarten auskommen soll. Für Aufträge unterhalb liegt seit Juni 2026 der Entwurf einer neuen UVgO vor. Bis diese Regeln gelten, bleibt es bei den oben genannten Verfahren.