Öffentliche Ausschreibung

Die Öffentliche Ausschreibung ist ein Vergabeverfahren für öffentliche Aufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte. Der Auftraggeber fordert öffentlich eine unbeschränkte Zahl von Unternehmen auf, ein Angebot abzugeben; jedes interessierte Unternehmen darf anbieten (§ 9 Abs. 1 UVgO, § 3b Abs. 1 VOB/A). Verhandlungen sind verboten. Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot. Was eine Ausschreibung allgemein bedeutet und wer ausschreiben muss, steht unter Was ist eine Ausschreibung?. Wie das Verfahren und die übrigen Vergabebegriffe auf Englisch heißen, steht in Ausschreibung auf Englisch.

Rechtsgrundlagen

• Liefer- und Dienstleistungen: § 8 und § 9 der UVgO.
• Bauleistungen: § 3 Nr. 1, § 3a Abs. 1 und § 3b Abs. 1 der VOB/A Abschnitt 1.

Der Auftraggeber kann die Öffentliche Ausschreibung immer wählen. Gleichrangig steht ihm nur die Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb zur Verfügung (§ 8 Abs. 2 UVgO, § 3a Abs. 1 VOB/A). Für andere Verfahren braucht er einen besonderen Grund oder eine Wertgrenze. Einen Überblick gibt der Artikel Vergabearten.

UVgO und VOB/A gelten nicht von selbst. Bund und Länder führen sie über ihr Haushaltsrecht ein, Kommunen folgen den Vorgaben ihres Landes. Einzelne Regeln, etwa Wertgrenzen, können deshalb je nach Land abweichen.

Ablauf

1. Bekanntmachung: Nach der UVgO veröffentlicht der Auftraggeber die Ausschreibung auf seiner Internetseite oder einem Internetportal; sie muss über die Suche von bund.de auffindbar sein (§ 28 Abs. 1 UVgO). Bei Bauleistungen nennt § 12 Abs. 1 VOB/A unter anderem Tageszeitungen, Amtsblätter und frei zugängliche Internetportale.
2. Vergabeunterlagen: Sie enthalten Leistungsbeschreibung, Vertragsbedingungen und die geforderten Erklärungen. Unklarheiten klären Sie über Fragen an die Vergabestelle.
3. Angebot: Sie reichen es bis zum Ende der Angebotsfrist in der vorgegebenen Form ein.
4. Öffnung und Prüfung: Nach Fristende öffnet der Auftraggeber die Angebote und prüft Eignung, Vollständigkeit und Preise.
5. Zuschlag: Er geht auf das wirtschaftlichste Angebot (§ 43 Abs. 1 UVgO, § 16d Abs. 1 Nr. 4 VOB/A). Das ist nicht automatisch das billigste; die Zuschlagskriterien stehen in den Unterlagen.

Während des Verfahrens darf der Auftraggeber nur Aufklärung verlangen, etwa zur Eignung oder zu einzelnen Preisen. Über Preise oder Änderungen am Angebot wird nicht verhandelt (§ 9 Abs. 2 UVgO, § 15 Abs. 3 VOB/A).

Fristen

Die UVgO schreibt keine festen Mindestfristen vor. Der Auftraggeber muss angemessene Fristen setzen und dabei zum Beispiel die Komplexität der Leistung und die beizubringenden Nachweise berücksichtigen (§ 13 Abs. 1 UVgO).

Bei Bauleistungen beträgt die Angebotsfrist mindestens 10 Kalendertage, auch bei Dringlichkeit (§ 10 Abs. 1 VOB/A). Die Bindefrist, also die Zeit, in der Sie an Ihr Angebot gebunden sind, soll so kurz wie möglich sein; mehr als 30 Kalendertage nur in begründeten Fällen (§ 10 Abs. 4 VOB/A).

Unterschied zum offenen Verfahren

Im Kern funktionieren beide Verfahren gleich: Jedes Unternehmen kann anbieten, verhandelt wird nicht. Die Unterschiede liegen im Rahmen.

Mehr zum EU-Verfahren lesen Sie unter offenes Verfahren.

In der Praxis

Früh anfangen: Die Fristen können kurz sein. Laden Sie die Unterlagen direkt nach der Bekanntmachung herunter und prüfen Sie zuerst, welche Nachweise verlangt werden. Für Bauunternehmen kann eine Präqualifikation Einzelnachweise ersetzen.

Vollständig abgeben: Verspätete Angebote und Angebote mit Änderungen an den Vergabeunterlagen werden ausgeschlossen (§ 42 Abs. 1 UVgO, § 16 Abs. 1 VOB/A). Fehlende Erklärungen werden oft nachgefordert; der Auftraggeber kann die Nachforderung in den Unterlagen aber ausschließen (§ 41 Abs. 2 UVgO, § 16a VOB/A). Schreiben Sie nichts in das Leistungsverzeichnis, was dort nicht hingehört, und legen Sie keine eigenen Geschäftsbedingungen bei.

Elektronisch einreichen: Nach der UVgO gibt der Auftraggeber die elektronische Einreichung grundsätzlich vor (§ 38 Abs. 3 UVgO). Ausnahmen gelten unter anderem bis 25.000 € Auftragswert (§ 38 Abs. 4 UVgO). Registrieren Sie sich rechtzeitig auf der genannten E-Vergabe-Plattform und testen Sie den Upload vor dem letzten Tag.

Fragen stellen: Unklare Positionen klären Sie über Bieterfragen bei der Vergabestelle. Die Antworten gehen in der Regel an alle Bieter.

Ergebnisse nutzen: Auf Vergabeweiser sehen Sie zu vielen Ausschreibungen das Ergebnis, soweit der Auftraggeber es veröffentlicht hat. So erkennen Sie, welche Preise in Ihrer Region üblich sind. Laufende Verfahren finden Sie über offene Ausschreibungen suchen.