Freihändige Vergabe

Die Freihändige Vergabe ist ein vereinfachtes Vergabeverfahren ohne förmliche Ausschreibung: Der Auftraggeber fragt ausgewählte Unternehmen direkt an und vergibt den Auftrag, ohne ihn vorher bekannt zu machen. Nach § 3 Nr. 3 VOB/A werden dabei „Bauleistungen in einem vereinfachten Verfahren vergeben“. Seit 01.01.2026 ist die Freihändige Vergabe bei Bauleistungen bis 100.000 € ohne Umsatzsteuer zulässig (§ 3a Abs. 3 VOB/A). Bei Liefer- und Dienstleistungen heißt das vergleichbare Verfahren heute Verhandlungsvergabe.

Ein Begriff, zwei Regelwerke

Früher kannten beide Vergabeordnungen die Freihändige Vergabe: die VOL/A für Liefer- und Dienstleistungen und die VOB/A für Bauleistungen. Die UVgO von 2017 ersetzt die VOL/A, Ausgabe 2009, und spricht von Verhandlungsvergabe. Die VOB/A hat den alten Namen behalten.

Der Begriff steht außerdem in § 55 Abs. 1 BHO, dem Haushaltsrecht des Bundes, und in Landesvorschriften wie der bayerischen VVöA. Oberhalb der EU-Schwellenwerte gibt es keine Freihändige Vergabe. Dort entspricht ihr am ehesten das Verhandlungsverfahren.

Wann ist sie bei Bauleistungen zulässig?

§ 3a Abs. 3 VOB/A erlaubt die Freihändige Vergabe, wenn öffentliche oder beschränkte Ausschreibung unzweckmäßig sind, besonders wenn

1. aus besonderen Gründen nur ein bestimmtes Unternehmen in Betracht kommt, zum Beispiel wegen Patentschutz, besonderer Erfahrung oder Geräte,
2. die Leistung besonders dringlich ist,
3. sich die Leistung vorab nicht so eindeutig festlegen lässt, dass vergleichbare Angebote zu erwarten sind,
4. nach Aufhebung einer Ausschreibung eine erneute Ausschreibung kein annehmbares Ergebnis verspricht,
5. Geheimhaltung es erfordert,
6. sich eine kleine Leistung von einer bereits vergebenen größeren nicht ohne Nachteil trennen lässt.

Außerdem ist sie bis zu einem Auftragswert von 100.000 € ohne Umsatzsteuer ohne weiteren Grund zulässig. Diese Grenze ist neu:

Länder und Kommunen weichen ab

Die Werte der VOB/A gelten dort, wo die aktuelle Fassung angewendet wird, etwa beim Bund. Länder und Kommunen führen die VOB/A über eigenes Recht ein und legen oft andere Grenzen fest. In Bayern ist die Freihändige Vergabe bei Bauleistungen für staatliche und kommunale Auftraggeber bis einschließlich 1.000.000 € ohne Umsatzsteuer zulässig (Art. 20 BayWiVG, befristet bis 31.12.2029). In Nordrhein-Westfalen dürfen Gemeinden seit 01.01.2026 Regeln, die Vergaben einschränken, nur per Satzung erlassen (§ 75a GO NRW). Wertgrenzen stehen dort in der Satzung der jeweiligen Gemeinde. Welche Grenze für einen Auftrag gilt, steht deshalb im Recht des jeweiligen Auftraggebers; eine Übersicht steht unter Wertgrenzen nach Bundesland.

Ablauf

Einen festen Ablauf schreibt die VOB/A nicht vor. Einige Regeln gelten aber auch hier:

• Der Auftraggeber prüft die Eignung der Unternehmen, bevor er sie zum Angebot auffordert (§ 6b Abs. 5 VOB/A).
• Er soll zwischen den Unternehmen möglichst wechseln (§ 3b Abs. 4 VOB/A).
• Die Unterlagen sind kostenlos (§ 8b Abs. 1 VOB/A).
• Es gibt eine Bindefrist. Sie soll so kurz wie möglich sein, länger als 30 Kalendertage nur in begründeten Fällen (§ 10 Abs. 4 und 6 VOB/A).
• Sicherheitsleistungen sollen in der Regel nicht verlangt werden (§ 9c Abs. 1 VOB/A).
• Die Gründe für die Wahl der Freihändigen Vergabe sind zu dokumentieren (§ 20 Abs. 1 Nr. 9 VOB/A). Mehr unter Vergabevermerk.
• Nach dem Zuschlag informiert der Auftraggeber bei Aufträgen über 15.000 € ohne Umsatzsteuer sechs Monate lang über Auftraggeber, Verfahren, Gegenstand, Ort und beauftragtes Unternehmen (§ 20 Abs. 3 VOB/A).

Verhandlungen über Preise und Angebotsänderungen verbietet § 15 VOB/A für Ausschreibungen. Bei der Freihändigen Vergabe kann der Auftraggeber dagegen mit den Bietern verhandeln. Er muss dabei alle gleich behandeln, denn kein Unternehmen darf diskriminiert werden (§ 2 Abs. 2 VOB/A).

Abgrenzung zu anderen Verfahren

Bei Bauleistungen gelten nach § 3a VOB/A seit 01.01.2026 drei Wertgrenzen nebeneinander:

In der Praxis

• Bekannt sein. Freihändige Vergaben werden vorher nicht veröffentlicht. Angefragt werden Betriebe, die die Vergabestelle kennt. Stellen Sie sich bei Bauämtern und Vergabestellen in Ihrer Region vor. Das Gebot zu wechseln gibt auch neuen Betrieben eine Chance.
• Eignung griffbereit halten. Da die Eignung vor der Anfrage geprüft wird, helfen aktuelle Nachweise oder ein Eintrag im Präqualifikationsverzeichnis (§ 6b Abs. 1 VOB/A), siehe Präqualifikation.
• Nachträgliche Informationen nutzen. Die Veröffentlichungen nach § 20 Abs. 3 VOB/A zeigen, welche Stellen freihändig vergeben und welche Leistungen sie so beschaffen.
• Bindefrist notieren. Bis zu ihrem Ende sind Sie an Ihr Angebot gebunden.
• Zweifel an der Zulässigkeit. Wenn Sie meinen, ein Auftrag hätte ausgeschrieben werden müssen, lassen Sie im Zweifel prüfen, welche Möglichkeiten Sie haben. Unterhalb der EU-Schwellenwerte unterscheiden sich die Wege je nach Land.

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