Verhandlungsverfahren

Das Verhandlungsverfahren ist ein Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte, in dem der öffentliche Auftraggeber mit einem oder mehreren ausgewählten Unternehmen über die Angebote verhandelt (§ 119 Abs. 5 GWB). Es gibt das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, bei dem sich Unternehmen zuerst bewerben, und ohne Teilnahmewettbewerb, bei dem der Auftraggeber Unternehmen direkt anspricht. Öffentliche Auftraggeber dürfen es nur in den Fällen wählen, die § 14 Abs. 3 und 4 VgV nennen.

Wann das Verhandlungsverfahren zulässig ist

Frei wählen darf der Auftraggeber nur das offene und das nicht offene Verfahren (§ 119 Abs. 2 GWB). Für das Verhandlungsverfahren braucht er einen Grund.

Mit Teilnahmewettbewerb (§ 14 Abs. 3 VgV), zum Beispiel wenn

• seine Bedürfnisse nicht ohne Anpassung bereits verfügbarer Lösungen erfüllt werden können,
• der Auftrag konzeptionelle oder innovative Lösungen umfasst,
• der Auftrag wegen seiner Art, Komplexität oder Risiken nicht ohne vorherige Verhandlungen vergeben werden kann,
• die Leistung sich nicht genau genug beschreiben lässt (oft genügt dann auch eine funktionale Ausschreibung) oder
• ein offenes oder nicht offenes Verfahren nur nicht ordnungsgemäße oder unannehmbare Angebote gebracht hat.

Ohne Teilnahmewettbewerb (§ 14 Abs. 4 VgV) nur in Ausnahmefällen, unter anderem wenn

• in einem offenen oder nicht offenen Verfahren keine oder keine geeigneten Angebote oder Teilnahmeanträge eingegangen sind und die Bedingungen nicht grundlegend geändert werden,
• nur ein bestimmtes Unternehmen leisten kann, etwa wegen eines einzigartigen Kunstwerks (Kunst am Bau), aus technischen Gründen oder wegen ausschließlicher Rechte,
• äußerst dringliche, zwingende Gründe die Einhaltung der Mindestfristen unmöglich machen und der Auftraggeber die Dringlichkeit weder vorhersehen konnte noch selbst verursacht hat,
• zusätzliche Lieferungen des bisherigen Auftragnehmers aus technischen Gründen nötig sind.

Fehlender Wettbewerb aus technischen Gründen oder wegen ausschließlicher Rechte zählt nur, wenn es keine vernünftige Alternative gibt und der Auftraggeber den Wettbewerb nicht künstlich eingeschränkt hat (§ 14 Abs. 6 VgV). Prüfen und belegen kann er das mit einer Markterkundung.

Für Bauaufträge stehen vergleichbare Regeln in § 3a EU Abs. 2 und 3 VOB/A. Sektorenauftraggeber dürfen das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb frei wählen (§ 13 SektVO), ebenso Auftraggeber bei verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Liefer- und Dienstleistungen (§ 11 VSVgV).

Ablauf mit Teilnahmewettbewerb

1. Teilnahmewettbewerb: Unternehmen reichen einen Teilnahmeantrag mit den geforderten Eignungsunterlagen ein. Die Frist beträgt mindestens 30 Tage, bei Dringlichkeit 15 Tage (§ 17 Abs. 1 bis 3 VgV).
2. Auswahl: Der Auftraggeber fordert nur geeignete Bewerber auf. Die Mindestzahl darf nicht unter drei liegen, sofern genug geeignete Bewerber vorhanden sind (§ 51 Abs. 2 VgV, § 3b EU Abs. 3 VOB/A).
3. Erstangebot: Die Frist beträgt mindestens 30 Tage, bei elektronischer Abgabe 25 Tage (§ 17 Abs. 6 und 9 VgV). Auftraggeber außer obersten Bundesbehörden können die Frist mit den Bewerbern vereinbaren; ohne Einigung gelten mindestens 10 Tage (§ 17 Abs. 7 VgV).
4. Verhandlungen: Verhandelt wird über das Erstangebot und alle Folgeangebote, mit dem Ziel, sie inhaltlich zu verbessern. Erlaubt ist der gesamte Angebotsinhalt einschließlich des Preises, ausgenommen die Mindestanforderungen und die Zuschlagskriterien (§ 17 Abs. 10 VgV). Der Auftraggeber kann in Phasen verhandeln und die Zahl der Angebote schrittweise verringern, wenn er das vorher angekündigt hat (§ 17 Abs. 12 VgV).
5. Endgültiges Angebot: Zum Abschluss setzt der Auftraggeber allen verbliebenen Bietern eine einheitliche Frist für das endgültige Angebot (§ 17 Abs. 14 VgV). Darüber wird nicht mehr verhandelt.

Alle Bieter müssen gleich behandelt werden. Vertrauliche Informationen eines Bieters darf der Auftraggeber nur mit dessen Zustimmung weitergeben (§ 17 Abs. 13 VgV).

Ohne Teilnahmewettbewerb

Hier gibt es keine öffentliche Aufforderung. Der Auftraggeber fordert ausgewählte Unternehmen direkt zur Abgabe von Erstangeboten auf. Seit 1. Juli 2026 soll er dabei zwischen den Unternehmen wechseln und in geeigneten Fällen junge sowie kleine und mittlere Unternehmen auffordern (§ 17 Abs. 5 VgV). Bei äußerster Dringlichkeit gilt für die Angebotsfrist keine Mindestfrist (§ 17 Abs. 15 VgV). Bei Bauaufträgen sind es auch bei Dringlichkeit mindestens 10 Kalendertage (§ 10c EU Abs. 2 VOB/A).

Spätestens 30 Tage nach der Vergabe muss der Auftraggeber das Ergebnis EU-weit veröffentlichen (§ 39 Abs. 1 VgV). Vergibt ein Auftraggeber einen Auftrag ohne EU-Bekanntmachung, obwohl das nicht erlaubt war, kann ein Nachprüfungsverfahren die Unwirksamkeit des Vertrags feststellen. Das muss in der Regel innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information über den Vertragsschluss und spätestens sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht werden (§ 135 GWB).

In der Praxis

Das Erstangebot zählt. Der Auftraggeber kann den Zuschlag auf ein Erstangebot erteilen, ohne zu verhandeln, wenn er sich das vorbehalten hat (§ 17 Abs. 11 VgV). Kalkulieren Sie Ihr Erstangebot deshalb so, dass Sie damit auch ohne Verhandlung leben können.

Mindestanforderungen sind fest. Prüfen Sie früh, ob Sie alle Mindestanforderungen erfüllen. Darüber wird nicht verhandelt; ein Angebot, das sie verfehlt, kommt in der Regel nicht in Betracht.

Verhandlungen vorbereiten. Klären Sie vorher, wo Sie beim Preis, bei Terminen oder bei der Ausführung Spielraum haben. Halten Sie Ergebnisse von Verhandlungsrunden schriftlich fest und achten Sie auf die Fristen für überarbeitete Angebote.

Für Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb bekannt sein. Bewerben können Sie sich hier nicht. Es hilft, bei den Vergabestellen in Ihrer Region und Branche bekannt zu sein.

Unterhalb der Schwellenwerte heißt das vergleichbare Verfahren Verhandlungsvergabe, bei Bauleistungen Freihändige Vergabe. Laufende Verfahren mit Teilnahmewettbewerb finden Sie über offene Ausschreibungen suchen.