Nicht offenes Verfahren

Das nicht offene Verfahren ist ein Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte, das in zwei Stufen abläuft. Zuerst fordert der Auftraggeber öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf und wählt nach objektiven, transparenten und nichtdiskriminierenden Kriterien geeignete Bewerber aus. Danach dürfen nur diese ein Angebot abgeben (§ 119 Abs. 4 GWB, § 16 VgV). Die erste Stufe heißt Teilnahmewettbewerb.

Wann das nicht offene Verfahren gilt

Öffentliche Auftraggeber können es immer wählen, gleichrangig mit dem offenen Verfahren (§ 119 Abs. 2 GWB, § 14 Abs. 2 VgV). Das nicht offene Verfahren erfordert stets einen Teilnahmewettbewerb. Es bietet sich an, wenn ein Auftraggeber viele Bewerbungen erwartet und die Eignung prüfen will, bevor Unternehmen den Aufwand für ein Angebot haben.

Für Bauaufträge regeln § 3b EU Abs. 2 und § 10b EU der VOB/A dasselbe Verfahren, seit 8. September 2026 in der Ausgabe 2026. Bei verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Liefer- und Dienstleistungen ist es neben dem Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb die Regel (§ 11 VSVgV).

Unterhalb der Schwellenwerte heißt das vergleichbare Verfahren Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb (§ 10 UVgO, § 3b Abs. 2 VOB/A).

Ablauf in zwei Stufen

Stufe 1, Teilnahmewettbewerb: Der Auftraggeber veröffentlicht eine Auftragsbekanntmachung. Darin nennt er die Kriterien für die Eignung, die geforderten Nachweise und, wenn er die Zahl begrenzen will, die Kriterien für die Auswahl sowie die Mindest- und gegebenenfalls Höchstzahl der Bewerber (§ 51 Abs. 1 VgV). Jedes interessierte Unternehmen kann einen Teilnahmeantrag mit diesen Unterlagen einreichen (§ 16 Abs. 1 VgV). Ein Angebot gehört noch nicht dazu.

Auswahl: Der Auftraggeber prüft die Anträge. Zur Angebotsabgabe fordert er nur Bewerber auf, die ihre Eignung nachgewiesen haben und nicht ausgeschlossen sind (§ 42 Abs. 3 VgV). Die Mindestzahl darf im nicht offenen Verfahren nicht unter fünf liegen (§ 51 Abs. 2 VgV, § 3b EU Abs. 2 VOB/A). Gibt es weniger geeignete Bewerber, darf er das Verfahren mit diesen fortführen. Andere Unternehmen darf er nicht nachträglich zulassen (§ 51 Abs. 3 VgV).

Stufe 2, Angebote: Die ausgewählten Bewerber erhalten die Aufforderung zur Angebotsabgabe. Verhandelt wird auch hier nicht; erlaubt ist nur Aufklärung (§ 16 Abs. 9 und § 15 Abs. 5 VgV). Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot (§ 127 Abs. 1 GWB).

Fristen

Bei Liefer- und Dienstleistungen gibt es eine Besonderheit: Auftraggeber, die keine obersten Bundesbehörden sind, können die Angebotsfrist mit den ausgewählten Bewerbern einvernehmlich festlegen, wenn alle dieselbe Frist erhalten. Kommt keine Einigung zustande, beträgt die Angebotsfrist mindestens 10 Tage (§ 16 Abs. 6 VgV). Bei Ländern, Kommunen und den meisten anderen Auftraggebern kann die Angebotsfrist deshalb deutlich kürzer sein als 30 Tage.

Bei Bauaufträgen beträgt die Bindefrist regelmäßig 60 Kalendertage (§ 10b EU Abs. 8 VOB/A).

In der Praxis

Teilnahmeantrag ist kein Angebot. Die erste Frist in der Bekanntmachung gilt für den Teilnahmeantrag. Wer hier fehlt, kann später kein Angebot mehr abgeben. Prüfen Sie deshalb zuerst, bis wann der Teilnahmeantrag eingehen muss.

Auswahlkriterien genau lesen. Wenn der Auftraggeber die Zahl der Bewerber begrenzt, vergibt er oft Punkte, zum Beispiel für vergleichbare Referenzen, Umsatz oder Personal. Dann reicht es nicht, nur geeignet zu sein; Sie müssen besser abschneiden als andere Bewerber. Wählen Sie Referenzen, die dem Auftrag in Art und Umfang möglichst nahekommen.

Eigenerklärungen als Regel. Seit 1. Juli 2026 soll der Nachweis der Eignung grundsätzlich durch Eigenerklärungen erfolgen; weitere Unterlagen sollen nur aussichtsreiche Bewerber vorlegen müssen (§ 122 Abs. 3 GWB). Reichen Sie trotzdem alles ein, was die Bekanntmachung ausdrücklich mit dem Teilnahmeantrag verlangt.

Gemeinsam bewerben. Fehlen Ihnen Referenzen oder Kapazität, kommt eine Bietergemeinschaft oder der Einsatz von Nachunternehmern in Betracht. Geben Sie das bereits im Teilnahmeantrag an, denn in dieser Stufe wird die Eignung geprüft.

Nach der Auswahl schnell sein. Die Angebotsfrist kann kurz ausfallen, wenn der Auftraggeber sie verkürzt oder vereinbart. Planen Sie Kapazität für die zweite Stufe schon ein, wenn Sie den Teilnahmeantrag abgeben.

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