Verhandlungsvergabe

Die Verhandlungsvergabe ist ein Vergabeverfahren für Liefer- und Dienstleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte, in dem der Auftraggeber mit den Bietern über ihre Angebote verhandeln darf. Geregelt ist sie in § 12 der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO), mit oder ohne vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb. Anders als die öffentliche Ausschreibung darf der Auftraggeber sie nicht frei wählen, sondern nur in den Fällen, die § 8 Abs. 4 UVgO aufzählt.

Rechtsgrundlage

Die UVgO von 2017 ersetzt die VOL/A, Ausgabe 2009. In ihr hat die Verhandlungsvergabe die frühere freihändige Vergabe abgelöst. Die UVgO gilt aber nicht von selbst: Sie wird erst durch Vorschriften des Bundes (Verwaltungsvorschriften zu § 55 BHO) oder der Länder in Kraft gesetzt. Bund und Länder können dabei eigene Regeln ergänzen.

Für den Bund nennt § 55 Abs. 1 BHO seit 01.07.2026 die Verhandlungsvergabe ausdrücklich unter den Verfahren, die einem Vertrag vorausgehen können, jeweils mit Teilnahmewettbewerb oder Bekanntmachung. Die Änderung kam mit dem Vergabebeschleunigungsgesetz.

Wann ist eine Verhandlungsvergabe zulässig?

§ 8 Abs. 4 UVgO nennt 17 Fälle. Eine Auswahl:

• Der Auftrag umfasst konzeptionelle oder innovative Lösungen (Nr. 1).
• Die Leistung lässt sich vorab nicht so genau beschreiben, dass vergleichbare Angebote zu erwarten sind (Nr. 3).
• Nach Aufhebung einer Ausschreibung verspricht eine Wiederholung kein wirtschaftliches Ergebnis (Nr. 4).
• Eine Ausschreibung würde einen Aufwand verursachen, der in keinem Verhältnis zum Wert der Leistung steht (Nr. 8).
• Die Leistung ist wegen unvorhersehbarer Umstände besonders dringlich, und der Auftraggeber hat das nicht selbst verursacht (Nr. 9).
• Nur ein bestimmtes Unternehmen kann die Leistung erbringen (Nr. 10).
• Ein Bundes- oder Landesministerium lässt die Verhandlungsvergabe bis zu einer Wertgrenze zu (Nr. 17).

Über Nr. 17 können Bund und Länder Wertgrenzen festlegen, bis zu denen kein weiterer Grund nötig ist. Diese Grenzen sind unterschiedlich. In Bayern ist die Verhandlungsvergabe bei Liefer-, Dienst- und freiberuflichen Leistungen für staatliche und kommunale Auftraggeber zum Beispiel bis zum EU-Schwellenwert zulässig (Art. 20 BayWiVG, befristet bis 31.12.2029). Eine Übersicht steht unter Wertgrenzen nach Bundesland. Maßgeblich ist immer das Recht des Auftraggebers, der ausschreibt.

Für freiberufliche Leistungen gilt zusätzlich § 50 UVgO: Sie sind grundsätzlich im Wettbewerb zu vergeben, mit so viel Wettbewerb, wie nach der Natur des Geschäfts möglich ist. Mehr dazu unter Freiberufliche Leistungen.

Ablauf mit und ohne Teilnahmewettbewerb

Mit Teilnahmewettbewerb veröffentlicht der Auftraggeber eine Auftragsbekanntmachung (§ 27 Abs. 1 UVgO). Jedes Unternehmen kann einen Teilnahmeantrag stellen. Der Auftraggeber prüft die Eignung und fordert dann ausgewählte Bewerber zu Angeboten auf (§ 12 Abs. 1 UVgO). Begrenzt er die Zahl, müssen es mindestens drei sein (§ 36 Abs. 2 UVgO). Details unter Teilnahmewettbewerb.

Ohne Teilnahmewettbewerb fordert der Auftraggeber direkt mehrere, grundsätzlich mindestens drei Unternehmen zu Angeboten oder Verhandlungen auf. Er soll dabei zwischen den Unternehmen wechseln (§ 12 Abs. 2 UVgO). In den Fällen von § 8 Abs. 4 Nr. 9 bis 14 darf er auch nur ein Unternehmen ansprechen (§ 12 Abs. 3 UVgO).

Regeln für die Verhandlungen

• Verhandelt werden darf über den gesamten Angebotsinhalt, außer über die Mindestanforderungen der Leistungsbeschreibung und die Zuschlagskriterien (§ 12 Abs. 4 UVgO).
• Der Auftraggeber darf den Zuschlag auch ohne Verhandlung auf ein Angebot erteilen, wenn er sich das vorher vorbehalten hat und die Bindefrist noch läuft.
• Alle Bieter sind gleich zu behandeln. Vertrauliche Informationen eines Bieters darf der Auftraggeber nur mit dessen Zustimmung weitergeben, und diese Zustimmung gilt nur für bestimmte Informationen (§ 12 Abs. 5 UVgO).
• Zum Abschluss setzt der Auftraggeber allen eine einheitliche Frist für die endgültigen Angebote. Über diese wird nicht mehr verhandelt (§ 12 Abs. 6 UVgO).

Veröffentlichung und Form

Eine Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb wird vorab bekannt gemacht. Ohne Teilnahmewettbewerb gibt es keine Bekanntmachung vorab. Nach der Vergabe muss der Auftraggeber aber über jeden so vergebenen Auftrag ab 25.000 € ohne Umsatzsteuer drei Monate lang auf seiner Website oder einem Portal informieren (§ 30 Abs. 1 UVgO).

Bei Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb muss der Auftraggeber die elektronische Angebotsabgabe weder vorgeben noch akzeptieren (§ 38 Abs. 4 UVgO). Achten Sie deshalb genau darauf, in welcher Form der Auftraggeber das Angebot verlangt.

Bauleistungen: Freihändige Vergabe

Die VOB/A kennt keine Verhandlungsvergabe. Das vergleichbare Verfahren heißt dort weiterhin Freihändige Vergabe (§ 3 Nr. 3 VOB/A). Sie ist seit 01.01.2026 bis 100.000 € ohne Umsatzsteuer zulässig, darüber nur in bestimmten Fällen (§ 3a Abs. 3 VOB/A). Bei EU-weiten Vergaben entspricht ihr am ehesten das Verhandlungsverfahren.

In der Praxis

• Erstes Angebot ernst nehmen. Hat sich der Auftraggeber den Zuschlag ohne Verhandlung vorbehalten, kann Ihr erstes Angebot schon das letzte sein. Kalkulieren Sie es so, dass Sie es auch ohne Nachbesserung abgeben würden.
• Mindestanforderungen erfüllen. Was die Leistungsbeschreibung als Mindestanforderung festlegt, steht nicht zur Verhandlung. Prüfen Sie diese Punkte vor der Abgabe einzeln.
• Geschäftsgeheimnisse kennzeichnen. Markieren Sie im Angebot, was vertraulich ist. Stimmen Sie einer Weitergabe nur für konkret benannte Informationen zu.
• Fristen im Blick behalten. Die UVgO schreibt keine Mindestfristen vor. Fristen müssen angemessen und für alle gleich sein (§ 13 Abs. 1 und 2 UVgO). Sie können also kurz ausfallen.
• Bekannt sein. Ohne Teilnahmewettbewerb fragt der Auftraggeber Unternehmen an, die er kennt. Weil er zwischen den Unternehmen wechseln soll, haben auch neue Betriebe eine Chance.

Verhandlungsvergaben mit Teilnahmewettbewerb finden Sie über die Suche: offene Ausschreibungen suchen.

Ausblick: neue UVgO

Stand Oktober 2026 liegt ein Entwurf des Bundeswirtschaftsministeriums (BMWE) für eine neue UVgO vom Juni 2026 vor. Danach sollen neben der öffentlichen Ausschreibung die neue öffentliche Verhandlungsvergabe und die Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb frei wählbar sein. Die Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb soll bis 100.000 € ohne Umsatzsteuer zulässig sein, sofern Bund oder Länder keinen anderen Wert festlegen. Der Entwurf ist nicht in Kraft. Nach dem Zeitplan von Bund und Ländern sollen die Länder ihre Vorgaben bis 30.06.2027 anpassen.