Zuschlag im Vergabeverfahren

Der Zuschlag ist die Annahme eines Angebots durch den öffentlichen Auftraggeber. Mit dem Zuschlag kommt der Vertrag zustande. Er muss dem Bieter vor Ablauf der Bindefrist zugehen. Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot, also das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis nach den Kriterien, die der Auftraggeber vorher bekannt gemacht hat (§ 127 Abs. 1 GWB). Das kann das günstigste Angebot sein, muss es aber nicht.

Zuschlagskriterien

Neben dem Preis oder den Kosten darf der Auftraggeber qualitative, umweltbezogene oder soziale Kriterien verwenden (§ 127 Abs. 1 GWB). Kriterien und Gewichtung müssen vorher in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen stehen (§ 127 Abs. 5 GWB), und der Preis darf auch das einzige Kriterium sein. Welche Kriterien zulässig sind und wie Angebote gewertet werden, steht im Artikel Zuschlagskriterien.

Nicht verwechseln: Die Eignung betrifft das Unternehmen, also Fachkunde und Leistungsfähigkeit. Zuschlagskriterien bewerten das Angebot.

Vom Angebot zum Zuschlag

1. Prüfung: Form, Vollständigkeit, Eignung und Ausschlussgründe.
2. Preisprüfung: Erscheint ein Angebot ungewöhnlich niedrig, verlangt der Auftraggeber Aufklärung vom Bieter (§ 60 Abs. 1 VgV, § 44 Abs. 1 UVgO). Nach § 16d Abs. 1 Nr. 2 VOB/A gilt das, wenn sich die Angemessenheit nicht schon aus den vorliegenden Unterlagen zur Preisermittlung beurteilen lässt, etwa aus Formblättern oder der Urkalkulation.
3. Wertung nach den bekannt gemachten Zuschlagskriterien. An der Entscheidung sollen in der Regel mindestens zwei Vertreter des Auftraggebers mitwirken (§ 58 Abs. 5 VgV).
4. Information der unterlegenen Bieter und Wartefrist, oberhalb der Schwellenwerte.
5. Zuschlag und anschließend die Vergabebekanntmachung.

Vorabinformation und Wartefrist nach § 134 GWB

Oberhalb der EU-Schwellenwerte muss der Auftraggeber alle Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, vor dem Zuschlag unverzüglich in Textform informieren über

• den Namen des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll,
• die Gründe, warum ihr Angebot nicht berücksichtigt werden soll, und
• den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses (§ 134 Abs. 1 GWB).

In der Praxis heißt dieses Schreiben Vorabinformation oder Informationsschreiben.

Danach gilt eine Wartefrist von 15 Kalendertagen. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, sind es 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung; wann das Schreiben bei Ihnen ankommt, spielt keine Rolle (§ 134 Abs. 2 GWB). Für Bauaufträge regelt § 19 EU Abs. 2 VOB/A dasselbe.

Ein Beispiel: Die Vergabestelle versendet die Information am 16.11.2026 über die Vergabeplattform. Die Frist läuft vom 17.11. bis zum Ablauf des 26.11.2026. Der Vertrag darf frühestens am 27.11.2026 geschlossen werden.

Die Wartefrist entfällt beim Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit und bei Einzelaufträgen aus einer Rahmenvereinbarung (§ 134 Abs. 3 GWB).

Die Frist ist wichtig, weil ein wirksam erteilter Zuschlag nicht aufgehoben werden kann (§ 168 Abs. 2 GWB). Wer das Ergebnis angreifen will, muss deshalb in der Regel innerhalb der Wartefrist rügen und bei der Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren beantragen. Ein Vertrag, der unter Verstoß gegen § 134 GWB geschlossen wurde, ist von Anfang an unwirksam, wenn das fristgerecht in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt wird (§ 135 GWB). Lassen Sie im Zweifel schnell prüfen.

Unterhalb der Schwellenwerte

Hier gibt es nach Bundesrecht keine Wartefrist. Der Auftraggeber unterrichtet die Bieter über den erteilten Zuschlag (§ 46 Abs. 1 UVgO, § 19 Abs. 1 VOB/A). Auf Antrag teilt er innerhalb von 15 Tagen die Gründe für die Ablehnung mit, dazu die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots und den Namen des erfolgreichen Bieters (§ 46 Abs. 1 UVgO, § 19 Abs. 2 VOB/A). Einige Länder schreiben in ihren Vergabegesetzen auch unterhalb der Schwellenwerte eine Vorabinformation mit Wartefrist vor. Die Regeln unterscheiden sich von Land zu Land.

Vergabebekanntmachung

Oberhalb der Schwellenwerte muss der Auftraggeber spätestens 30 Tage nach der Vergabe eine Vergabebekanntmachung mit den Ergebnissen übermitteln (§ 39 Abs. 1 VgV, § 18 EU Abs. 4 VOB/A). Einzelne Angaben darf er weglassen, etwa wenn sie berechtigte geschäftliche Interessen eines Unternehmens schädigen würden (§ 39 Abs. 6 VgV). Unterhalb der Schwellenwerte ist eine nachträgliche Veröffentlichung nur für bestimmte Verfahren vorgeschrieben, zum Beispiel nach § 30 UVgO bei Beschränkter Ausschreibung und Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb ab 25.000 € ohne Umsatzsteuer.

Vergabeweiser zeigt Zuschläge aus diesen Bekanntmachungen mit Summe und Zahl der eingegangenen Angebote, soweit die Vergabestelle sie veröffentlicht hat. So sehen Sie vor einem Angebot, zu welchen Preisen vergleichbare Aufträge vergeben wurden und wie viel Wettbewerb es gab.

In der Praxis

• Kriterien zuerst lesen. Prüfen Sie vor der Kalkulation Kriterien, Gewichtung und Bewertungsmethode. Bei „Preis 100 %“ zählt jeder Euro, bei 40 % Qualität lohnt sich ein sorgfältiges Konzept.
• Jedes Qualitätskriterium beantworten. Gliedern Sie Konzepte genau nach den Kriterien der Unterlagen. Was die Bewerter nicht finden, können sie nicht bewerten.
• Information sofort lesen. Prüfen Sie im Schreiben nach § 134 GWB die Gründe und den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses. Notieren Sie diesen Termin.
• Gründe anfordern. Auch ohne Streit lohnt die Nachfrage nach den Gründen (§ 62 Abs. 2 VgV, § 46 Abs. 1 UVgO). Sie lernen daraus für das nächste Angebot.
• Frühere Ergebnisse ansehen. Vergleichen Sie Zuschläge derselben Vergabestelle oder Branche, bevor Sie anbieten. Laufende Verfahren finden Sie über offene Ausschreibungen suchen.