Bieterfragen im Vergabeverfahren

Bieterfragen sind Fragen von Unternehmen an die Vergabestelle zu Bekanntmachung, Leistungsbeschreibung oder anderen Vergabeunterlagen. Sie stellen sie während der Angebotsfrist, in zweistufigen Verfahren auch während der Teilnahmefrist, und erhalten eine Antwort in Textform. Die Vergabestelle gibt die Antwort allen Unternehmen in gleicher Weise, damit niemand einen Informationsvorsprung hat. Bei EU-weiten Verfahren muss die Antwort auf eine rechtzeitig gestellte Frage spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist vorliegen.

In den Vorschriften heißen Bieterfragen „zusätzliche Informationen“ (VgV) oder „Auskünfte“ (VOB/A).

Was die Vorschriften verlangen

Zwei Einschränkungen gelten bei EU-weiten Verfahren: Die Pflicht zur Fristverlängerung besteht nur, wenn Sie Ihre Frage rechtzeitig gestellt haben, und nur, wenn die Antwort für die Erstellung des Angebots erheblich ist (§ 20 Abs. 3 Satz 3 VgV). Was „rechtzeitig“ heißt, steht nicht im Gesetz. Häufig setzen Vergabestellen deshalb eine eigene Frist für Fragen. Nennt die Bekanntmachung eine solche Frist, zeigt Vergabeweiser sie auf der Ausschreibungsseite unter „Bieterfragen bis“.

Wie Fragen und Antworten laufen

Fragen und Antworten gehen über die Vergabeplattform, auf der die Unterlagen stehen (siehe E-Vergabe). Die Vergabestelle stellt die Antwort allen Unternehmen zur Verfügung, in der Regel ohne den Namen des Fragenden. Die Namen der Unternehmen, die Vergabeunterlagen erhalten oder eingesehen haben, sind geheim zu halten (§ 12a EU Abs. 2 VOB/A). Antworten werden Teil der Vergabeunterlagen und gelten für alle Angebote.

Für den Zugang zu den Unterlagen darf die Vergabestelle keine Registrierung verlangen, eine freiwillige Registrierung ist zulässig (§ 9 Abs. 3 VgV). Registrieren Sie sich trotzdem. In der Regel benachrichtigt Sie die Plattform nur dann über neue Antworten und geänderte Unterlagen. Wer die Unterlagen ohne Registrierung lädt, muss selbst regelmäßig nachsehen.

Fragen zu den Unterlagen gehören nicht ans Telefon. Mündlich darf nur kommuniziert werden, wenn es nicht um Vergabeunterlagen, Teilnahmeanträge oder Angebote geht, und das Gespräch muss dokumentiert werden (§ 9 Abs. 2 VgV).

Eine Frage ist keine Rüge

Eine Bieterfrage klärt Unklarheiten. Sie ersetzt keine Rüge. Halten Sie eine Vorgabe für vergaberechtswidrig, etwa ein vorgeschriebenes Produkt ohne den Zusatz „oder gleichwertig“ oder unklare Zuschlagskriterien, müssen Sie das oberhalb der Schwellenwerte in der Regel innerhalb von 10 Kalendertagen rügen, nachdem Sie den Fehler erkannt haben, spätestens bis zum Ablauf der Bewerbungs- oder Angebotsfrist, wenn der Fehler aus Bekanntmachung oder Vergabeunterlagen erkennbar ist (§ 160 Abs. 3 GWB). Eine Antwort, die das Problem nicht löst, verschiebt diese Frist nicht. Lassen Sie im Zweifel prüfen.

Fragen statt eigener Annahmen

Klären Sie Widersprüche in den Unterlagen durch eine Frage, nicht durch eigene Annahmen im Angebot. Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig (§ 53 Abs. 7 VgV). Angebote mit Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen werden ausgeschlossen (§ 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV). Dazu können schon eigene Liefer- und Zahlungsbedingungen im Anschreiben gehören.

In der Praxis: so stellen Sie gute Fragen

• Früh fragen. Lesen Sie die Unterlagen gleich nach dem Download vollständig. Je früher Sie fragen, desto mehr Zeit bleibt nach der Antwort für die Kalkulation.
• Erst die bisherigen Antworten lesen. Oft hat ein anderes Unternehmen dieselbe Frage schon gestellt.
• Genau zitieren. Nennen Sie Dokument, Seite und Position, zum Beispiel „Leistungsverzeichnis, Pos. 03.02.0010“.
• Eine Frage je Punkt. Nummerieren Sie mehrere Fragen. Das macht klare Antworten leichter.
• Geschlossen fragen. „Sind die Treppenhäuser in der Reinigungsfläche von 1.250 m² in Anlage 2 enthalten?“ führt schneller zu einer brauchbaren Antwort als „Bitte erläutern Sie die Flächenangaben.“
• Keine Betriebsgeheimnisse. Die Antwort lesen alle Wettbewerber. Formulieren Sie so, dass Ihr Lösungsweg oder Ihre Kalkulation nicht erkennbar wird.
• Gleichwertigkeit klären. Nennt das Leistungsverzeichnis ein Produkt mit dem Zusatz „oder gleichwertig“, fragen Sie, welche Nachweise für die Gleichwertigkeit erwartet werden.
• Vor der Abgabe nachsehen. Prüfen Sie kurz vor Abgabe, ob neue Antworten oder geänderte Unterlagen erschienen sind, und berücksichtigen Sie sie im Angebot.

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