E-Vergabe

E-Vergabe (elektronische Vergabe) bedeutet: Ein öffentlicher Auftraggeber veröffentlicht seine Ausschreibung elektronisch, stellt die Vergabeunterlagen zum Download bereit, beantwortet Fragen über eine Plattform und nimmt Angebote elektronisch entgegen. Das GWB macht elektronische Mittel zum Grundsatz (§ 97 Abs. 5 GWB). Oberhalb der EU-Schwellenwerte sind elektronische Angebote seit Oktober 2018 Pflicht, die Übergangsfrist für die meisten Auftraggeber lief bis 18. Oktober 2018 (§ 81 VgV). Nach der UVgO gilt die Pflicht seit 1. Januar 2020 in den meisten Fällen.

Welche Regeln gelten

Ob die UVgO gilt und mit welchen Abweichungen, hängt vom Land ab. Bei Bauaufträgen unterhalb der Schwellenwerte entscheidet der Auftraggeber selbst über den Weg. Dort kommen Papierangebote also noch vor.

Was die elektronischen Mittel leisten müssen

Die VgV stellt Anforderungen an Plattformen und Programme, die Auftraggeber einsetzen:

• Freier Zugang: Die Mittel müssen allgemein verfügbar, nichtdiskriminierend und mit verbreiteter Technik nutzbar sein. Sie dürfen den Zugang zum Verfahren nicht einschränken und müssen barrierefrei sein (§ 11 Abs. 1 VgV).
• Sicherer Eingang: Uhrzeit und Tag des Eingangs müssen genau feststehen. Vor Ablauf der Frist darf niemand auf die Angebote zugreifen (§ 10 Abs. 1 VgV).
• Unterlagen ohne Hürden: Die Vergabeunterlagen müssen unter einer elektronischen Adresse unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abrufbar sein (§ 41 Abs. 1 VgV, § 29 Abs. 1 UVgO).
• Information für Bieter: Der Auftraggeber muss angeben, welche Mittel er nutzt und wie Angebote technisch einzureichen sind (§ 11 Abs. 3 VgV).

Mündliche Kommunikation ist erlaubt, aber nicht über Vergabeunterlagen, Teilnahmeanträge und Angebote, und sie muss dokumentiert werden (§ 9 Abs. 2 VgV).

Textform statt Unterschrift

Angebote werden in Textform eingereicht (§ 53 Abs. 1 VgV, § 38 Abs. 3 UVgO). Textform nach § 126b BGB heißt: eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger. Eine eigenhändige Unterschrift ist dafür nicht nötig. Nennen Sie im Angebot deshalb klar Ihr Unternehmen und die Person, die das Angebot abgibt.

Eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder ein elektronisches Siegel darf der Auftraggeber nur verlangen, wenn die Daten erhöhte Anforderungen an die Sicherheit stellen (§ 53 Abs. 3 VgV). Verlangt er sie, steht das in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen.

Vergabeplattformen

Auftraggeber wickeln die E-Vergabe über Vergabeplattformen ab. Bund, Länder und Kommunen nutzen verschiedene Plattformen, eigene oder solche von Dienstleistern. Welche Plattform gilt, steht in der Bekanntmachung. Unterlagen können Sie ohne Konto abrufen. Für die Abgabe eines Angebots darf der Auftraggeber eine Registrierung mit eindeutigem Firmennamen und elektronischer Adresse verlangen (§ 9 Abs. 3 VgV). Mehr unter Vergabeplattform: Registrierung, Kosten und Unterlagen.

Wo Ausschreibungen veröffentlicht werden

• TED: Tenders Electronic Daily ist das Supplement zum Amtsblatt der EU. Es wird vom Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union betrieben. Dort erscheinen alle EU-weiten Ausschreibungen. Die Fachbegriffe auf Englisch stehen in Ausschreibung auf Englisch.
• Bekanntmachungsservice (oeffentlichevergabe.de): Deutsche Auftraggeber übermitteln EU-Bekanntmachungen über den Datenservice Öffentlicher Einkauf an das EU-Amt. Diese werden zugleich im Bekanntmachungsservice veröffentlicht und frei zugänglich gemacht (§ 10a Abs. 5 VgV). Den Datenservice betreibt das Beschaffungsamt des BMI (§ 114 Abs. 3 GWB). Viele nationale Bekanntmachungen erscheinen dort ebenfalls.
• National: Nach UVgO stehen Bekanntmachungen auf den Internetseiten der Auftraggeber oder auf Portalen und müssen über bund.de auffindbar sein (§ 28 Abs. 1 UVgO). Nach VOB/A Abschnitt 1 kommen auch Tageszeitungen und Amtsblätter in Frage (§ 12 VOB/A).

Vergabeweiser nutzt die offenen Daten des Bekanntmachungsservice. Wie Sie passende Verfahren finden, steht unter Öffentliche Ausschreibungen finden.

eForms

Seit 25. Oktober 2023 werden EU-Bekanntmachungen im Format eForms erstellt. Grundlage ist die Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780. In Deutschland gilt dafür ein nationaler Datenaustauschstandard, eForms-DE (§ 10a Abs. 2 VgV). eForms bestehen aus festen Datenfeldern statt aus freien Formularen: Auftraggeber, Fristen, Lose, CPV-Codes und später der Zuschlag stehen an festen Stellen. So können Portale Ausschreibungen nach Branche, Ort und Frist sortieren. Für Vergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte schreibt § 10a VgV eForms nicht vor (§ 10a Abs. 6).

In der Praxis

• Früh registrieren: Legen Sie Ihr Konto auf der Plattform an, bevor die Frist drängt, und testen Sie die Abgabe.
• Fragen und Änderungen verfolgen: Antworten auf Bieterfragen und geänderte Unterlagen kommen über die Plattform. Wer nicht registriert ist, sollte regelmäßig selbst nachsehen.
• Nicht auf die letzte Minute: Maßgeblich ist der Eingang auf der Plattform. Planen Sie Zeit für große Dateien und technische Probleme ein.
• Richtiger Weg: Senden Sie Angebote nur über den vorgegebenen Weg. Ein Angebot per E-Mail, wenn die Plattform vorgeschrieben ist, gilt in der Regel als nicht formgerecht.
• Keine Änderungen an den Unterlagen: Füllen Sie Formulare aus, aber ändern Sie keine Vorgaben des Auftraggebers.

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