Vergabeunterlagen

Vergabeunterlagen sind alle Angaben, die ein Unternehmen braucht, um zu entscheiden, ob es sich an einem Vergabeverfahren beteiligt, und um ein Angebot oder einen Teilnahmeantrag zu erstellen. Sie bestehen in der Regel aus Anschreiben, Bewerbungsbedingungen und Vertragsunterlagen (§ 29 Abs. 1 VgV). Öffentliche Auftraggeber müssen sie in der Regel kostenlos und ohne Registrierung im Internet bereitstellen.

Was gehört dazu?

Für Liefer- und Dienstleistungen ist die Gliederung in § 29 VgV (ab EU-Schwellenwert) und § 21 UVgO (darunter, soweit Bund oder Land die UVgO eingeführt haben) gleich:

Bei Liefer- und Dienstleistungen wird in der Regel die VOL/B als Vertragsbedingung einbezogen. Bei Bauaufträgen bestehen die Vergabeunterlagen aus dem Anschreiben, gegebenenfalls Teilnahmebedingungen, und den Vertragsunterlagen (§ 8 VOB/A). Dort ist vorzuschreiben, dass VOB/B und VOB/C Vertragsbestandteil werden (§ 8a VOB/A).

Der wichtigste Teil ist meist die Leistungsbeschreibung, bei Bauleistungen mit einem Leistungsverzeichnis oder, bei einer funktionalen Ausschreibung, einem Leistungsprogramm. Dazu kommen in der Praxis Formblätter: Angebotsschreiben, Preisblatt, Eigenerklärungen zur Eignung, Erklärungen zu Nachunternehmern oder Tariftreue. Bei Bauaufträgen stammen sie oft aus einem Vergabehandbuch. Vorbereiten darf der Auftraggeber die Unterlagen mit einer Markterkundung.

Kostenlos, für jeden, vollständig

Der Auftraggeber gibt in der Bekanntmachung eine elektronische Adresse an, unter der die Vergabeunterlagen „unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt“ abgerufen werden können. Das steht wortgleich in § 41 Abs. 1 VgV, § 29 Abs. 1 UVgO und § 11 Abs. 3 VOB/A. Für Sie heißt das: keine Gebühr, kein Umweg, keine Vorauswahl.

Eine Registrierung darf der Auftraggeber für den Zugang zur Bekanntmachung und zu den Vergabeunterlagen nicht verlangen (§ 9 Abs. 3 VgV, § 7 Abs. 3 UVgO, § 11 Abs. 6 VOB/A). Eine freiwillige Registrierung ist erlaubt. Für die Abgabe des Angebots über die E-Vergabe-Plattform kann eine Registrierung dagegen verlangt werden.

Ausnahmen sind eng: Braucht der Abruf besondere Programme oder Formate, darf der Auftraggeber die Unterlagen auf anderem Weg übermitteln (§ 41 Abs. 2 VgV). Enthalten sie vertrauliche Daten, kann er den Zugriff schützen, etwa mit einer Verschwiegenheitserklärung (§ 41 Abs. 3 VgV). Bei EU-Verfahren verlängert sich die Angebotsfrist dann um fünf Tage, außer bei Dringlichkeit oder wenn nur eine Verschwiegenheitserklärung verlangt wird.

Wo Sie die Unterlagen finden

• In der Bekanntmachung. Sie enthält den Link zu den Unterlagen, meist auf der Vergabeplattform des Auftraggebers.
• Auf Vergabeweiser. Jede Ausschreibung hat eine eigene Seite mit Frist, Auftraggeber und einem direkten Link zu den Unterlagen auf der Plattform des Auftraggebers. Vergabeweiser speichert keine Kopien der Unterlagen. Maßgeblich ist immer die Fassung auf der Plattform, dort geben Sie auch Ihr Angebot ab. Passende Verfahren finden Sie über offene Ausschreibungen suchen.
• Ohne öffentliche Bekanntmachung. Bei Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb, etwa einer Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb, erhalten nur die eingeladenen Unternehmen die Unterlagen.

Änderungen und Fragen während der Frist

Auftraggeber dürfen die Unterlagen während der Angebotsfrist ändern oder ergänzen. Bei EU-Verfahren für Liefer- und Dienstleistungen muss die Angebotsfrist verlängert werden, wenn der Auftraggeber wesentliche Änderungen vornimmt oder rechtzeitig angeforderte Auskünfte nicht spätestens sechs Tage vor Fristende gibt (§ 20 Abs. 3 VgV).

Unklarheiten klären Sie über Bieterfragen. Bei Bauaufträgen sind Auskünfte allen Unternehmen unverzüglich in gleicher Weise zu erteilen (§ 12a Abs. 4 VOB/A). Ohne Registrierung auf der Plattform erfahren Sie von neuen Fassungen und Antworten oft nur, wenn Sie selbst nachsehen. Prüfen Sie die Plattform dann bis zum Fristende regelmäßig.

In der Praxis: typische Fehler

• Unterlagen geändert. Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig (§ 53 Abs. 7 VgV, § 38 Abs. 10 UVgO, § 13 Abs. 1 Nr. 5 VOB/A). Ein Angebot mit Änderungen oder Ergänzungen wird ausgeschlossen (§ 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV, § 42 Abs. 1 Nr. 4 UVgO, § 16 Abs. 1 Nr. 2 VOB/A). Dazu können auch eigene Vorbehalte oder abweichende Bedingungen im Angebot zählen.
• Erklärung oder Nachweis fehlt. Der Auftraggeber kann fehlende Unterlagen nachfordern. Bei EU-Verfahren für Liefer- und Dienstleistungen muss er es aber nicht, und er kann die Nachforderung in Bekanntmachung oder Unterlagen ausschließen (§ 56 Abs. 2 VgV). Unterlagen, die in die Wertung nach den Zuschlagskriterien eingehen, dürfen nicht nachgefordert werden (§ 56 Abs. 3 VgV).
• Alte Fassung verwendet. Nach einer Änderung gelten die neuen Formblätter. Prüfen Sie vor der Abgabe, ob es eine neuere Version gibt.
• Frist verpasst. Verspätete Angebote werden ausgeschlossen, wenn der Bieter das zu vertreten hat (§ 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV). Planen Sie Zeit für Hochladen und Signatur ein.
• Fehler zu spät angesprochen. Verstöße, die in den Unterlagen erkennbar sind, müssen Sie bei EU-Verfahren spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist rügen, nach dem Erkennen in der Regel innerhalb von 10 Kalendertagen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 und 3 GWB).

Eine kurze Checkliste: Laden Sie alle Dateien vollständig herunter, lesen Sie zuerst die Bewerbungsbedingungen mit Fristen und geforderten Nachweisen, und notieren Sie sich, bis wann Sie Fragen stellen können.