Angebot für eine öffentliche Ausschreibung erstellen

Ein Angebot auf eine öffentliche Ausschreibung folgt festen Regeln. Der Auftraggeber gibt vor, welche Preise, Erklärungen und Nachweise er braucht, in welcher Form und bis wann. Wer davon abweicht, riskiert den Ausschluss, auch mit einem guten Preis. Diese Anleitung führt Schritt für Schritt durch ein Angebot im offenen Verfahren oder in der Öffentlichen Ausschreibung. In zweistufigen Verfahren geben Sie vorher einen Teilnahmeantrag ab (Teilnahmewettbewerb).

1. Bekanntmachung prüfen

Entscheiden Sie zuerst, ob sich ein Angebot lohnt. Die Bekanntmachung nennt Leistung, Ort, Ausführungszeitraum, Lose, Angebotsfrist, Eignungskriterien und meist die Zuschlagskriterien. Prüfen Sie früh:

• Erfüllen Sie die Mindestanforderungen an Umsatz, Referenzen und Personal?
• Reicht die Zeit bis zur Angebotsfrist?
• Haben Sie im Ausführungszeitraum Kapazität?
• Wie stark zählen Preis und Qualität (Zuschlagskriterien)?

Fehlt Ihnen Kapazität oder eine Referenz, kommt eine Bietergemeinschaft oder der Einsatz von Nachunternehmern in Betracht.

2. Vergabeunterlagen herunterladen

Die Bekanntmachung nennt eine Adresse, unter der die Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abrufbar sind (§ 41 Abs. 1 VgV). Eine Registrierung darf der Auftraggeber dafür nicht verlangen (§ 9 Abs. 3 VgV). Registrieren Sie sich trotzdem freiwillig: Dann informiert Sie die Plattform in der Regel über Antworten auf Fragen und geänderte Unterlagen.

Laden Sie alle Dateien herunter und legen Sie eine Checkliste an. Welche Formblätter, Erklärungen, Nachweise, Preise und Konzepte gehören ins Angebot, und welche Unterlagen sind erst auf Anforderung vorzulegen? Welche Unterlage wann vorzulegen ist, muss bei EU-Vergaben die Bekanntmachung angeben (§ 48 Abs. 1 VgV). Einzelheiten stehen meist in den Bewerbungsbedingungen oder einer Liste der einzureichenden Unterlagen.

3. Unklarheiten über Bieterfragen klären

Widersprüche, fehlende Mengen oder unklare Vorgaben klären Sie über Bieterfragen, nicht durch eigene Annahmen im Angebot. Fragen Sie früh und in Textform über die Plattform. Bei EU-Vergaben muss die Antwort auf eine rechtzeitig gestellte Frage spätestens sechs Tage vor Fristende vorliegen, sonst ist die Frist zu verlängern (§ 20 Abs. 3 VgV). Antworten gehen an alle Bieter und gelten für alle Angebote.

4. Eignung belegen

Bei EU-Vergaben sollen Eignung und das Fehlen von Ausschlussgründen grundsätzlich durch Eigenerklärungen nachgewiesen werden. Weitere Unterlagen sollen nur aussichtsreiche Bieter im Lauf des Verfahrens vorlegen (§ 122 Abs. 3 GWB, § 48 Abs. 2 VgV). Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung muss der Auftraggeber als vorläufigen Beleg akzeptieren (§ 48 Abs. 3 VgV). Eine Präqualifikation kann Einzelnachweise ersetzen.

Halten Sie Bescheinigungen trotzdem bereit, etwa Handelsregisterauszug, Versicherungsnachweis, Bescheinigung in Steuersachen und Unbedenklichkeitsbescheinigungen. Fordert der Auftraggeber sie an, setzt er eine Frist, die kurz sein kann. Für nachgeforderte Unterlagen bei nationalen Bauaufträgen soll sie sechs Kalendertage nicht überschreiten (§ 16a Abs. 4 VOB/A). Mehr unter Eignung.

5. Leistungsverzeichnis und Preisblatt ausfüllen

Tragen Sie jeden geforderten Preis ein. Angebote müssen vollständig sein und alle geforderten Angaben, Erklärungen und Preise enthalten (§ 53 Abs. 7 VgV, § 13 Abs. 1 Nr. 3 und 4 VOB/A). Ändern Sie keine Texte, Mengen oder Einheiten im Leistungsverzeichnis. Bei Bauleistungen kommt das LV oft als GAEB-Datei, die Sie in Ihrer Kalkulationssoftware bepreisen.

Kalkulieren Sie für die ganze Bindefrist: Preise Ihrer Lieferanten und Nachunternehmer sollten mindestens so lange gelten wie Ihre eigene Bindung. Gibt es Qualitätskriterien, gliedern Sie Konzepte genau nach den Unterkriterien der Bewertungsmatrix.

6. Form einhalten

• Textform: Elektronische Angebote genügen in der Regel in Textform nach § 126b BGB, also als lesbare Erklärung, die den Erklärenden nennt (§ 53 Abs. 1 VgV, § 38 Abs. 3 UVgO). Eine Signatur oder ein Siegel ist nur nötig, wenn der Auftraggeber sie verlangt (§ 53 Abs. 3 VgV).
• Keine Änderungen an den Vergabeunterlagen: Sie sind unzulässig (§ 53 Abs. 7 VgV, § 38 Abs. 10 UVgO, § 13 Abs. 1 Nr. 5 VOB/A). Dazu können schon eigene Liefer- oder Zahlungsbedingungen gehören.
• Eindeutige Korrekturen: Änderungen an Ihren eigenen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein (§ 57 Abs. 1 Nr. 3 VgV, § 13 Abs. 1 Nr. 5 VOB/A).
• Nebenangebote: nur, wenn der Auftraggeber sie zulässt, und deutlich als Nebenangebot gekennzeichnet (§ 35 Abs. 1, § 53 Abs. 7 VgV).
• Bietergemeinschaft: alle Mitglieder und einen bevollmächtigten Vertreter benennen (§ 53 Abs. 9 VgV, § 13 Abs. 5 VOB/A).

7. Elektronisch abgeben

Bei EU-Vergaben reichen Sie das Angebot über die Plattform ein, die die Bekanntmachung nennt (siehe E-Vergabe). Nach der UVgO gilt das grundsätzlich ebenso, Ausnahmen gibt es unter anderem bis 25.000 € Auftragswert (§ 38 Abs. 4 UVgO). Bei nationalen Bauvergaben legt der Auftraggeber die Form fest (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 VOB/A). Per E-Mail geben Sie ein Angebot nur ab, wenn der Auftraggeber das ausdrücklich zulässt.

Laden Sie das Angebot nicht in der letzten Stunde hoch. Maßgeblich ist der Eingang auf der Plattform vor Ablauf der Angebotsfrist. Speichern Sie die Eingangsbestätigung.

Nach der Abgabe

Der Auftraggeber prüft die Angebote nach Fristende. Fehlende Unterlagen kann er nachfordern, Unterlagen für die Wertung nach den Zuschlagskriterien aber nicht (§ 56 Abs. 2 und 3 VgV). Im offenen Verfahren wird nicht verhandelt (§ 15 Abs. 5 VgV). Halten Sie Ihre Kalkulation bereit, falls er zu einem niedrigen Preis Aufklärung verlangt; bei Bauaufträgen fordert er dafür oft die Urkalkulation an. Vor dem Zuschlag informiert er bei EU-Vergaben die unterlegenen Bieter (§ 134 GWB).

Häufige Ausschlussgründe

Gleichen Sie vor dem Hochladen alles mit Ihrer Checkliste ab: Formblätter in der neuesten Fassung, alle Preise eingetragen, keine Änderungen an Vorgaben, Konzepte vollständig. Halten Sie eine Vorgabe für vergaberechtswidrig, müssen Sie das bei EU-Verfahren in der Regel innerhalb von 10 Kalendertagen rügen, nachdem Sie den Fehler erkannt haben, spätestens bis zum Ablauf der Bewerbungs- oder Angebotsfrist (§ 160 Abs. 3 GWB). Lassen Sie das im Zweifel prüfen.

Passende Verfahren finden Sie über offene Ausschreibungen suchen oder nach Gewerk unter Ausschreibungen.