Präqualifikation

Präqualifikation, auch Präqualifizierung oder kurz PQ, ist eine vorgelagerte Prüfung: Eine Stelle prüft die Eignungsnachweise eines Unternehmens unabhängig von einem bestimmten Auftrag und trägt es in ein öffentlich einsehbares Verzeichnis ein. Bei einer Ausschreibung verweist das Unternehmen dann auf die Eintragung, statt jedes Mal Bescheinigungen beizulegen. Das GWB erlaubt ausdrücklich, die Eignung ganz oder teilweise über Präqualifizierungssysteme nachzuweisen (§ 122 Abs. 3 GWB).

Zwei Systeme: Bau sowie Liefer- und Dienstleistungen

Für Liefer-, Dienst- und freiberufliche Leistungen gilt PQ-VOB nicht. Umgekehrt nimmt das amtliche Verzeichnis der IHKs reine Bauunternehmen nicht auf. In Berlin gibt es zusätzlich das Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis (ULV) des Landes.

Was die Eintragung bewirkt

Bei Liefer- und Dienstleistungen gilt eine Eignungsvermutung: Angaben im amtlichen Verzeichnis darf der Auftraggeber nur in begründeten Fällen anzweifeln (§ 48 Abs. 8 VgV, unterhalb der Schwellenwerte § 35 Abs. 6 UVgO, soweit die UVgO eingeführt ist). Eine gesonderte Bescheinigung zu Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen darf er nach § 48 Abs. 8 VgV trotzdem verlangen.

Bei nationalen Bauaufträgen kann die Eignung mit der Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis nachgewiesen werden (§ 6b Abs. 1 VOB/A). Bei EU-weiten Bauvergaben werden die dort hinterlegten Angaben nicht ohne Begründung in Zweifel gezogen (§ 6b EU Abs. 2 VOB/A, Ausgabe 2026). Für den Bundeshochbau gilt seit 01.10.2008 ein Erlass: Zu Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und Freihändigen Vergaben werden grundsätzlich nur präqualifizierte Unternehmen aufgefordert, sofern genug davon für einen Wettbewerb unter mindestens drei Unternehmen vorhanden sind (Hinweisblatt des PQ-Vereins, Stand März 2022).

Die Präqualifikation deckt nur die auftragsunabhängigen Nachweise ab. Angaben zum konkreten Auftrag, etwa besondere Referenzen oder Zertifikate, kann der Auftraggeber zusätzlich verlangen. Prüfen Sie deshalb bei jeder Ausschreibung, ob Ihre hinterlegten Nachweise die geforderten Kriterien abdecken.

PQ-VOB: Ablauf für Bauunternehmen

Grundlage ist die Leitlinie des Bundesbauministeriums für das Präqualifizierungsverfahren (BAnz AT 20.06.2022 B5). Danach läuft es so:

1. Antrag: Sie wählen eine der vom PQ-Verein zugelassenen Präqualifizierungsstellen. Die Stelle prüft innerhalb von 14 Tagen, ob sie den Antrag annimmt.
2. Nachweise: Sie reichen unter anderem Eigenerklärungen zu Ausschlussgründen, Bescheinigungen zu Steuern, Sozialkassen und Berufsgenossenschaft, eine Umsatzbestätigung durch Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer und mindestens drei Referenzen je Leistungsbereich aus den letzten fünf abgeschlossenen Kalenderjahren ein.
3. Entscheidung: Liegen die Unterlagen vollständig vor, entscheidet die Stelle innerhalb von 14 Tagen. Die Eintragung wird spätestens drei Kalendertage danach im Verzeichnis freigegeben.
4. Leistungsbereiche: Präqualifiziert wird je Leistungsbereich, etwa Maler- und Lackierarbeiten oder Dachdeckungsarbeiten. Die Einteilung folgt der VOB Teil C.
5. Aktualisierung: Die meisten Nachweise erneuern Sie alle 13 Monate; das Wettbewerbsregister fragt die Stelle alle sechs Monate ab. Fehlen aktuelle Nachweise, werden Sie gestrichen, bis Sie nachreichen.

Präqualifizierte Unternehmen verpflichten sich, nur Nachunternehmer einzusetzen, die selbst präqualifiziert sind oder alle Kriterien per Einzelnachweis belegen. Wer schuldhaft unzutreffende Nachweise vorlegt, wird gestrichen und kann frühestens nach 24 Monaten einen neuen Antrag stellen.

Amtliches Verzeichnis der IHKs: Ablauf

Den Antrag stellen Sie online über das amtliche Verzeichnis. Die Präqualifizierung übernimmt die IHK oder Auftragsberatungsstelle, die für Ihren Hauptsitz zuständig ist; danach trägt die IHK Sie ein. Typische Pflichtnachweise sind:

• Handelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung, ggf. Gewerbeerlaubnis
• Mitgliedsbescheinigung der IHK, Handwerkskammer oder Berufskammer
• Nachweis der Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung
• Erklärung, dass keine schwere Verfehlung vorliegt
• Bescheinigung in Steuersachen, Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Krankenkasse und Berufsgenossenschaft

Viele Unterlagen dürfen nicht älter als drei Monate sein. Sie erhalten ein Zertifikat mit Nummer und Zugangscode. Mit dem Code sehen Auftraggeber die hinterlegten Dokumente ein.

Kosten

Bei PQ-VOB legen die Präqualifizierungsstellen ihre Entgelte selbst fest; ein Vergleich vor dem Antrag lohnt sich. Beim amtlichen Verzeichnis der IHKs fallen ein Entgelt der Präqualifizierungsstelle und eine Gebühr der IHK an, die Höhe hängt von der Region ab. Ein Beispiel (Stand Oktober 2026): In den IHK-Bezirken Braunschweig, Hannover, Osnabrück und Stade kostet die Präqualifizierung 180 € zuzüglich Umsatzsteuer, dazu kommen 80 € IHK-Gebühr. Die Eintragung gilt dort ein Jahr. Die Beträge für Ihren Sitz zeigt die Seite „Zuständigkeiten und Kosten“ des amtlichen Verzeichnisses.

In der Praxis

• Rechnen Sie nach. Die Präqualifikation lohnt sich vor allem, wenn Sie regelmäßig anbieten. Für einzelne Ausschreibungen reichen oberhalb der Schwellenwerte seit 01.07.2026 zunächst Eigenerklärungen.
• Zeitdruck vermeiden. Wer nur Eigenerklärungen abgibt, muss als Bestbieter die Bescheinigungen kurzfristig nachreichen. Mit einer Eintragung entfällt das weitgehend.
• Vorlauf einplanen. Eine IHK nennt im Schnitt sechs Wochen bis zur Eintragung, abhängig davon, wie schnell Nachweise und Referenzen vorliegen.
• Gültigkeit prüfen. Geben Sie im Angebot an, was verlangt ist, etwa Registriernummer, Zertifikat oder Zugangscode, und kontrollieren Sie vorher, ob die Eintragung tagesaktuell gilt.
• Partner gesondert belegen. Die Eignung von Nachunternehmern müssen Sie getrennt nachweisen, siehe Nachunternehmer.

Was zur Eignung insgesamt gehört, steht im Artikel Eignung. Ausschreibungen, die eine Präqualifikation erwähnen, finden Sie über offene Ausschreibungen suchen.