GAEB-Dateien

GAEB-Dateien sind Leistungsverzeichnisse in einem einheitlichen Austauschformat für das Bauwesen. Herausgeber ist der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen (GAEB), in dem öffentliche Bauverwaltungen, Planer, Bauwirtschaft, Hochschulen, DIN und Softwarehersteller zusammenarbeiten. Bei öffentlichen Bauaufträgen bekommen Sie das Leistungsverzeichnis meist auch als GAEB-Datei, damit Sie es ohne Abtippen in Ihre Kalkulation übernehmen können.

Das aktuelle Format heißt GAEB DA XML, die geltende Version ist 3.3 (Stand 2021-05). Es hat die älteren Formate GAEB 90 und GAEB DA 2000 abgelöst.

Was die Dateiendung bedeutet

An der Endung sehen Sie, wofür eine GAEB-Datei bestimmt ist. Der Buchstabe nennt das Format, die Zahl die Austauschphase:

Daneben gibt es die X80 für den freien Austausch von LV-Daten ohne feste Phase und die X87 für die Auftragsbestätigung. Statt X steht bei älteren Dateien P (GAEB DA 2000) oder D (GAEB 90); eine .d83 ist also ebenfalls eine Angebotsaufforderung. Die Phasen 81 bis 86 heißen in allen Versionen gleich.

Für Bieter zählen vor allem zwei Dateien: Die X83 bekommen Sie mit den Vergabeunterlagen, die X84 geben Sie mit Ihrem Angebot zurück.

GAEB-Datei öffnen

Eine GAEB-Datei ist eine XML-Datei. In einem Texteditor sehen Sie zwar den Inhalt, aber kein lesbares Leistungsverzeichnis. Sie haben drei Möglichkeiten:

• Kalkulations- oder AVA-Software: Programme für Baukalkulation lesen die X83 ein, Sie kalkulieren darin und exportieren die X84. Das ist der übliche Weg für Betriebe, die regelmäßig anbieten.
• GAEB-Viewer mit Ausfüllfunktion: Mehrere Hersteller bieten Viewer an, mit denen Sie Preise eintragen und eine X84 speichern können, teils kostenlos. Für gelegentliche Angebote genügt das.
• Reiner Viewer: zeigt das LV an und druckt es aus. Preise können Sie damit nicht zurückgeben.

Lassen die Vergabeunterlagen eine Abgabe ohne GAEB-Datei zu, können Sie die Preise auch in das LV als PDF oder in eine selbst gefertigte Kurzfassung eintragen. Eine Kurzfassung muss alle Ordnungszahlen vollzählig und in gleicher Reihenfolge wiedergeben, und Sie müssen den Wortlaut des Auftraggebers als allein verbindlich anerkennen (§ 13 Abs. 1 Nr. 6 VOB/A).

Angebot mit GAEB abgeben, Schritt für Schritt

1. Unterlagen laden: Laden Sie alle Vergabeunterlagen von der Plattform des Auftraggebers herunter, neben der X83 auch das LV als PDF, die Formblätter und die Aufforderung zur Angebotsabgabe.
2. X83 einlesen: Importieren Sie die Datei in Ihre Software. Prüfen Sie, ob alle Positionen und Lose angekommen sind, indem Sie Anzahl und Ordnungszahlen mit dem PDF vergleichen.
3. Preise eintragen: Tragen Sie für jede Position den Einheitspreis ein, bei Bedarf auch Bieterangaben wie Fabrikat und Typ. Mengen, Texte und Ordnungszahlen dürfen Sie nicht ändern.
4. X84 erzeugen: Exportieren Sie die Angebotsabgabe als X84. Vergleichen Sie die Angebotssumme in der Datei mit Ihrer Kalkulation und dem ausgedruckten LV.
5. Einreichen: Laden Sie die X84 mit dem Angebotsschreiben und allen geforderten Erklärungen fristgerecht auf der Vergabeplattform hoch. Welche Dateien verbindlich sind und ob eine Signatur nötig ist, steht in der Aufforderung zur Angebotsabgabe.

Mehr zum Aufbau eines vollständigen Angebots steht unter Angebot erstellen.

Fehler, die zum Ausschluss führen können

• Änderungen am LV: Wer Texte, Mengen oder Positionen ändert, ändert die Vergabeunterlagen. Solche Angebote werden ausgeschlossen (§ 13 Abs. 1 Nr. 5, § 16 Abs. 1 Nr. 2 VOB/A).
• Fehlende Preise: Fehlende Preisangaben dürfen nicht nachgefordert werden. Das Angebot wird ausgeschlossen, außer es fehlt nur der Preis in einzelnen unwesentlichen Positionen und die Wertungsreihenfolge ändert sich auch dann nicht, wenn diese Positionen mit dem höchsten Preis der anderen Bieter gewertet werden (§ 16a Abs. 2 VOB/A).
• Falsche Datei: Eine zurückgeschickte X83 enthält keine Preise. Prüfen Sie vor dem Hochladen, dass die Datei auf .x84 endet und Ihre Preise enthält.
• Rechenfehler: Passen Gesamtbetrag und Einheitspreis × Menge nicht zusammen, gilt der Einheitspreis (§ 16c Abs. 2 Nr. 1 VOB/A). Ihre Angebotssumme kann sich dadurch bei der Prüfung ändern.

GAEB und Kalkulation

Die X84 enthält nur Ihre Preise, nicht die Kalkulation dahinter. Verlangt der Auftraggeber Angaben zur Preisermittlung, etwa Formblätter zur Aufgliederung der Einheitspreise oder eine Urkalkulation, reichen Sie diese gesondert ein. Die Preise darin müssen mit denen in der X84 übereinstimmen.

GAEB-Dateien und Vergabeweiser

Vergabeweiser stellt keine Vergabeunterlagen bereit. Die GAEB-Dateien bekommen Sie immer von der Vergabeplattform des Auftraggebers; den Link dorthin zeigen wir bei der Ausschreibung, wenn die Bekanntmachung ihn enthält. Offene Bauaufträge nach Gewerk finden Sie unter Ausschreibungen nach Branche oder in der Suche.