Urkalkulation

Die Urkalkulation ist die Kalkulation, auf der die Preise eines Angebots beruhen. Bei öffentlichen Bauaufträgen spielt sie zweimal eine Rolle: vor dem Zuschlag, wenn der Auftraggeber prüft, ob Ihre Preise angemessen sind, und nach dem Zuschlag, wenn sich die Leistung ändert und ein neuer Preis für einen Nachtrag gefunden werden muss.

Was eine Urkalkulation enthält

Die Urkalkulation zeigt für jede Position im Leistungsverzeichnis, wie der Einheitspreis entsteht. Üblich sind diese Bestandteile:

• Einzelkosten der Teilleistungen: Lohnstunden mit dem kalkulierten Mittellohn, Stoffe, Geräte, Leistungen von Nachunternehmern.
• Baustellengemeinkosten: Kosten der Baustelle, die keiner einzelnen Position zugeordnet sind, etwa Einrichtung, Bauleitung oder Container.
• Allgemeine Geschäftskosten: anteilige Kosten des Betriebs, etwa Verwaltung und Büro.
• Wagnis und Gewinn.

Die Gemeinkosten verteilen Sie entweder über feste Zuschläge auf die Einzelkosten (Zuschlagskalkulation) oder über die Angebotssumme (Kalkulation über die Endsumme). Wichtig ist, dass die Preise in der Urkalkulation genau den Preisen im Angebot entsprechen.

Wann Auftraggeber sie verlangen

Ob und wann Sie eine Urkalkulation einreichen müssen, steht in den Vergabeunterlagen. Bei Baumaßnahmen des Bundes regelt das das Vergabe- und Vertragshandbuch (VHB Bund):

• Liegt die voraussichtliche Angebotssumme über 50.000 €, legt der Auftraggeber den Vergabeunterlagen Formblätter zur Preisermittlung aus dem VHB bei: 221 bei Zuschlagskalkulation, 222 bei Kalkulation über die Endsumme und 223 für die Aufgliederung wichtiger Einheitspreise.
• Darauf kann er verzichten, wenn er stattdessen die Urkalkulation verlangt.
• Eine verlangte Urkalkulation wird zur Prüfung der Preise geöffnet und danach wieder verschlossen.

Viele Länder und Kommunen arbeiten mit vergleichbaren Formblättern. Manche verlangen die Urkalkulation mit dem Angebot in einem verschlossenen Umschlag oder als gesonderte Datei, andere erst von den Bietern, die für den Zuschlag in Frage kommen.

Urkalkulation bei der Preisprüfung

Nach der Submission prüft der Auftraggeber, ob die Preise angemessen sind. Auf ein Angebot mit unangemessen hohem oder niedrigem Preis darf er den Zuschlag nicht erteilen (§ 16d Abs. 1 VOB/A). Erscheint ein Preis zu niedrig und reichen die vorliegenden Unterlagen zur Beurteilung nicht aus, muss er vom Bieter Aufklärung über die Preisermittlung verlangen.

Dazu darf er die vorzulegenden Preisermittlungen einsehen (§ 15 Abs. 1 VOB/A). Nach dem VHB Bund soll die Vergabestelle bei Zweifeln an den Formblättern Einsicht in die Urkalkulation nehmen und nötigenfalls Berichtigungen verlangen. Verweigert ein Bieter die geforderte Aufklärung oder lässt er die Frist verstreichen, wird sein Angebot ausgeschlossen (§ 15 Abs. 2 VOB/A).

Ihre Urkalkulation enthält Betriebsgeheimnisse. Der Auftraggeber muss alle Unterlagen vertraulich behandeln und die Ergebnisse der Aufklärung geheim halten (§ 2 Abs. 4, § 15 Abs. 1 Nr. 2 VOB/A).

Urkalkulation und Nachträge

Ändert der Auftraggeber nach dem Zuschlag die Leistung, braucht es einen neuen Preis. Welche Rolle die Urkalkulation dabei spielt, hängt vom Vertrag ab. Bei öffentlichen Bauaufträgen ist die VOB/B in aller Regel Vertragsbestandteil (§ 8a Abs. 1 VOB/A); maßgeblich ist dann vor allem § 2 VOB/B.

VOB/B-Vertrag. Bei geänderten Leistungen ist ein neuer Preis „unter Berücksichtigung der Mehr- oder Minderkosten“ zu vereinbaren (§ 2 Abs. 5 VOB/B), bei zusätzlichen Leistungen bestimmt er sich nach den Grundlagen der Preisermittlung für die vertragliche Leistung (§ 2 Abs. 6 VOB/B). Zusätzliche Leistungen müssen Sie vor Beginn der Ausführung ankündigen, sonst kann der Vergütungsanspruch entfallen (§ 2 Abs. 6 Nr. 1 VOB/B). In der Praxis wird der Preis dafür oft aus der Urkalkulation fortgeschrieben; auch das VHB Bund stellt bei Anordnungen grundsätzlich auf die Urkalkulation der geänderten Position ab. Für Mengen, die den Ansatz im Vertrag um mehr als 10 Prozent überschreiten (§ 2 Abs. 3 Nr. 2 VOB/B), hat der BGH 2019 entschieden: Einigen sich die Parteien nicht, richtet sich der neue Preis nach den tatsächlich erforderlichen Kosten zuzüglich angemessener Zuschläge (Urteil vom 8. August 2019, VII ZR 34/18). Ob das auch für § 2 Abs. 5 und 6 VOB/B gilt, ist umstritten.

BGB-Bauvertrag. Ordnet der Besteller eine Änderung an, wird die Vergütung für den Mehr- oder Minderaufwand nach den tatsächlich erforderlichen Kosten mit angemessenen Zuschlägen für allgemeine Geschäftskosten, Wagnis und Gewinn ermittelt (§ 650c Abs. 1 BGB). Der Unternehmer kann stattdessen auf die Ansätze einer vereinbarungsgemäß hinterlegten Urkalkulation zurückgreifen; dann wird vermutet, dass die fortgeschriebene Vergütung der Vergütung nach Absatz 1 entspricht (§ 650c Abs. 2 BGB).

Bei größeren Nachträgen lohnt sich eine Beratung durch einen Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht. Wichtig ist in jedem Fall, dass Ihre Urkalkulation vollständig ist und zu den Angebotspreisen passt.

So hinterlegen Sie Ihre Urkalkulation richtig

1. Vollständig: Alle Positionen mit allen Kostenarten und Zuschlägen, auch die Annahmen zu Mittellohn, Leistungswerten und Nachunternehmerpreisen.
2. Deckungsgleich: Jeder Einheitspreis in der Urkalkulation muss dem Preis in Ihrem Angebot oder Ihrer GAEB-Datei entsprechen.
3. Ohne Verlagerungen: Verschieben Sie keine Kosten von einer Position in eine andere. Das Angebot muss die geforderten Preise enthalten; sonst wird es ausgeschlossen (§ 13 Abs. 1 Nr. 3, § 16a Abs. 2 VOB/A). Die Urkalkulation macht solche Verlagerungen sichtbar.
4. Eindeutig gekennzeichnet: Beschriften Sie Umschlag oder Datei mit Ihrem Namen, der Vergabenummer und dem Hinweis, dass der Inhalt nur zur Preisprüfung zu öffnen ist.
5. Gut aufbewahrt: Bewahren Sie eine identische Kopie bis zum Ende der Gewährleistung auf. Sie brauchen sie bei jedem Nachtrag.

Urkalkulation und Vergabeweiser

Vergabeweiser zeigt nur, was Auftraggeber öffentlich bekanntmachen, also keine Preise einzelner Positionen und keine Kalkulationen. Bei Zuschlägen sehen Sie, wenn veröffentlicht, den Auftragswert und die Zahl der Angebote. So können Sie einschätzen, wie viel Wettbewerb es bei einer Vergabestelle gibt. Mehr zum Aufbau eines vollständigen Angebots steht unter Angebot erstellen.