Zuschlagskriterien und wirtschaftlichstes Angebot

Zuschlagskriterien sind die Maßstäbe, nach denen ein öffentlicher Auftraggeber die eingegangenen Angebote bewertet und vergleicht. Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot, also das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis (§ 127 Abs. 1 GWB). Welche Kriterien zählen und wie stark, legt der Auftraggeber vorher fest und gibt es in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen bekannt. Wer die Kriterien kennt, weiß also, worauf es beim Angebot ankommt.

Das wirtschaftlichste Angebot

Grundlage der Entscheidung ist eine Bewertung, ob und inwieweit ein Angebot die vorgegebenen Zuschlagskriterien erfüllt (§ 127 Abs. 1 GWB). Neben dem Preis oder den Kosten darf der Auftraggeber qualitative, umweltbezogene und soziale Aspekte berücksichtigen. Er muss es aber nicht. In der Praxis gibt es drei Varianten:

• Nur der Preis: Es gewinnt das günstigste Angebot, das nicht ausgeschlossen ist.
• Preis und Qualität: Beide gehen mit einer festen Gewichtung in die Wertung ein, zum Beispiel 60 zu 40.
• Festpreis und Qualität: Der Auftraggeber gibt Festpreise oder Festkosten vor. Der Wettbewerb läuft dann nur über qualitative, umweltbezogene oder soziale Kriterien (§ 58 Abs. 2 VgV, § 43 Abs. 2 UVgO, § 16d EU Abs. 2 Nr. 4 VOB/A).

Statt des reinen Preises kann der Auftraggeber die Kosten über den Lebenszyklus bewerten. Dazu gehören etwa Anschaffung, Energieverbrauch, Wartung und Entsorgung, unter Umständen auch Kosten für Umweltbelastungen, wenn sich ihr Geldwert bestimmen und prüfen lässt. Die Methode und die Angaben, die Sie dafür liefern müssen, stehen dann in der Bekanntmachung oder den Unterlagen (§ 59 VgV).

Welche Kriterien zulässig sind

§ 58 Abs. 2 VgV nennt für Liefer- und Dienstleistungen oberhalb der EU-Schwellenwerte typische Kriterien. Die Liste ist nicht abschließend.

Für alle Kriterien gelten drei Regeln:

1. Sie müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen. Das kann auch Herstellung, Handel oder Entsorgung betreffen, selbst wenn sich das nicht auf die Eigenschaften der Leistung auswirkt (§ 127 Abs. 3 GWB).
2. Sie müssen wirksamen Wettbewerb ermöglichen, dürfen keine willkürliche Entscheidung erlauben und müssen überprüfbar sein (§ 127 Abs. 4 GWB).
3. Sind Nebenangebote zugelassen, müssen die Kriterien auf Haupt- und Nebenangebote passen (§ 127 Abs. 4 GWB).

Für Bauaufträge enthält § 16d EU Abs. 2 VOB/A (Ausgabe 2026) eine fast gleiche Liste, unterhalb der Schwellenwerte § 16d Abs. 1 Nr. 5 VOB/A. Für nationale Liefer- und Dienstleistungen gilt § 43 UVgO, soweit Bund oder Land sie eingeführt haben.

Gewichtung

Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung müssen in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen stehen (§ 127 Abs. 5 GWB). Der Auftraggeber darf die Gewichtung als Spanne mit angemessener Bandbreite angeben. Ist eine Gewichtung aus objektiven Gründen nicht möglich, nennt er die Kriterien in absteigender Rangfolge (§ 58 Abs. 3 VgV, § 43 Abs. 6 UVgO).

Bei nationalen Bauvergaben ist die Gewichtung nur „gegebenenfalls“ anzugeben. Auch dort dürfen aber nur Kriterien berücksichtigt werden, die in der Bekanntmachung oder den Unterlagen genannt sind (§ 16d Abs. 1 Nr. 5 VOB/A). Ein Kriterium, das erst bei der Wertung auftaucht, darf nicht zählen.

Bewertungsmatrix: ein Rechenbeispiel

Viele Auftraggeber legen ihre Wertung in einer Bewertungsmatrix offen. Sie enthält die Kriterien, gegebenenfalls Unterkriterien, die Gewichtung, die Punkteskala und die Formel, mit der der Preis in Punkte umgerechnet wird. Eine bestimmte Methode schreibt das Gesetz nicht vor. Verbreitet ist diese: Das günstigste Angebot erhält beim Preis die volle Punktzahl, die übrigen anteilig nach dem Verhältnis zum günstigsten Preis.

Ein Beispiel mit Preis 60 % und Konzept 40 %, je Kriterium höchstens 100 Punkte. Das Konzept wird mit Noten von 0 bis 5 bewertet, jede Stufe zählt 20 Punkte.

Bieter B ist 10 % teurer und gewinnt trotzdem. Wäre der Preis das einzige Kriterium, läge Bieter A vorn.

Qualitative Kriterien bewerten Auftraggeber oft mit Schulnoten oder Punkten. Der Bundesgerichtshof hält das grundsätzlich für zulässig, auch wenn die Unterlagen nicht im Einzelnen festlegen, wofür es welche Note gibt. Der Auftraggeber muss seine Bewertung dann aber sorgfältig dokumentieren (BGH, Beschluss vom 04.04.2017, X ZB 3/17). An der Entscheidung über den Zuschlag sollen in der Regel mindestens zwei Vertreter des Auftraggebers mitwirken (§ 58 Abs. 5 VgV).

Zuschlagskriterien und Eignungskriterien

Beide werden oft verwechselt, folgen aber verschiedenen Regeln.

Wer die Eignung erfüllt, bekommt dafür keine zusätzlichen Punkte. Mehr Umsatz oder mehr Referenzen machen ein Angebot in der Regel nicht besser. Eine Ausnahme ist das eingesetzte Personal: Seine Qualifikation und Erfahrung darf Zuschlagskriterium sein, wenn sie die Qualität der Ausführung erheblich beeinflussen kann (§ 58 Abs. 2 Nr. 2 VgV, § 16d EU Abs. 2 Nr. 2 VOB/A).

In der Praxis

• Matrix vor der Kalkulation lesen. Bei „Preis 100 %“ entscheidet jeder Euro. Bei hohem Qualitätsanteil zahlt sich Arbeit am Konzept aus.
• Konzept nach den Kriterien gliedern. Übernehmen Sie Überschriften und Reihenfolge der Unterkriterien und halten Sie Seitenvorgaben ein. Was die Bewerter nicht finden, können sie nicht bewerten.
• Wertungsunterlagen vollständig abgeben. Konzepte und andere Unterlagen, die in die Wertung nach den Zuschlagskriterien eingehen, darf der Auftraggeber nicht nachfordern (§ 56 Abs. 3 VgV, § 41 Abs. 3 UVgO). Fehlen sie, drohen der Ausschluss oder null Punkte.
• Unklare Kriterien klären. Stellen Sie eine Bieterfrage. Halten Sie Kriterien oder Gewichtung für vergaberechtswidrig, müssen Sie das bei EU-Verfahren in der Regel innerhalb von 10 Kalendertagen rügen, nachdem Sie den Fehler erkannt haben, spätestens bis zum Ablauf der Bewerbungs- oder Angebotsfrist (§ 160 Abs. 3 GWB). Lassen Sie das im Zweifel prüfen.
• Niedrigen Preis erklären können. Erscheint ein Angebot ungewöhnlich niedrig, muss der Auftraggeber Aufklärung verlangen (§ 60 Abs. 1 VgV). Halten Sie Ihre Kalkulation bereit.

Vergabeweiser zeigt zu vielen abgeschlossenen Verfahren den Zuschlag und die Zahl der Angebote, soweit die Vergabestelle sie veröffentlicht hat. Laufende Verfahren finden Sie über offene Ausschreibungen suchen.