Vergabevermerk und Dokumentation

Der Vergabevermerk ist das Protokoll eines Vergabeverfahrens. Der öffentliche Auftraggeber hält darin fest, was er getan hat und warum: welches Verfahren er gewählt hat, wie er die Angebote geprüft und gewertet hat, wen er ausgeschlossen hat und warum ein bestimmtes Angebot den Zuschlag bekommt. So lässt sich später nachvollziehen, ob das Verfahren fair und nach den Regeln abgelaufen ist, etwa durch Rechnungsprüfer, Aufsichtsbehörden oder die Vergabekammer.

Oberhalb der Schwellenwerte: § 8 VgV

Bei EU-weiten Vergaben verlangt § 8 VgV zweierlei.

Fortlaufende Dokumentation. Der Auftraggeber dokumentiert das Verfahren von Beginn an fortlaufend in Textform nach § 126b BGB, soweit das für die Begründung von Entscheidungen auf jeder Stufe nötig ist (§ 8 Abs. 1 VgV). Dazu gehören zum Beispiel die Kommunikation mit Unternehmen, interne Beratungen, die Vorbereitung von Bekanntmachung und Vergabeunterlagen, die Öffnung der Angebote, Verhandlungen und die Gründe für Auswahlentscheidungen und den Zuschlag. Textform heißt: eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, die den Erklärenden nennt; eine Unterschrift ist nicht nötig.

Vergabevermerk. Über jedes Verfahren fertigt der Auftraggeber zusätzlich einen Vermerk in Textform an. Er umfasst mindestens (§ 8 Abs. 2 VgV):

1. Name und Anschrift des Auftraggebers, Gegenstand und Wert des Auftrags,
2. die berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Auswahl,
3. die nicht berücksichtigten Angebote, Teilnahmeanträge, Bewerber und Bieter mit den Gründen,
4. die Gründe für die Ablehnung ungewöhnlich niedriger Angebote,
5. den erfolgreichen Bieter, die Gründe für sein Angebot und, soweit bekannt, geplante Unteraufträge,
6. bei Verhandlungsverfahren und wettbewerblichem Dialog die Umstände, die das Verfahren rechtfertigen,
7. bei Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb die Gründe nach § 14 Abs. 4 VgV,
8. gegebenenfalls die Gründe, warum der Auftraggeber auf die Vergabe verzichtet hat,
9. gegebenenfalls die Gründe, warum Angebote nicht elektronisch eingereicht wurden,
10. gegebenenfalls aufgedeckte Interessenkonflikte und die Abhilfe,
11. gegebenenfalls die Gründe, warum mehrere Lose zusammen vergeben wurden,
12. gegebenenfalls die Gründe, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde.

Für Einzelaufträge aus bestimmten Rahmenvereinbarungen ist kein eigener Vermerk nötig (§ 8 Abs. 3 VgV). Stehen Angaben schon in der Vergabebekanntmachung, darf der Auftraggeber darauf verweisen.

Aufbewahrung. Dokumentation, Vergabevermerk, Angebote, Teilnahmeanträge und ihre Anlagen werden bis zum Ende der Vertragslaufzeit aufbewahrt, mindestens drei Jahre ab dem Zuschlag (§ 8 Abs. 4 VgV). Kopien der Verträge sind ebenso aufzubewahren, wenn der Auftragswert mindestens 1 Million € bei Liefer- und Dienstleistungen oder 10 Millionen € bei Bauaufträgen beträgt. Die EU-Kommission und die zuständigen Aufsichts- oder Prüfbehörden können den Vermerk anfordern (§ 8 Abs. 5 VgV).

Für EU-weite Bauaufträge verweist die VOB/A auf dieselbe Regel: Das Verfahren ist gemäß § 8 VgV zu dokumentieren (§ 20 EU VOB/A).

Unterhalb der Schwellenwerte: § 6 UVgO

Für Liefer- und Dienstleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt § 6 UVgO, wo Bund oder Land sie eingeführt haben. Das Verfahren ist von Anbeginn fortlaufend in Textform zu dokumentieren, sodass die einzelnen Stufen, die Maßnahmen und die Begründung der Entscheidungen festgehalten werden. Aufzubewahren sind die Dokumentation, die Angebote, Teilnahmeanträge und Anlagen mindestens drei Jahre ab dem Zuschlag.

Einen förmlichen Vergabevermerk verlangt die UVgO nach den Erläuterungen des Bundes nicht, eine Liste der Inhalte enthält sie bewusst nicht. Die Erläuterungen empfehlen aber mindestens:

• die Gründe für eine Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder eine Verhandlungsvergabe,
• die Gründe, wenn auf Teil- und Fachlose verzichtet wird,
• die Gründe, warum Eignungsnachweise verlangt werden, die über Eigenerklärungen hinausgehen,
• die berücksichtigten und nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter mit Gründen,
• den erfolgreichen Bieter und die Gründe für sein Angebot,
• gegebenenfalls die Gründe für den Verzicht auf die Vergabe.

Bauaufträge national: § 20 VOB/A

Bei Bauaufträgen unterhalb des EU-Schwellenwerts ist das Verfahren nach § 20 Abs. 1 VOB/A zeitnah so zu dokumentieren, dass Stufen, Maßnahmen, maßgebende Feststellungen und Begründungen in Textform festgehalten werden. Die Dokumentation enthält mindestens Auftraggeber, Art und Umfang der Leistung, Auftragswert, die berücksichtigten und abgelehnten Bewerber oder Bieter mit Gründen, die Gründe für die Ablehnung ungewöhnlich niedriger Angebote, den Auftragnehmer mit Gründen, den geplanten Anteil für Nachunternehmer, die Gründe für eine Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder Freihändige Vergabe und gegebenenfalls die Gründe für den Verzicht auf die Vergabe.

Verzichtet der Auftraggeber auf Unterlagen und Nachweise, die er zusätzlich zum Angebot verlangt hatte, muss er das begründen (§ 20 Abs. 2 VOB/A). § 20 Abs. 3 und 4 VOB/A regeln außerdem, wann der Auftraggeber über geplante und vergebene Aufträge informieren muss; mehr dazu unter Beschränkte Ausschreibung.

Wie ein Vergabevermerk in der Praxis aussieht

Viele Vergabestellen dokumentieren mit Formblättern. Das Vergabehandbuch des Bundes für Bauleistungen enthält dafür eigene Vordrucke:

Auf E-Vergabe-Plattformen entsteht ein Teil der Dokumentation automatisch, etwa Eingangszeiten der Angebote und die Kommunikation mit Bietern. Die Begründungen für Entscheidungen muss die Vergabestelle trotzdem selbst schreiben.

Was der Vergabevermerk für Bieter bedeutet

• Begründungen müssen nachvollziehbar sein. Die Wertung eines Angebots muss sich aus der Dokumentation ergeben, auch bei Qualitätskriterien. Fehlt eine Begründung oder ist sie nicht nachvollziehbar, kann das ein Vergabeverstoß sein.
• Akteneinsicht erst im Nachprüfungsverfahren. Während des Vergabeverfahrens haben Bieter nach dem Vergaberecht keinen Anspruch auf den Vergabevermerk. Im Nachprüfungsverfahren können die Beteiligten die Akten bei der Vergabekammer einsehen, soweit es für ihren Antrag erheblich ist. Die Kammer versagt die Einsicht, soweit wichtige Gründe es gebieten, etwa Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse (§ 165 GWB). Ein Antrag nur, um Einsicht zu bekommen, ist deshalb kein sicherer Weg zum Vermerk und kostet Gebühren. Ob nach Abschluss des Verfahrens ein Anspruch nach einem Informationsfreiheitsgesetz besteht, hängt vom Land und vom Einzelfall ab. Kennzeichnen Sie Geheimnisse in Ihrem eigenen Angebot.
• Nachholen möglich, aber begrenzt. Vergabekammern und Gerichte lassen nachgereichte Begründungen im Nachprüfungsverfahren oft zu, wenn sie eine Entscheidung nur erläutern und nicht nachträglich ändern. Ein Dokumentationsmangel allein führt deshalb nicht sicher zum Erfolg eines Antrags.
• Erst rügen. Wer einen Fehler erkennt oder ihn schon aus Bekanntmachung oder Vergabeunterlagen erkennen kann, muss ihn in der Regel fristgerecht beim Auftraggeber rügen, bevor er ein Nachprüfungsverfahren beantragt (§ 160 Abs. 3 GWB). Das Nachprüfungsverfahren nach dem GWB gibt es nur ab den EU-Schwellenwerten; einige Länder haben für kleinere Aufträge eigene Verfahren.