Rahmenvereinbarung im Vergaberecht

Eine Rahmenvereinbarung ist ein Vertrag zwischen einem oder mehreren öffentlichen Auftraggebern und einem oder mehreren Unternehmen. Sie legt die Bedingungen für Aufträge fest, die während eines bestimmten Zeitraums vergeben werden sollen, insbesondere den Preis (§ 103 Abs. 5 GWB). Die einzelnen Aufträge, Einzelaufträge oder Abrufe genannt, vergibt der Auftraggeber dann nach diesen Bedingungen, wenn er Bedarf hat. Oberhalb der EU-Schwellenwerte darf eine Rahmenvereinbarung in der Regel höchstens vier Jahre laufen.

Im Alltag heißt sie oft Rahmenvertrag. Typische Beispiele sind Büromaterial für alle Schulen eines Landkreises, der Winterdienst oder kleinere Reparaturen an öffentlichen Gebäuden, die auf Abruf erledigt werden.

Wie eine Rahmenvereinbarung vergeben wird

Für den Abschluss gelten dieselben Vorschriften wie für andere öffentliche Aufträge (§ 103 Abs. 5 Satz 2 GWB). Der Auftraggeber wählt also eine normale Verfahrensart, zum Beispiel ein offenes Verfahren oder eine öffentliche Ausschreibung.

Ob EU-weit ausgeschrieben wird, richtet sich nach dem geschätzten Gesamtwert aller Einzelaufträge, die während der ganzen Laufzeit geplant sind (§ 3 Abs. 4 VgV). Eine Rahmenvereinbarung über vier Jahre erreicht deshalb schneller den Schwellenwert als ein einzelner Auftrag.

Das geplante Auftragsvolumen ist so genau wie möglich zu ermitteln und bekannt zu geben, muss aber nicht abschließend festgelegt sein (§ 21 Abs. 1 VgV). Eine Rahmenvereinbarung darf nicht missbräuchlich oder so eingesetzt werden, dass sie den Wettbewerb behindert.

Höchstmenge und Höchstwert

Der Europäische Gerichtshof hat entschieden, dass in der Bekanntmachung sowohl die Schätzmenge oder der Schätzwert als auch eine Höchstmenge oder ein Höchstwert angegeben werden müssen. Ist diese Grenze erreicht, verliert die Rahmenvereinbarung ihre Wirkung (EuGH, Urteil vom 17.06.2021, C-23/20). Der Fall betraf Warenlieferungen. Das Gericht stützt sich aber auf die allgemeinen Grundsätze der Transparenz und Gleichbehandlung.

Für Sie als Bieter zeigt der Höchstwert, mit welchem Umfang Sie höchstens rechnen müssen. Eine Pflicht des Auftraggebers, diese Menge auch abzurufen, folgt daraus nicht.

Laufzeit

Längere Laufzeiten sind nur in begründeten Sonderfällen zulässig, die sich aus dem Gegenstand der Rahmenvereinbarung ergeben.

Wie Einzelaufträge vergeben werden

Einzelaufträge gehen nur an Unternehmen, die beim Abschluss des Einzelauftrags Vertragspartei der Rahmenvereinbarung sind, und nur von den Auftraggebern, die in der Bekanntmachung genannt sind (§ 21 Abs. 2 VgV). Die Bedingungen der Rahmenvereinbarung dürfen dabei nicht wesentlich geändert werden.

• Mit einem Unternehmen: Die Einzelaufträge werden nach den Bedingungen der Rahmenvereinbarung vergeben. Der Auftraggeber kann Sie in Textform auffordern, Ihr Angebot zu vervollständigen (§ 21 Abs. 3 VgV).
• Mit mehreren Unternehmen: Entweder direkt nach objektiven Regeln, die schon in den Unterlagen stehen, zum Beispiel einer festen Rangfolge der Partner (oft Kaskade genannt). Oder über einen erneuten Wettbewerb unter den Vertragspartnern mit eigener Angebotsfrist, oft Miniwettbewerb genannt. Auch eine Mischung ist möglich (§ 21 Abs. 4 und 5 VgV).

Für Einzelaufträge aus einer Rahmenvereinbarung gibt es keine Vorabinformation und keine Wartefrist nach § 134 GWB (§ 134 Abs. 3 Nr. 2 GWB). Sie werden auch nicht einzeln bekannt gemacht. Die Vergabebekanntmachung umfasst nur den Abschluss der Rahmenvereinbarung (§ 39 Abs. 4 VgV).

Unterhalb der Schwellenwerte

Nach § 15 UVgO gelten für Liefer- und Dienstleistungen dieselben Grundsätze, die Laufzeit darf aber bis zu sechs Jahre betragen. Für Bauleistungen regelt § 4a VOB/A Rahmenvereinbarungen mit höchstens vier Jahren. Stand Oktober 2026 liegt ein Entwurf des Bundeswirtschaftsministeriums für eine neue UVgO vor (Referentenentwurf vom 30.06.2026). Bis eine Neufassung bekannt gemacht und von Bund und Ländern eingeführt ist, gilt die UVgO von 2017.

In der Praxis

• Kein fester Umsatz. Wie viel der Auftraggeber abruft, hängt von seinem Bedarf ab. Ob er eine Mindestmenge abnehmen muss, steht im Vertragsentwurf. Ist dort nichts geregelt, rechnen Sie nicht mit einem bestimmten Umsatz und kalkulieren Sie so, dass sich auch kleine Abrufe lohnen.
• Preise über Jahre. Ihre Preise gelten für die ganze Laufzeit. Suchen Sie in den Unterlagen nach Preisgleitklauseln oder Regeln zur Preisanpassung. Fehlen sie, tragen Sie das Risiko steigender Kosten. Im Zweifel stellen Sie eine Bieterfrage.
• Kapazität für Spitzen. Abrufe kommen oft kurzfristig und mit festen Reaktionszeiten. Prüfen Sie, ob Sie das auch in Ihrer Hauptsaison leisten können.
• Später einsteigen geht nicht. Wer beim Abschluss nicht dabei ist, bleibt bis zum Ende der Laufzeit draußen. Rahmenvereinbarungen mit Losen nach Regionen oder Fachgebieten sind für kleine Betriebe oft die bessere Chance.
• Summen richtig lesen. In der Vergabebekanntmachung einer Rahmenvereinbarung kann der genannte Wert ein geschätzter Gesamt- oder Höchstwert sein, nicht der Umsatz, der später tatsächlich abgerufen wird.

Auf den Ausschreibungsseiten von Vergabeweiser steht unter „Angaben laut Bekanntmachung“, ob es sich um eine Rahmenvereinbarung handelt. Passende Verfahren in Ihrer Branche und Region finden Sie über offene Ausschreibungen suchen.