Funktionale Ausschreibung

Bei einer funktionalen Ausschreibung (auch funktionale Leistungsbeschreibung oder Leistungsprogramm genannt) beschreibt der Auftraggeber, was die Leistung können muss, und überlässt den Bietern, wie sie das erreichen. Statt eines Leistungsverzeichnisses mit jeder Teilleistung gibt es ein Leistungsprogramm: Zweck, Funktion, Qualitätsanforderungen und Rahmenbedingungen. Die Bieter entwickeln daraus eine eigene technische Lösung und kalkulieren sie. Das Gegenstück ist die konstruktive Leistungsbeschreibung mit Leistungsverzeichnis.

Rechtsgrundlage

Das Vergaberecht lässt beide Formen zu. Nach § 121 Abs. 1 GWB ist der Auftragsgegenstand so eindeutig wie möglich zu beschreiben; die Leistungsbeschreibung enthält dafür die Funktions- oder Leistungsanforderungen oder eine Beschreibung der zu lösenden Aufgabe. Bis zum 30.06.2026 verlangte die Vorschrift zusätzlich eine „erschöpfende“ Beschreibung; das Vergabebeschleunigungsgesetz hat das Wort gestrichen. § 31 Abs. 2 Nr. 1 VgV nennt ausdrücklich Leistungs- oder Funktionsanforderungen oder eine Beschreibung der zu lösenden Aufgabe; sie müssen so genau sein, dass sie ein klares Bild vom Auftragsgegenstand vermitteln und hinreichend vergleichbare Angebote erwarten lassen. Unterhalb der Schwellenwerte erlaubt § 23 Abs. 1 UVgO für Liefer- und Dienstleistungen ebenfalls Funktions- oder Leistungsanforderungen; dort steht aber weiterhin „eindeutig und erschöpfend“.

Bei Bauleistungen heißt die funktionale Ausschreibung Leistungsbeschreibung mit Leistungsprogramm (§ 7c VOB/A, für EU-weite Verfahren § 7c EU VOB/A). Sie ist zulässig, wenn es zweckmäßig ist, zusammen mit der Bauausführung auch den Entwurf dem Wettbewerb zu unterstellen, um die technisch, wirtschaftlich und gestalterisch beste Lösung zu finden. Die Regel bleibt das Leistungsverzeichnis (§ 7b VOB/A).

Zwischen beiden gibt es Mischformen. In der Praxis spricht man von einer teilfunktionalen Ausschreibung, wenn ein Teil der Leistung im LV und ein anderer nur über Anforderungen beschrieben ist, etwa die Haustechnik in einem sonst detailliert ausgeschriebenen Neubau.

Typische Beispiele

• Generalunternehmer- und Totalunternehmerleistungen: Planung und Bau eines Gebäudes aus einer Hand, beschrieben über Raumprogramm, Flächen, Standards und Energiewerte. Kleinere Firmen beteiligen sich daran oft als Nachunternehmer oder in einer Bietergemeinschaft.
• Technische Anlagen: Eine Lüftungsanlage soll eine bestimmte Luftqualität und Lautstärke erreichen; Fabrikat und Auslegung wählt der Bieter.
• IT-Lösungen: Anforderungen an Funktionen, Schnittstellen, Verfügbarkeit und Datenschutz statt einer festen Software.
• Gebäudereinigung nach Ergebnis: Statt Reinigungshäufigkeiten wird ein Sauberkeitsniveau vorgegeben, das regelmäßig kontrolliert wird.

Vor- und Nachteile

Was das für Bieter bedeutet

Eine funktionale Ausschreibung bietet Spielraum, verlangt aber mehr Arbeit vor der Angebotsabgabe:

1. Eigene Planung: Sie ermitteln Mengen, Materialien und Abläufe selbst. Das kostet Zeit; rechnen Sie das bei der Entscheidung für oder gegen ein Angebot mit ein.
2. Vollständigkeitsrisiko: Was zur geforderten Funktion gehört, müssen Sie in der Regel einkalkulieren, auch wenn es nicht ausdrücklich genannt ist. Wird die Leistung mit Mengen und Preisen beschrieben, muss der Auftraggeber verlangen, dass Sie die Vollständigkeit Ihrer Angaben und die selbst ermittelten Mengen vertreten, ohne Einschränkung oder im Rahmen einer angegebenen Mengentoleranz (§ 7c Abs. 3 VOB/A). Ein ungewöhnliches Wagnis für Umstände, auf die Sie keinen Einfluss haben, darf Ihnen der Auftraggeber aber nicht aufbürden (§ 7 Abs. 1 Nr. 3 VOB/A).
3. Bewertung: Weil die Angebote technisch verschieden sind, haben Qualitätskriterien oft mehr Gewicht. Lesen Sie die Zuschlagskriterien und die verlangten Konzepte genau.
4. Entschädigung: Verlangt der Auftraggeber bei Bauleistungen Entwürfe, Pläne oder Berechnungen, muss er für alle Bieter einheitlich eine angemessene Entschädigung festsetzen (§ 8b Abs. 2 Nr. 1 VOB/A, bei EU-weiten Verfahren § 8b EU Abs. 1 Nr. 1 VOB/A).
5. Fragen stellen: Sind Anforderungen widersprüchlich oder unklar, fragen Sie rechtzeitig über die Vergabeplattform nach. Antworten erhalten alle Bieter. Mehr dazu unter Bieterfragen.

Worauf Sie bei der Kalkulation achten sollten

• Schnittstellen: Klären Sie, welche Leistungen andere Gewerke oder der Auftraggeber selbst erbringen. Was nicht ausdrücklich ausgenommen ist, gehört bei einer Komplettleistung oft dazu.
• Vorgaben mit Zahlen: Werte wie Energiekennzahlen, Verfügbarkeit oder Reaktionszeiten sind meist vertraglich geschuldet. Kalkulieren Sie Reserven ein.
• Genehmigungen und Gutachten: Prüfen Sie, wer Baugenehmigung, Statik oder Bodengutachten beibringt und was davon bereits vorliegt.
• Konzepte im Angebot: Werden Konzepte bewertet, zählt jede geforderte Angabe. Halten Sie sich an Gliederung und Seitenzahl aus den Unterlagen.
• Preisform: Funktionale Ausschreibungen enden häufig in einem Pauschalpreis. Mehrmengen werden dann nur unter den Voraussetzungen des Vertrags vergütet.

Abgrenzung zu Nebenangeboten

Auch bei einem klassischen Leistungsverzeichnis können Bieter eine andere technische Lösung anbieten, wenn der Auftraggeber Nebenangebote zulässt (§ 35 VgV, § 8 EU Abs. 2 Nr. 3 VOB/A). Bei Bauaufträgen unterhalb der Schwellenwerte sind sie zugelassen, solange der Auftraggeber sie nicht ausschließt (§ 8 Abs. 2 Nr. 3 VOB/A). Das Hauptangebot folgt dann dem LV, das Nebenangebot weicht bewusst davon ab. Bei der funktionalen Ausschreibung ist die eigene Lösung dagegen von vornherein der Normalfall.

Funktionale Ausschreibungen finden

Ob ein Verfahren funktional ausgeschrieben ist, steht selten im Titel. Hinweise geben Begriffe wie „Leistungsprogramm“, „funktionale Leistungsbeschreibung“, „GU-Leistung“ oder „Totalunternehmer“ in der Bekanntmachung. Die Einzelheiten stehen in den Vergabeunterlagen, die Sie direkt auf der Vergabeplattform des Auftraggebers abrufen. Wie Sie passende Verfahren insgesamt aufspüren, steht unter Öffentliche Ausschreibungen finden.