Öffentliche Aufträge für Selbstständige

Solo-Selbstständige und Freiberufler bekommen öffentliche Aufträge vor allem unterhalb der EU-Schwellenwerte: Schulungen für eine Stadtverwaltung, Übersetzungen für ein Landesamt, ein Gutachten oder IT-Unterstützung für eine Hochschule. Je nach Auftragswert kommen dafür vor allem der Direktauftrag und die Verhandlungsvergabe infrage. Bundesbehörden dürfen seit 01.07.2026 Leistungen bis 50.000 € ohne Umsatzsteuer direkt beauftragen; für Länder und Kommunen gelten eigene Grenzen.

Welche Regeln gelten

Ob ein Auftrag EU-weit ausgeschrieben werden muss, hängt vom geschätzten Auftragswert ab. Für Dienstleistungen liegt der Schwellenwert seit 01.01.2026 bei 216.000 €, für das Bundeskanzleramt und die Bundesministerien bei 140.000 €, jeweils ohne Umsatzsteuer. Darunter gilt für Liefer- und Dienstleistungen in der Regel die UVgO. Sie wirkt aber nur dort, wo Bund oder Land sie in Kraft gesetzt haben, und die Länder ergänzen sie durch eigene Wertgrenzen und Vorgaben.

Direktauftrag und Verhandlungsvergabe

Beim Direktauftrag gibt es kein Vergabeverfahren. Der Auftraggeber muss aber wirtschaftlich und sparsam einkaufen und soll zwischen den beauftragten Unternehmen wechseln (§ 55 Abs. 2 BHO, § 14 UVgO). Rechnen Sie also nicht damit, dieselbe Stelle dauerhaft direkt zu beliefern, und machen Sie Ihren Preis nachvollziehbar. Stand Oktober 2026 stimmen Bund und Länder eine Neufassung der UVgO ab; sie ist noch nicht in Kraft. Prüfen Sie deshalb vor dem ersten Angebot die Wertgrenzen Ihres Landes.

Die Verhandlungsvergabe ist nach der UVgO unter anderem zulässig, wenn der Auftrag konzeptionelle oder innovative Lösungen umfasst oder wenn ein Ministerium sie bis zu einer Wertgrenze zugelassen hat (§ 8 Abs. 4 Nr. 1 und 17 UVgO). Ohne Teilnahmewettbewerb fordert der Auftraggeber grundsätzlich mindestens drei Unternehmen auf und soll zwischen ihnen wechseln (§ 12 Abs. 2 UVgO). Verhandelt werden darf über den gesamten Angebotsinhalt, außer über Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien (§ 12 Abs. 4 UVgO). Für Neue heißt das: Wer der Vergabestelle bekannt ist, wird eher aufgefordert.

Nach einer beschränkten Ausschreibung oder Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb ab 25.000 € informiert der Auftraggeber drei Monate lang, wer den Auftrag erhalten hat (§ 30 UVgO). Ist der Auftragnehmer eine natürliche Person, braucht er dafür ihre Einwilligung oder muss den Namen anonymisieren.

Freiberufliche Leistungen: § 50 UVgO

Für freiberufliche Leistungen gibt es unterhalb der Schwellenwerte eine Sonderregel. Nach § 50 UVgO sind sie „grundsätzlich im Wettbewerb zu vergeben“, mit so viel Wettbewerb, wie es nach der Natur des Geschäfts oder den besonderen Umständen möglich ist; nach den Erläuterungen des Bundeswirtschaftsministeriums ist der Auftraggeber dabei nicht an die übrigen Vorschriften der UVgO gebunden. In der Praxis bittet die Vergabestelle oft einige Anbieter um Angebote und vergleicht sie. Freiberuflich sind etwa wissenschaftliche, künstlerische, unterrichtende und beratende Tätigkeiten, Architekten, Ingenieure, Dolmetscher und Übersetzer (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG). Welche Leistungen genau darunter fallen und was in Bund und Ländern gilt, steht unter Freiberufliche Leistungen.

Eignung: was kleine Anbieter vorlegen müssen

Die Eignung belegen Sie unterhalb der Schwellenwerte grundsätzlich mit Eigenerklärungen (§ 35 Abs. 2 UVgO). Die Anforderungen müssen mit dem Auftrag zusammenhängen und angemessen sein (§ 33 Abs. 1 UVgO). Oberhalb der Schwellenwerte darf ein verlangter Mindestjahresumsatz das Zweifache des geschätzten Auftragswerts nur bei besonderen Risiken überschreiten (§ 45 Abs. 2 VgV).

Für kleine Anbieter sind meist die Referenzen der Engpass. Sammeln Sie vergleichbare Aufträge, auch von privaten Kunden, mit Zeitraum, Umfang und einer Ansprechperson, die einverstanden ist, genannt zu werden. Fehlt Ihnen eine Fähigkeit, können Sie die Kapazitäten anderer Unternehmen nutzen, wenn diese Ihnen tatsächlich zur Verfügung stehen (Eignungsleihe, § 34 UVgO). Wer häufig anbietet, kann sich in das amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen der Industrie- und Handelskammern eintragen lassen. Auftraggeber ziehen die dort hinterlegten Angaben nur in begründeten Fällen in Zweifel (§ 35 Abs. 6 UVgO).

Bietergemeinschaft

Ist ein Auftrag für Sie allein zu groß, etwa eine Schulungsreihe in mehreren Städten, können Sie sich mit anderen Selbstständigen zu einer Bietergemeinschaft zusammenschließen. Sie wird wie ein Einzelbieter behandelt; eine bestimmte Rechtsform darf der Auftraggeber für das Angebot nicht verlangen, nach dem Zuschlag aber, soweit es für die Ausführung nötig ist (§ 32 Abs. 2 und 3 UVgO). Klären Sie vorher schriftlich, wer die Gemeinschaft vertritt, wer welche Leistung erbringt und wie Sie Vergütung und Haftung aufteilen. Eine Alternative ist der Unterauftrag: Einer bietet an, die anderen arbeiten als Nachunternehmer mit.

Vergütung und Rechnung

Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot; neben dem Preis können etwa die Qualität oder die Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals zählen (§ 43 UVgO). Rechnen Sie Reisekosten, Vorbereitung und Abstimmungstermine ein, wenn die Unterlagen nichts anderes vorgeben. Eine Zahlungsfrist von mehr als 30 Tagen ist mit öffentlichen Auftraggebern nur wirksam, wenn sie ausdrücklich vereinbart und sachlich gerechtfertigt ist; mehr als 60 Tage sind unwirksam (§ 271a Abs. 2 BGB). Rechnungen an Bundesbehörden müssen elektronisch gestellt werden, ausgenommen Direktaufträge bis 1.000 € (§ 3 ERechV). Für Länder und Kommunen gelten eigene Regeln.

In der Praxis: so fangen Sie an

1. Leistung klar beschreiben. Halten Sie in wenigen Sätzen fest, was Sie anbieten, für wen und zu welchem Tages- oder Festpreis. Notieren Sie passende CPV-Codes.
2. Ausschreibungen beobachten. In der Suche filtern Sie nach Branche, Ort und Umkreis und abonnieren die Treffer als Atom-Feed. Vergebene Aufträge zeigen, welche Stellen Ihre Leistung einkaufen.
3. Vergabestellen ansprechen. Direktaufträge und Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb erscheinen nicht vorab. Stellen Sie sich den einkaufenden Stellen mit einem kurzen Leistungsprofil vor.
4. Unterlagen vorbereiten. Eigenerklärungen, Referenzliste, Qualifikationsnachweise und, falls verlangt, Nachweis einer Berufshaftpflicht.
5. Klein anfangen. Einzelne Lose oder Einzelaufträge aus einer Rahmenvereinbarung sind ein guter Einstieg.

Typische Fehler sind ein Angebot per E-Mail, obwohl die Vergabeplattform vorgeschrieben ist, unvollständige Preisangaben und eigene Geschäftsbedingungen im Anschreiben. Angebote, die nicht form- oder fristgerecht eingehen oder die Vergabeunterlagen ändern, werden in der Regel ausgeschlossen (§ 42 Abs. 1 UVgO).