Rahmenvereinbarung zur Bereitstellung und Hosting einer virtuellen Whiteboard Software Lösung für den Südwestrundfunk und weitere Bezugsberechtigte

Der Südwestrundfunk (SWR) als öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalt der ARD öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten ist zur Erfüllung ihrer Aufgaben auf eine funktionierende IT-Infrastruktur zwingend angewiesen. Für eine effiziente Prozesssteuerung sind im Zeitalter der digitalen Kommunikation zentrale Elemente notwendig, um sowohl intern als auch ARD-weit Prozesse digital planen, durchführen und umsetzen zu können. Beim Südwestrundfunk und den bezugsberechtigten Landesrundfunkanstalten sind derzeit unterschiedliche digitale Whiteboard Softwarelösungen im Einsatz. Im Rahmen der ARD-Strukturreform soll eine ganzheitliche Lösung über die gesamte ARD etabliert werden. Hierzu sollen für den Südwestrundfunk und weitere bezugsberechtigte Landesrundfunkanstalten digitale Whiteboards beschafft werden, welche die in diesen Vergabeunterlagen (Verfahrens- und Vertragsunterlagen) definierten Leistungsinhalte erfüllen. Der Südwestrundfunk (SWR) als Auftraggeber und die bezugsberechtigten Rundfunkanstalten beabsichtigten daher, eine digitale Whiteboard Softwarelösung zu beschaffen. Die Softwarelösung muss mit Serviceleistungen wie Überwachung und Störungsbeseitigung, Datensicherung und -wiederherstellung, Installation von Software-Updates, zur Verfügung gestellt werden. Die Verfügbarkeit der Anwendungen muss dabei jederzeit garantiert werden. Ziel des Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung zur Bereitstellung einer gehosteten Whiteboard Softwarelösung. An die vom Auftragnehmer bereitzustellende Softwarelösung stellt der Auftraggeber (SWR) / Bezugsberechtigte die nachfolgend genannten wesentlichen Anforderungen: -Schließen einer Rahmenvereinbarung über die Grundlaufzeit von 24 Monaten -Bereitstellung einer virtuellen Whiteboard Softwarelösung gem. den Anforderungen der technischen Leistungsbeschreibung (siehe Vertragsunterlagen und Anlage 14 – Leistungs- und Preisblatt). -Hosting der Softwarelösung gem. den Anforderungen der technischen Leistungsbeschreibung -Service- und Supportleistungen z.B. per Chat Optionale Zusatzleistungen sind: -Verlängerung der Rahmenvereinbarung um 12 auf dann 36 Monate -Verlängerung der Rahmenvereinbarung um weitere 12 auf insgesamt 48 Monate -Migrationsunterstützung bei der Migration der Daten und Inhalte (Im Regelfall PDF-Dateien) -Einführungs- und Schulungsleistungen • Administrator Schulung • Nutzerschulungen für Multiplikatoren -Vorauszahlungsbürgschaft Die Rahmenvereinbarung wird mit einer Grundlaufzeit von zunächst 24 Monaten und zwei Verlängerungsoptionen um jeweils weitere 12 Monate abgeschlossen. Der Start der Rahmenvereinbarung ist für den 01.08.2025 geplant. An dieser Rahmenvereinbarung sind neben dem SWR als Auftraggeber die nachfolgend benannten öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten sowie deren Tochter- und Beteiligungsunternehmen, sofern die Beteiligung der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten mindestens 50% beträgt, als Bezugsberechtigte beteiligt: -Bayrischer Rundfunk (BR) -Deutsche Welle (DW) -Hessischer Rundfunk (HR) -Deutsches Rundfunkarchiv, vertreten durch den Hessischen Rundfunk -Mitteldeutscher Rundfunk (MDR) -Norddeutscher Rundfunk (NDR) -Radio Bremen (RB) / Bremedia Produktion GmbH -Rundfunk Berlin-Brandenburg (RBB) -ARD-Play-Out-Center/ARD-Text, vertreten durch den Rundfunk Berlin-Brandenburg -ARD-Hauptstadtstudio, vertreten durch den Rundfunk Berlin-Brandenburg -Südwestrundfunk (SWR) -ARD Online, vertreten durch den Südwestrundfunk -funk, vertreten durch den Südwestrundfunk -Westdeutscher Rundfunk (WDR) -Zweites Deutsches Fernsehen (ZDF) Ebenfalls bezugsberechtigt sind Gemeinschaftseinrichtungen (GSEA), für die der jeweilige Bezugsberechtigte die Federführung hat. Die Abnahmemengen sind in den Verfahrens- und Vertragsunterlagen, Kapitel 5.5 Abnahmemengen dargestellt: Abnahmemengen Anzahl Lizenzen in Stück: Mindestabnahmemenge: 863 Stück, Geplante Abnahmemenge: 2.025 Stück, Optionale Höchstabnahmemenge: 2.850 Stück