OV 430-2024 Unterstützungsleistung Microsoft 365 (Phase II)

F&W hat im Frühjahr 2024 die sukzessive Einführung von Microsoft 365 (nachfolgend MS365) gestartet. Ziel ist es, die Basisfunktionen (Sharepoint, Outlook, Teams, Office-Online) bis Mitte 2025 schrittweise zu implementieren. Zur Umsetzung dieses Vorhabens wurde eine Projektgruppe, bestehend aus Fachkräften der IT, des Betriebes, der Unternehmenskommunikation und der Personalabteilung gegründet. In der ersten Projektphase werden die bislang genutzten Funktionen von HCL Notes sukzessive bis Ende 2024 abgelöst und ein Intranet in MS Sharepoint aufgebaut. Die Realisierung dieser ersten Projektphase wird bereits mit externer Unterstützungsleistung vorangetrieben, die bis August 2024 abgedeckt ist. Gegenstand dieses Auftrages ist es, den Einführungsprozess von MS365 weiterhin zu unterstützen. Insbesondere die Einführung von MS Teams und die Weiterentwicklung des auf SharePoint (modern UI) basierenden Intranets für ca. 2.000 Anwender:innen stehen dabei im Hauptfokus. In weiteren Phasen geht es um die Abbildung interner Prozesse durch Power Automate. Zudem beinhaltet der Vertrag Beratungs- und Unterstützungsleistungen beim Wandel der digitalen Zusammenarbeit, der Etablierung moderner Arbeitsweisen sowie bei der Entwicklung von Maßnahmen zur Akzeptanzsicherung. Unter Anderem ist geplant, dass sehr relevante Workflows (3-4) unter Nutzung von MS365 Standards entwickelt und im Intranet integriert werden, z.B. Urlaubsmeldung und Verlinkung zu SAP.