Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (Laufzeit: 60 Monate +Verlängerung um 2x 1 Jahr)

Die TU Ilmenau beabsichtigt die Einführung eines hochschulweiten Dokumentenmanagementsystems zur Schriftgutverwaltung, Aktenbildung, Aufbewahrung innerhalb gesetzter Fristen und Übergabe in ein Langzeitarchiv. Ziel ist es, existierendes und aufzunehmendes Schriftgut zusammen mit den beschreibenden Metadaten in einem integrierten System über ein Web-Portal für alle Universitätsmitglieder zur Verfügung zu stellen und geeignete Bearbeitungsprozesse zu automatisieren. Darüber hinaus sollen Fachverfahren mit dem Ziel angeschlossen werden, Dokumente strukturiert in die Akten des Dokumentenmanagementsystems zu übernehmen, lesbar über den Dokumentenlebenszyklus den Fachverfahren anzubieten und die Aufbewahrungsfristen anzusteuern. Die Universität nutzt derzeit das Dokumentenmanagementsystem VIS 6 der Firma PDV GmbH Erfurt mit einzelnen Anwendungsfällen. Mit der Einführung des Systems verfolgt die TU Ilmenau die folgenden Ziele: • Ausbau des Dokumentenmanagements und Integration in die Abläufe und IT-Infrastruktur der Universität • Strukturierte und revisionssichere Schriftgutverwaltung, • Unterstützung der Einhaltung von rechtlichen Rahmenbedingungen, • Transparenz der Prozesse, • Automatisierung der Prozesse, • Steigerung der Effektivität der Prozesse. Vertragsgrundlage des gewählten Bereitstellungsmodells (SaaS) soll ein EVB-IT Cloudvertrag einschließlich der ergänzenden Vertragsbedingungen für Cloudleistungen (EVB-IT-Cloud AGB) in gültiger Fassung sein.