Versand von Beitragsdokumenten

Ausschreibungsgegenstand ist der Versand von Beitragsdokumenten der Hauptabteilung Beitrag und Finanzen (HBF) zur Beitragserhebung und Beitragsverfolgung an die im Mitgliederverzeichnis der Auftraggeberin eingetragenen Unternehmen in der gesamten Bundesrepublik Deutschland. Die HBF ist für die Verwaltung und Betreuung der Unternehmen in mitgliedschafts- und beitragsrechtlichen Angelegenheiten zuständig. Für die Steuerung der Aktionen der HBF ist die Abteilung Zentrale Dienste mit der verantwortlichen Organisationseinheit SG Systembetreuung zuständig. Für die Dienstleistung dieser Ausschreibung soll eine Rahmenvereinbarung über 2 Jahre geschlossen werden, mit der Option der zweimaligen Verlängerung um jeweils ein weiteres Jahr, beginnend zum 01.02.2022. Pro Jahr sind in 7 verschiedenen Projekten insgesamt ca. 851.00 Briefe zu versenden. Hinzu kommen noch 5 Projekte mit ca. 639.000 Sendungen, welche nach Bedarf innerhalb der Gesamtlaufzeit von 4 Jahren zu versenden sind (Bedarfssendungen). Über den gesamten Zeitraum rechnen wir mit einem Versand von ca. 4.043.000 Sendungen. Diese Schätzungen basieren auf den Zahlen der vergangenen Jahre. Die Auftraggeberin strebt an, im Rahmen der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung künftig den Versand von Sendungen zur Beitragserhebung und Beitragsverfolgung an die im Mitgliederverzeichnis der Auftraggeberin eingetragenen Unternehmen in der gesamten Bundesrepublik Deutschland über eine bereits vorhandene Plattform (meineBGHM) digital zur Verfügung zu stellen. Ein verbindlicher Zeitplan für den Beginn des digitalen Versandes liegt noch nicht vor. Nähere Ausführungen hierzu finden Sie im Leistungsverzeichnis. Das Auftragsvolumen für die Gesamtlaufzeit von 4 Jahren beträgt aus heutiger Sicht ca. 2,4 Mio. EUR netto und teilt sich voraussichtlich wie folgt auf die Lose auf: Los 1 Ost: ca. 646.880 Sendungen, inkl. des geschätzten Anteils der Bedarfssendungen, mit einem Auftragsvolumen von ca. 384.000,00 € netto. Los 2 Nord: 768.170 Sendungen, inkl. des geschätzten Anteils an Bedarfssendungen, mit einem Auftragsvolumen von ca. 456.000,00 € netto. Los 3 Mitte: ca. 1.172.470 Sendungen, inkl. des geschätzten Anteils an Bedarfssendungen, mit einem Auftragsvolumen von ca. 696.000,00 € netto. Los 4 Süd: ca. 1.455.480 Sendungen, inkl. des geschätzten Anteils an Bedarfssendungen mit einem Auftragsvolumen von ca. 864.000,00 € netto. Hinweis: Nur für die Projekte 8 und 11 kann die Auftraggeberin mit Sicherheit sagen, dass sich die Verteilung auf die einzelnen Lose so verhält. Bei allen anderen Projekten muss die Auftraggeberin aktuell, aufgrund der Losaufteilung, von prognostischen Zahlen ausgehen, die sich aufgrund der Zahl der Mitgliedsunternehmen im jeweiligen Bereich ergeben. Es kann nicht gesagt werden, ob die Unternehmen im selben Verhältnis in den Projekten enthalten sind, wie diese sich auf das Bundesgebiet verteilen. Dies ist unter anderem abhängig von der Zahlungsmoral und von der Größe der Unternehmen (Mitarbeiterzahl). Die geschätzte Aufteilung der einzelnen Sendungen je Los kann dem Leistungsverzeichnis entnommen werden.