SAP S/4 HANA Systemumstellung

Helmholtz Munich nutzt seit dem Jahr 2008 das SAP-System mit einer Reihe von Modulen als zentrales Datenverarbeitungssystem in der Administration. Die Administration besteht aus den Bereichen Finanzen, Einkauf, Personal, Recht, Infrastruktur, Digitale Transformation & IT sowie einigen Stabsstellen. Das SAP-Umstellungsprojekt umfasst ca. 180 Mitarbeiter aus diesen Fachbereichen mit Zugriff auf das ERP-System. Insbesondere werden die Kernkomponenten FI, CO für Finanzen und Controlling, MM für Einkauf und Materialwirtschaft, sowie HCM für Personal eingesetzt. Darüber hinaus finden noch weitere Module zur Projektsteuerung (PS), zum Haushaltsmanagement (PSM), für Versand (SD) Anwendung. Das Modul zur Kursorganisation (LSO) ist zwar implementiert, wird aber aktuell und zukünftig nicht mehr genutzt. Im Bereich Finanzen wird außerdem ein SAP-AddOn (xSuite) für die Rechnungsverarbeitung eingesetzt. Für den Einkauf ist ebenfalls das SAP-Addon Ariba seit April 2022 implementiert und wird planmäßig im April 2024 um die Beschaffungslösung easyBanf ergänzt. Des Weiteren wird ein NON-SAP System für die Zeitwirtschaft in der SAP-Umgebung genutzt. Eine detaillierte Systemübersicht liefert Anlage Systemübersicht ERP 2024. Weitere SAP-Funktionalitäten wie FIORI (geplanter Start in 2024) und CATS sind für die nähere Zukunft geplant und müssen bei dieser S4/HANA-Umstellung ebenfalls berücksichtigt werden. Aufgrund der vorliegendenSAP-Struktur sind neben dieser vollumfänglichen Ausdehnung auf alle SAP-Module und Addons ebenso alle relevanten NON-SAP-Anwendungen mit deren Schnittstellen miteinzubeziehen. Ein SAP-Readiness-Check wurde in Q4/2023 durchgeführt und die Ergebnisse finden sich in Anlage SAP Readiness-Check & Anlage SAP Readiness-Check Detail. Neben den fachlich-inhaltlichen und technischen Themen entlang der zu erstellenden Soll-Skizze sind ebenso verschiedene Projektschnittstellen von Helmholtz-Munich zu berücksichtigen. Die Realisierung von Workflows/Automatisierungen sind im Projektkontext besonders zu prüfen; Digitalisierungsmaßnahmen sind ebenfalls sehr relevant. Für die Projektdurchführungsphase des SAP S/4 HANA-Projekts wird bis Projektabschluss nun ein Partner zur Beratung und Implementierung gesucht.