Rahmenvertrag zu Agenturleistungen für verschiedene analoge und digitale Veranstaltungsformate

Die Landeszentrale für politische Bildung Nordrhein-Westfalen (im weiteren Verlauf: Landeszentrale, LZpB oder Auftraggeber) ist eine überparteiliche Bildungseinrichtung. Sie hat die Aufgabe, demokratisches Bewusstsein und politische Partizipation zu fördern. Die Landeszentrale informiert parteiübergreifend und über eine Vielzahl von wichtigen gesellschaftlichen und politischen Themen. Zum Angebot der Landeszentrale zählen auch zahlreiche digitale und analoge Veranstaltungsformate zu unterschiedlichen Themen der politischen Bildung. Dabei handelt es sich sowohl um etablierte Veranstaltungsformate, als auch regelmäßig um neue Formate, die erstmals vorbereitet, umgesetzt und nachbereitet werden. Zu den Formaten zählen klassische, digitale oder analoge Veranstaltungsformate wie Sitzungen, Seminare, Fortbildungen, Planspiele, Konferenzen, Tagungen, etc., aber auch außergewöhnliche Veranstaltungsevents wie Theateraufführungen, Festveranstaltungen, Touren, Flash Mobs oder Sessions. Der Auftrag der Landeszentrale, Menschen im Land für die Demokratie zu begeistern und das demokratische Miteinander zu fördern, verlagert sich aus verschiedenen Gründen auch zunehmend in den digitalen Raum. Zuletzt wurden aufgrund der pandemischen Lage in Deutschland zunehmend Online-Veranstaltungen konzipiert und angeboten. Für ihre zahlreichen in die Öffentlichkeit wirkenden digitale oder analoge Aktionen benötigen die Referate der Landeszentrale die Unterstützung durch eine professionelle Veranstaltungsagentur. Bereits in den vergangenen Jahren wurde eine professionelle Veranstaltungsagentur im Zuge eines Rahmenvertrags mit der Betreuung aller veranstaltungsrelevanter Aktivitäten beauftragt. Dieser Rahmenvertrag endet am 30. Juni 2021. Für die Landeszentrale ist es von besonderer Bedeutung, ohne zeitliche Unterbrechung Agenturleistungen in Anspruch nehmen zu können, damit die verschiedenen Veranstaltungsformate wie geplant angeboten werden können. Zum Zeitpunkt dieses Vergabeverfahrens sind die genaue Art, der Umfang und der Zeitpunkt der zu erbringenden Leistungen nicht konkret beschreibbar. Es wird daher ein Rahmenvertrag ausgeschrieben, aus dem sukzessiv Leistungen zu vereinbarten Aufwandsvergütungssätzen abgerufen werden können. Der Auftraggeber wird jede Einzelleistung durch einen Einzelauftrag beauftragen. Hierzu vereinbaren Auftraggeber und Veranstaltungsangentur (im folgenden Auftragnehmerin genannt) jeweils vor einer Leistungserbringung in Textform (i.d.R. per E-Mail), welche Leistung im Einzelnen und mit welchem Aufwand erbracht werden soll. Alle Kalkulationen müssen sämtliche Nebenkosten enthalten. Der Auftraggeber erhält an allen Arbeitsergebnissen im Sinne des Urheberrechtsgesetzes die ausschließlichen, unwiderruflichen, übertragbaren sowie räumlich, zeitlich und inhaltlich unbeschränkten Nutzungsrechte. Bei der Beauftragung handelt es sich nicht um einen Alleinvertretungsauftrag für die Landeszentrale im Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen. Es wird davon ausgegangen, dass die geforderten Leistungen in der Gesamtverantwortung des Bieters liegen, auch wenn Teilleistungen als Unteraufträge an Dritte vergeben werden können. Der Dienstleistungsvertrag wird entsprechende Bestimmungen enthalten. Zur konkreten Leistungs- und Aufgabenbeschreibung sowie dem Zeitraum der Leistungserbringung und Vergütung wird auf das Dokument „2021-04-22 Leistungsbeschreibung_Agenturleistungen“ als Bestandteil der Vergabeunterlagen verwiesen.