Rahmenvertrag Veranstaltungen

Die Veranstaltungen des nordrhein-westfälischen Ministeriums für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie (im Folgenden MWIDE bzw. Auftraggeber) sind ein wichtiges Instrument für den Dialog zwischen Wirtschaft, Unternehmen, Verbänden, Politik und Medien. Aufgrund des Zuschnitts des Ministeriums sind die Formate und Themen der Veranstaltungen ausgesprochen vielfältig und erreichen entsprechend unterschiedliche Zielgruppen. Seit Mitte 2017 gibt es eine Rahmenvereinbarung mit einer Agentur für die Organisation des Großteils der Veranstaltungen des MWIDE. Einzelbeauftragungen aus diesem Vertrag sind bis zum 31.8.2020 möglich. Die Durchführung dieser Einzelbeauftragungen muss bis spätestens zum 30.4.2021 abgeschlossen sein. Im Jahr 2019 wurden vom jetzigen Dienstleister 16 Veranstaltungen des MWIDE organisiert und durchgeführt. Die Organisation von Veranstaltungen des MWIDE im Wege einer zentralen Veranstaltungsorganisation hat sich bewährt. Synergieeffekte optimieren die internen, organisatorischen Abläufe in der Vorbereitung sowie vor Ort. Zudem finden gestalterische Standards, die sich aus der Verwendung des NRW-Designs ergeben, durchgängig Anwendung. Ausgeschrieben wird eine neue Rahmenvereinbarung über die komplette Organisation (Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung) von Veranstaltungen, die ab dem 1. September 2020 einzelbeauftragt werden sollen und die einem der nachstehend aufgeführten Typen entsprechen. Wesentliche Unterschiede bestehen dabei hinsichtlich des Veranstaltungsformats, der Zielgruppen und der Teilnehmerzahlen. Es handelt sich um hochwertige, moderne, jeweils durch unterschiedliche kreative und digitale Elemente gekennzeichnete Veranstaltungen, die insgesamt den Weg des Wirtschafts- und Digitalministeriums nach vorne aufzeigen. Veranstaltungen, die einer umfassenden fachlichen inhaltlichen Vorbereitung durch die Agentur sowie der Einholung erheblichen externen Sachverstands bedürfen, werden von der Rahmenvereinbarung nicht erfasst. Der Auftraggeber wird die Organisation einzelner Veranstaltungen durch Abruf aus der Rahmenvereinbarung mit einem Einzelauftrag — schriftlich oder per E-Mail — beauftragen. Die planvolle Vorbereitung der Veranstaltungen sowie die Gewährleistung eines reibungslosen Veranstaltungsablaufs in organisatorischer und technischer Hinsicht werden als selbstverständlich vorausgesetzt. Der Auftragnehmer kann im Einzelfall mit Zusatzaufgaben und speziellen Anforderungen, die zur Umsetzung der einzelnen Veranstaltung erforderlich werden, betraut werden. Die Abrechnung erfolgt auf Basis von Einzelnachweisen.