Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Zentralisierung und Automatisierung: Ein modernes Dokumentenmanagementsystem soll eine zentrale Plattform bieten, die es ermöglicht, Dokumente effizient zu erfassen, zu speichern, zu organisieren und auszutauschen. Dies reduziert redundante Dateneingabe und manuellen Aufwand erheblich. Ein VBS soll Vorgänge optimieren und beschleunigen. Verbesserte Zugänglichkeit und Verfügbarkeit: Das DMS sollte allen Beteiligten einen einfachen und sicheren Zugriff auf benötigte Dokumente ermöglichen. Dies fördert die Zusammenarbeit und Effizienz, insbesondere für remote arbeitende Teams oder Mitarbeiter an verschiedenen Standorten. Aktualisierung und Erweiterung der Dokumentenverwaltung: Das neue DMS sollte die Möglichkeit bieten, fehlende Akten wie Drittmittel-, Bau- und Einkaufsakten zu erstellen und zu verwalten. Gleichzeitig soll es das veraltete System, das aktuell für Vertragsmanagement und Rechnungsarchivierung genutzt wird, am Campus ablösen und durch moderne Funktionen ersetzen. Effizienzsteigerung und Sicherheitsverbesserung: Durch die Einführung eines DMS sollen Arbeitsabläufe optimiert, Zeit gespart und die Sicherheit sensibler Informationen gewährleistet werden. Revisionssicherheit, Compliance mit gesetzlichen Vorschriften und branchenspezifischen Anforderungen sind dabei essenziell. Erleichterte Projektprüfungen und Audits: Das neue DMS soll die Durchführung von Projektprüfungen und Audits effizienter und automatisierter gestalten, um den Anforderungen der Forschenden sowie der administrativen Abteilungen gerecht zu werden.