Bestandsdigitalisierung

Die WBM beabsichtigt, sich von physischen Archivflächen trennen und ihre Papierbestände bestehend aus Papierakten und Hängeregistern digitalisieren. Die WBM strebt eine längerfristige Partnerschaft mit einem Dienstleister in Form eines Rahmenvertrags an. Die Ausschreibung erfolgt für eine Rahmenvertragslaufzeit von 4 Jahren. Aus diesem Rahmenvertrag erfolgen die Abrufe für die 1. Digitalisierungswelle (ca. 8 700 Aktenordner) bis Ende 2020 sowie nach Bedarf für weitere Digitalisierungskontingente (ab 2021 ca. 500 Aktenordner). Die zu digitalisierende Akten müssen nach der Digitalisierung in unterschiedliche Systeme (das im Aufbau befindliche Dokumentenmanagementsystem und ERP-System WODIS Archiv) importiert werden. Je nach System sind die Dokumente der WBM unterschiedlich indiziert zu übergeben. Der Bieter muss in der Lage sein, alle Verarbeitungsschritte von der Abholung bis zur Bereitstellung der Images und Indexdaten abzubilden.