Abschluss eines Rahmenvertrags über die Lieferung von Büroarbeitsstühlen für die Stadtverwaltung Essen

Unterjährig werden durch die Stadt Essen bedingt durch Umzüge, Personalzuwachs oder aufgrund von Verschleiß laufend neue Büroarbeitsstühle benötigt. Zudem wurde im Jahr 2019 der Austausch aller Büroarbeitsstühle an Verwaltungsarbeitsplätzen gegen ergonomische Büroarbeitsstühle (Modell Axia 2.4 der Firma BMA) begonnen. Der Abschluss dieses Austauschprogramms steht im Jahr 2025 an. Der aktuelle Rahmenvertrag über die Lieferung von Büroarbeitsstühlen wird voraussichtlich spätestens Anfang bis Mitte April 2025 ausgeschöpft sein. Gegenstand dieser Ausschreibung ist daher der Abschluss eines Folgerahmenvertrags über die Lieferung von Büroarbeitsstühlen für die Stadt Essen. Die Leistung wird in zwei Losen vergeben: - Los 1: Lieferung von ca. 320 Büroarbeitsstühlen des Modells Axia 2.4 der Firma BMA oder gleichwertig (inkl. Koordinationsleistungen und Altstuhlverwertung) im Rahmen des Austauschprogramms im Jahr 2025 sowie die Lieferung von Ersatzteilen in den Folgejahren - Los 2: Lieferung von Büroarbeitsstühlen im Rahmen von Ersatz- und Neubeschaffungen Die beauftragten Büroarbeitsstühle oder Zubehörteile sind von dem Auftragnehmer innerhalb einer Frist von 30 Arbeitstagen nach Abruf an über 350 im Essener Stadtgebiet verteilte Standorte auszuliefern. Die Vertragslaufzeit beider Lose beginnt nach Ausschöpfung des aktuell noch bestehenden Rahmenvertrags mit dem ersten Abruf (voraussichtlich Anfang bis Mitte April 2025), frühestens mit Zuschlagserteilung. Die Grundvertragslaufzeit beträgt jeweils ein Jahr ab Beauftragung, zuzüglich der dreimaligen Option auf Verlängerung des Vertrags um je ein weiteres Jahr, sodass die maximale Laufzeit vier Jahre beträgt. Sofern bis zum 31. Oktober 2025 bzw. bis zum 31. Oktober der Folgejahre keine Kündigung des Vertrags seitens der Stadt Essen oder des Auftragnehmers erfolgt ist, verlängert sich der Vertrag stillschweigend um je ein weiteres Jahr. Die Werthöchstgrenze, der aus dem zu schließenden Rahmenvertrag abzurufenden Büroarbeitsstühle, beträgt für die Gesamtvertragslaufzeit inkl. aller Optionen 520.139,50 EUR Brutto für Los 1 und 1.475.142,33 Brutto für Los 2. Eine Gewährung von 10 Jahren Garantie auf alle Bestandteile der Büroarbeitsstühle zu Los 1 und 2 ist ebenso Vorraussetzung, wie eine Nachkaufgarantie von mindestens 10 Jahren ab Kaufdatum für sämtliche Ersatzteile. Innerhalb des Gewährleistungszeitraums werden sämtliche Gewähr- und Garantieleistungen kostenfrei erbracht. Es können seitens des Auftragnehmers auch keine Fracht-, Fahrt- oder Lohnkosten geltend gemacht werden. Eine Gewährleistungspflicht besteht für die vollständige Funktionssicherheit auch dann, wenn der Mangel oder Fehler bei der Entgegennahme der Lieferleistung bereits bestand, jedoch nicht erkannt wurde. Alle Büroarbeitsstühle müssen sichtbar (z.B. unter der Sitzschale) mit dem Herstellernamen, dem Modellnamen und dem Liefertermin (mindestens Monat und Jahr) versehen sein, um Gewährleistungsansprüche zwischen dem Lieferanten und dem Bedarfsträger nachvollziehen zu können.