81302015-Unterstützung im Eventmanagement

Das Projekt "Gute Dienste für Frieden und Stabilität" sucht mehrere Eventagenturen, die in Turnusmodus Leistungen im Bereich des Veranstaltungsmanagements je nach Dialogformat und nach Verfügbarkeit übernehmen. Gegenstand dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Unterstützung bei der Organisation, Durchführung und Nachbereitung verschiedenen Dialog- und Veranstaltungsformate durch 3 Eventagenturen während der Vertragslaufzeit. Sollten keine 3 zuschlagsfähige und wirtschaftliche Angebote vorliegen, behält sich die GIZ das Recht vor, die Rahmenvereinbarung auch nur mit 2 Anbietern bzw. 1 Anbieter je nach Angebotslage abzu-schließen.. Dies betrifft alle Aspekte der Veranstaltungslogistik sowie des Teilnehmendenmanagements. Konkrete Veranstaltungstermine und -Formate stehen zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht fest und können ad-hoc angefragt werden. Daher wird eine flexible und ggf. auch sehr kurzfristige Umsetzung der nachfolgend genannten Leistungen vorgesehen: 1. Koordinierung und Steuerung: Teilnahme an Koordinierungsterminen, Bereitstellung eines/einer Ansprechpartners/-partnerin für allgemeine Fragen der Zusammenarbeit Vertrages, methodisch/logistische Beratung allgemeiner Art, u.a. 2. Logistik und Dienstleistermanagement (veranstaltungsbezogen): Location-Scouting und Management von Dienstleistern in Verbindung zum Veranstaltungsort (Technik, Catering, Ausstattung, etc.) einschließlich der Beauftragung gemäß der AVB der GIZ; Beauftragung weiterer Dienstleister für das Event (Moderation, Grafik recording, Fotograf) gemäß der AVB der GIZ, u.a. 3. Teilnehmendenmanagement (veranstaltungsbezogen): Einladungsmanagement in allen seinen Facetten (von der Prüfung und Überarbeitung des Verteilers, über den Versand von Save-the-date und Einladung bis zur Planung und Durchführung der Akkreditierung sowie der Betreuung der Teilnehmenden während der Veranstaltung), Bereitstellung des elektronischen Teilnehmendenmanagementsytems inkl. der Erstellung von Registrierungsseiten und der Einrichtung von Postfächern, u.a. 4. Reisemanagement (veranstaltungsbezogen): Buchung von Flügen, Organisation und Koordinierung des Transports, Unterstützung bei der Visabeschaffung, Versand von Reise- und Versicherungsunterlagen, etc. 5. Nachbereitung (veranstaltungsbezogen): Auswertung der Dienstleistungen, Bereitstellung eines digitalen Evaluierungstools für Teilnehmende sowie Vorbereitung der Evaluierungsergebnisse.