Workflow-Management-System (WMS)

Die Ruhr-Universität Bochum (nachfolgend RUB genannt) gehört mit mehr als 43 000 Studierenden aus über 130 Ländern und ca. 6 000 wissenschaftlichen und nichtwissenschaftlich Beschäftigten zu den zehn großen Universitäten Deutschlands. In insgesamt 20 Fakultäten wird geforscht und gelehrt, wobei der angebotene Fächerkanon das gesamte Spektrum der akademischen Disziplinen von den Geistes- und Sozialwissenschaften, über die Naturwissenschaften und Ingenieurswissenschaften bis hin zur Medizin abdeckt. Die RUB zeichnet sich wesentlich durch fachübergreifende Spitzenforschung aus, welche sowohl in wechselnden Forschungsverbunden, als auch in festen Research Departments multidisziplinär organisiert ist sowie durch eine konsequente Vernetzung der Wissenschaft und Forschung anhand von Kooperationen und Zusammenschlüssen auf regionaler, nationaler und internationaler Ebene. Zusätzlich zu den wissenschaftlichen Einrichtungen besitzt die RUB zentrale Betriebseinheiten, die den Betrieb auf dem Campus sicherstellen sowie neun Verwaltungseinheiten, in denen die Wissenschaft durch definierte Aufgaben und Verantwortungen unterstützt wird. Mit Einführung des E-Government Gesetztes NRW (EGovG NRW) im Juli 2016 und unter Berücksichtigung der E-Rechnungsverordnung NRW (E-Rech-VO) von September 2019 müssen ab dem 1. April 2020 alle Hochschulen in NRW und somit auch die Ruhr-Universität Bochum in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach dem Standard XRechnung zu empfangen und zu verarbeiten. Dies erfordert die Anpassung des derzeitig papierbasierten Rechnungsprozesses (Rechnungsannahme, Rechnungsverarbeitung und Rechnungsarchivierung, einschließlich sämtlicher innerbetrieblichen Kontrollverfahren) an völlig neue technische Vorgaben. Zurzeit wird an der RUB die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben durch eine Übergangslösung sichergestellt, welche im vorliegenden Projekt durch eine ganzheitliche Lösung abgelöst werden soll. Um das volle Potential eines E-Rechnungsprozesses auszuschöpfen hat sich die RUB entschlossen, den ganzheitlichen Prozess – von der Bestellvorbereitung, über die Bestellung, bis hin zur Rechnungsverarbeitung und zur Rechnungsarchivierung – zu digitalisieren. So können durch das Zusammenspiel der elektronischen Bestellung und Rechnung, welche prozessual eng miteinander verbunden sind, die Optimierungs- sowie Automatisierungspotentiale maximal ausgenutzt werden. Da zurzeit nahezu alle Bearbeitungsschritte manuell und papierbasiert erfolgen, handelt es sich bei diesem Projekt nicht nur um eine technische Transformation, sondern vielmehr um eine grundlegende Umstellung der bisherigen Arbeitsweise an der RUB, da insbesondere der Bestellprozess sämtliche Bereiche und folglich fast alle Beschäftigen der RUB betrifft.