Überlassung, Einführung und Betrieb einer CAFM-Softwarelösung für die Deutsche Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) beabsichtigt, eine Software im Bereich Computer Aided Facility Management (CAFM) zu beschaffen. Die beiden Liegenschaften der DNB in Leipzig und Frankfurt am Main mit dem gesetzlichen Auf-trag der Bewahrung und Zugänglichmachung des Gedächtnisses der Nation umfassen an beiden Standorten unter anderem die im folgenden aufgeführten Gebäude-Nutzungsarten samt der technischen Infrastruktur: Bibliothek mit Lesesälen, Museum bzw. Archiv mit Ausstellungsflächen, Magazine für Medien, Archivalien und Exponate, Restaurierungswerkstätten, IT-Serverräume, Büro- und Besprechungsräume samt Teeküchen, Restaurants mit Kühlraum, Küche, Selbstbedienungstheke und Speiseraum, Veranstaltungsräume und Kongresszentrum für bis zu mehreren 100 Personen, Poststellen, Kopier- und Druckzentren, Sanitäre Anlagen, Parkhaus, Außenanlagen mit Stellflächen, Freisitz und Grünflächen, Hotelgleiche Apartments und langfristig vermietete Wohnungen. Nutzer der Liegenschaften mit rund 65.000 m² Nutzfläche in Leipzig und rund 50.000 m² Nutzfläche in Frankfurt am Main sind die ca. 700 Beschäftigten der DNB, die Angestellten der externen Dienstleister sowie ein breites öffentliches Publikum. Bisher werden die notwendigen Daten und Vorgänge individuell gestaltet erfasst, in entsprechend den Aufgaben selbst entworfenen Vorlagen (überwiegend MS Office-Anwendungen wie Excel, Access, Word - auch in Papierform), abgelegt in unterschiedlichen Verzeichnissen bzw. Ordnern. Medienbrüche sind häufig. Ziel dieser Ausschreibung ist die Einführung eines CAFM Systems, das die vom GEFMA e.V. Deutscher Verband für Facility Management herausgegebenen Kriterien der GEFMA 444 und der GEFMA 445 (beide Ausgabe 2023-07) erfüllt. Im Einzelnen sind folgende Leistungen zu erbringen. - Bereitstellung einer SaaS-Lösung für ein CAFM-System mit zunächst Möglichkeiten zur strukturierten Abbildung der Liegenschaften (Grundstück, Gebäude, Räume, Flächen), zur Erfassung und Verwaltung der haustechnischen Anlagen sowie des beweglichen Inventars gemäß den im Kapitel „Anwendungsschwerpunkte“ genannten Funktionen bzw. Modulen - Bereitstellung von zunächst zehn Zugriffen auf das CAFM-System, optional Erweiterung des Lizenzumfanges - Der Zugriff auf das Produkt muss Browserbasiert sein und über die gängigen Web-Browser (Edge, Chrome, Firefox) möglich sein - Herbeiführung der Betriebsbereitschaft - Bereitstellung der Basis-Funktionen und ausgewählter Erweiterungen - Konfiguration und Customizing bei Bedarf - Migration der Alt-Daten durch den Auftragnehmer, z.B. Importmöglichkeit von Daten aus Excelsheets und ggf. Unterstützung bei der Übernahme dieser Daten; samt einer Fehlerkorrektur - Anwender- und Administratorenschulung - Dokumentationsunterlagen, Betriebs- und Benutzerhandbücher - Datensicherungsservice/Backup/Data Restore - Wartung, Weiterentwicklung - Störungsklassifizierung und Störungsbeseitigung - Support / Maintenance auf grundsätzlich unbestimmte Zeit (Mindestvertragsdauer 48 Monate, Option auf Verlängerung) - Optional: Personen- bzw. Dienstleistungstage auf Abruf - Optional: Pflichten und Leistungen in Zusammenhang mit dem Vertragsende