Stadt Koblenz_Beschaffung DMS

Die Stadt Koblenz ist auf der Suche nach einer zukunftsfähigen DMS-Lösung, welche es ermöglicht, Unterlagen in elektronischer Form zu speichern und gesetzeskonform aufzubewahren sowie die Verwaltung in der Bearbeitung von Verwaltungsprozessen zu unterstützen. Daher plant die Stadt Koblenz die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS-/Archivlösung, welche nach einer Testphase und den hier beschriebenen ersten Umsetzungsprojekten schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll. Die einzuführende DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und -quellen bedient, d. h. im System abgelegt und über das System recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss sich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen kurz- und mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen zu den jeweiligen Fachverfahren innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen. Zielsetzung ist vornehmlich die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung und, daraus resultierend, die Optimierung der Geschäftsprozesse innerhalb der gesamten Verwaltung. Zudem ist beabsichtigt, die Verwaltungsabläufe schlanker zu gestalten (Prozess-optimierung), um Auskünfte schneller und einfacher geben zu können. Die Einführung der neuen DMS-Lösung erfolgt in Teilschritten in einzelnen Bereichen der Stadt Koblenz.