Software (SaaS) für eine interne Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) für die DNB

Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) ist verpflichtet, eine interne Meldestelle zur Entgegennahme von Hinweisen ihrer Mitarbeitenden nach dem sog. Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) einzurichten. Die DNB hat die Bereitstellung einer entsprechenden DSGVO- und BDSG-konformen Software zu vergeben. Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer muss innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Zulässig ist darüber hinaus auch ein Standort in einem Drittland, dessen Datenschutzniveau gem. Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission als gleichwertig anerkannt ist. Hosting und Betrieb der Software müssen cloudbasiert (Software-as-a-Service) erfolgen. Über die Software sollen Hinweise von Hinweisgebenden anonym und webbasiert erfasst und verschlüsselt an die Hinweisempfangenden übermittelt werden. Die Erfassung muss über die gängigen Webbrowser möglich sein, mindestens MS Edge, Google Chrome und Firefox müssen unterstützt werden. Die Kommunikation zwischen Hinweisgebenden und Hinweisempfangenden muss über die Software sicher und nach Wunsch des Hinweisgebenden anonym mindestens in deutscher Sprache abgewickelt werden. Alle eingehenden Hinweisfälle müssen über ein Case Management registriert und verwaltet werden. Die Anwendung muss für die Hinweisgebenden intuitiv und ohne vorherige Einführung oder Schulung möglich sein. Das Angebot muss die pauschale Erbringung der oben genannten Leistungen pro Jahr unabhängig von der Mitarbeitendenzahl umfassen. Derzeit hat die DNB 628 Mitarbeitende.