Rahmenvertrag Büroausstattung des Herstellers fm-Büromöbel

1. ALLGEMEINES Im Landtag von Sachsen-Anhalt sind gegenwärtig etwa 350 Personen - Abgeordnete, Beschäftigte der Fraktionen sowie Beschäftigte der Landtagsverwaltung - auf sieben Liegenschaften verteilt. Die Liegenschaften befinden sich überwiegend im Eigentum des Landes Sachsen-Anhalt, umfasst aber auch Mietobjekte. Am Domplatz 6-9 befindet sich das Haupthaus des Landtags, weitere Liegenschaften rund um den Domplatz befinden sich am Domplatz 1a, Domplatz 2/3, sowie Domplatz 11. Darüber hinaus befinden sich in unmittelbarer Nähe zum Haupthaus die Außenstellen in der Fürstenwallstr. 17, Leiterstr. 12 sowie Schleinufer 12/13. Für die Ausstattung der Dienst- und Beratungsräume der Abgeordneten und Beschäftigten beabsichtigt der Landtag von Sachsen-Anhalt den Abschluss eines Rahmenvertrags zur Lieferung von Büromöbeln, welcher die Bedingungen für Einzelaufträge während der Laufzeit regelt. Die Laufzeit des Rahmenvertrags beträgt 3 Jahre plus Option um ein weiteres Jahr, der Vertragsbeginn ist voraussichtlich der 01. Januar 2026. Der Auftraggeber kann von einem Rücktrittsrecht Gebrauch machen, wenn der Abschluss des Rahmenvertrags durch Angaben des Bieters zustande gekommen ist, die unrichtig oder unvollständig waren oder der Auftragnehmer den in den diesem Rahmenvertrag benannten Verpflichtungen nicht nachkommt. Pro Haushaltsjahr werden Büromöbel in Höhe von ca. 50.000 EUR (brutto) unterschiedlicher Ausstattungsvarianten beschafft. Ein Anspruch auf Mindestabnahme durch den Auftraggeber in Höhe der Kalkulationsgröße oder Vergütung für den Auftragnehmer bei nicht Erreichen des Volumens besteht nicht. Die Leistungsobergrenze beträgt 220.000 EUR (brutto). 2. PRODUKTE UND ABWEICHUNG VON DER PRODUKTNEUTRALITÄT Im Rahmen der in den zurückliegenden Jahren durchgeführten Ausschreibungen wurde ein solides, zeitloses und komfortables Standardprogramm zur Ausstattung von Dienst- und Beratungsräumen gesucht. Hierbei konnten die Büromöbelprogramme fouraction, all in one, container und endless des Herstellers fm Büromöbel GmbH den Zuschlag erhalten. Das sich daraus entwickelte Einrichtung- und Gestaltungskonzept soll fortgeschrieben werden. Abweichende Büromöbelprogramme anderer Hersteller sind nicht zugelassen. Die im Leistungsverzeichnis genannten Produkte bilden das Kernsortiment ab. Der Auftraggeber behält sich vor, nach Absprache mit dem späteren Auftragnehmer, weitere, nicht im Leistungsverzeichnis, dem sogenannten Kernsortiment, enthaltene Produkte zu bestellen bzw. in das Leistungsverzeichnis aufzunehmen. Für diesen Fall werden sich die Vertragspartner auf die jeweiligen Preise verständigen, wobei ein Grundrabatt vom jeweiligen Listenpreis der Hersteller vereinbart werden sollte. Bei Aufnahme weiterer Produkte in das Leistungsverzeichnis (Kernsortiment) hat, soweit vom Auftraggeber gefordert, der spätere Auftragnehmer, das bereitgestellte elektronische Shop-System entsprechend zu aktualisieren. 3. PREISSTELLUNG Die Rechnung muss die Einzelpreise und die Gesamtpreise je Position ausweisen. Die Umsatzsteuer ist gesondert, auch mit Angabe des Umsatzsteuersatzes, auszuweisen. In die Artikelpreise sind sämtliche Nebenkosten einzukalkulieren. Die Preise des bezugschlagten Angebotes sind für die Laufzeit der Rahmenvereinbarung, zuzüglich der jeweils gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer, verbindlich. Eine Preisanpassung ist jederzeit bei einer Veränderung des gesetzlichen Mehrwertsteuersatzes in entsprechender Höhe möglich. Eine solche Änderung gilt dann ab Inkrafttreten des entsprechenden Gesetzes. Eine Preisanpassung in Folge einer Preiserhöhung durch den Lieferanten ist anzukündigen, zu dokumentieren und wird Gegenstand der Rahmenvereinbarung. 4. AUSWAHL UND BESTELLUNG Der Auftragnehmer stellt über dem Leistungsverzeichnis hinaus, ein für den Auftraggeber angepasstes elektronisches Shop-System kostenfrei bereit. Es muss von den Rechnern des Auftraggebers über einen Web-Browser genutzt werden können und dient vorrangig der Bestellabwicklung. Bei Bedarf tritt die Landtagsverwaltung mit dem Auftragnehmer in Kontakt und vereinbart einen Vor-Ort-Termin, um den Service von Beratung, Aufmaß und Planung vollumfänglich in Anspruch nehmen zu können. Im Anschluss daran ist mit dem Angebot mindestens eine 3-D-Entwurfsplanung im PDF- Format zur Verfügung zu stellen. Idealerweise werden mehrere Gestaltungsvarianten vorgeschlagen. Auch mehrere Vor-Ort-Termine sind ggf. abzusichern. Planungsleistungen sind in der Preiskalkulation für die Büromöbel zu berücksichtigen und werden nicht extra vergütet. Planungsleistungen, die Projektcharakter haben und über die Ausstattungsvorschläge für Büros hinausreichen, werden durch den Auftragnehmer gesondert angeboten. Es ist eine elektronische Auftragsbestätigung mit mindestens der Auftragsnummer, der Auftragsgegenstände, der Einzel- und Gesamtpreise zzgl. Angabe der Umsatzsteuer zu senden, sowie der voraussichtliche Liefertermin zu benennen. Bei den Einzelabrufen handelt es sich um rechtlich selbstständige Einzelaufträge. 5. LIEFERUNG UND ENTHALTENE DIENSTLEISTUNGEN Die Anlieferungen erfolgen auf Kosten und Gefahr des späteren Auftragnehmers frei Verwendungsstelle. Grundsätzlich ist innerhalb von längstens 8 Kalenderwochen nach Bestellung zu liefern. Die gelieferten Gegenstände sind kostenfrei auszupacken, aufzubauen, zu montieren und einsatzbereit zu übergeben. Die Verpackung ist kostenfrei zurückzunehmen. Eine Bedienungsanleitung ist, wenn erforderlich, der Ware beizufügen. Die Lieferung ist in der Regel eine Woche vor der geplanten Lieferung mit dem Nutzer abzustimmen. Die Montage der Büromöbel erfolgt durch geeignetes und geschultes Fachpersonal des Auftragnehmers. Leistungsstörungen und daraus resultierende Ansprüche können für jeden Einzelauftrag gesondert verfolgt werden. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, den Auftraggeber umgehend von etwa auftretenden Lieferschwierigkeiten zu unterrichten. Dies gilt insbesondere bei zu erwartender Überschreitung der Lieferfrist. Etwaige Ansprüche des Auftraggebers wegen des Lieferverzuges bleiben unberührt. 6. RECHNUNGSLEGUNG UND ZAHLUNG Für jeden Auftrag ist eine gesonderte Gesamtrechnung zu stellen. Teillieferungen und Teilrechnungen sind im Voraus zu vereinbaren. Die Rechnung ist in elektronischer Form an [E-Mail-Adresse entfernt] unter Angabe der Auftragsnummer zu senden und inhaltlich mit den einzelnen Positionen, Artikelnummern, Programmnamen und Beschreibungen auszuweisen. Weiterhin ist der Rechnung, als Anlage, der gegengezeichnete Lieferschein beizufügen. Weitere Details sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.