Organisations- und Prozessuntersuchung, hier: Erweiterung der Umsetzungsbegleitung

Im Jahr 2025 hat das IdF NRW im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb eine Organisations- und Prozessuntersuchung der Abteilung Z sowie der drei Stabsstellen mit dem Ziel der organisatorischen und prozessualen Optimierung ausgeschrieben und vergeben. Gegenstand der Beauftragung war die umfassende Analyse der bestehenden Organisationsstruktur sowie sämtlicher Arbeitsprozesse und interner wie externer Schnittstellen in den genannten Organisationseinheiten. Im Rahmen der Untersuchung sollten die bestehenden Prozesse aufgenommen, strukturiert dargestellt und hinsichtlich ihrer Effektivität und Effizienz bewertet werden. Darüber hinaus war eine kritische Betrachtung der vorhandenen Schnittstellen vorgesehen. Aufbauend auf dieser Analyse sollten Soll-Prozesse sowie eine optimierte Soll-Organisationsstruktur entwickelt werden. Bestandteil der Leistung war ferner die Erarbeitung konkreter Handlungsempfehlungen zur Prozess- und Organisationsoptimierung sowie eines Umsetzungskonzeptes zur Realisierung der vorgeschlagenen Zielstruktur. Bereits im Rahmen der ursprünglichen Ausschreibung wurde die Begleitung der Umsetzung der im Gutachten enthaltenen Maßnahmen als optionale Leistung vorgesehen. Hintergrund war die Annahme, dass sich aus der Organisations- und Prozessuntersuchung Maßnahmen ergeben würden, deren Umsetzung eine fachliche Begleitung sinnvoll erscheinen lassen könnte. Zum Zeitpunkt der Ausschreibung konnten Umfang und konkrete Inhalte der späteren Umsetzungsbegleitung jedoch noch nicht belastbar abgeschätzt werden, da diese unmittelbar von den Ergebnissen der noch durchzuführenden Untersuchung abhängig sind. Um dennoch eine Vergleichbarkeit der Angebote im Vergabeverfahren sicherzustellen, wurde für die optionale Leistung pauschal ein Umfang von 50 Beratertagen zugrunde gelegt. Die in den Entzügen befindliche Untersuchung hat jedoch gezeigt, dass für die Umsetzungsbegleitung weitere Beratertage erforderlich sind. Diese wurden mit der Änderung beauftragt.