Neuausschreibung eines Rahmenvertrags über die Lieferung von Steh-/Sitzarbeitsplätzen im Rahmen des laufenden Austauschprogramms inklusive zugehöriger Koordinationsleistungen

Unterjährig werden durch die Stadt Essen bedingt durch Umzüge, Personalzuwachs oder aufgrund von Verschleiß laufend neue Büromöbel benötigt. Gegenstand dieser Ausschreibung ist daher der Abschluss eines Rahmenvertrags über die Lieferung von Büromobiliar für die Stadt Essen. Die beauftragten Möbel sind von dem Auftragnehmer innerhalb einer Frist von 30 Arbeitstagen nach Abruf an über 350 im Essener Stadtgebiet verteilte Standorte auszuliefern. Ebenfalls von dem Rahmenvertrag erfasst ist die Fortführung des im Jahr 2019 begonnenen Möbelaustauschprogramms. In einem Zeitraum bis einschließlich 2025 sollen alle Verwaltungsarbeitsplätze mit einem neuen elektromotorischen Steh-/Sitzarbeitsplatz ausgestattet werden. Die zu erwartende Anzahl der im Rahmen des Austauschprogramms auszutauschenden Tische im 2. Halbjahr 2024 beträgt 651 Tische und im Jahr 2025 noch einmal 320 Tische. Sofern keine besonderen Gründe dagegensprechen, sind im Rahmen des Austausches vorzugsweise Tische mit dem Standardmaß 1,80 x 0,80 cm zu liefern. Abweichungen können jedoch vorkommen. Aufgrund der unterschiedlichen logistischen Anforderungen ist es erforderlich, dass der Auftragnehmer die im folgenden Verlauf der Leistungsbeschreibung beschriebenen Koordinierungsaufgaben für diesen Austausch übernimmt. Sofern ein Auftragnehmer die diesbezüglich notwendige Eignung nicht selber erbringen kann, kann er sich eines Nachunternehmers bedienen. Die Schätzung des dem Preisblatt zu entnehmenden Möbelbedarfs beruht auf den Abnahmemengen der letzten zwei Jahre. Im Rahmen der vergebenen Auftragssumme sind die einzelnen Artikel-Positionen in der Stückzahl variabel. Die Auftraggeberin behält sich die Zurückstellung oder Nichtausführung einzelner Positionen, wie auch die Abnahme von größeren als den angegebenen Mengen einer Position vor. Darüber hinaus behält sich die Auftraggeberin eine Nachbeauftragung in Höhe von max. 10 % der Gesamtauftragssumme zu identischen Einzelpreisen vor. Aufgrund des fast abgeschlossenen Austauschs der Schreibtische gegen ergonomische Steh-/ Sitzarbeitsplätze und der fortschreitenden Digitalisierung, ist gerade im Bereich der Schränke und Schreibtische eine deutliche Mindermengenabnahme nicht ausgeschlossen. Eine Abnahmeverpflichtung des Mobiliars in Höhe des Auftragswertes besteht nicht. Der Vertrag beginnt mit Zuschlagserteilung, spätestens zum 09.10.2024. Die Grundvertragslaufzeit beträgt zwei Jahre (bis zum 08.10.2026), zuzüglich zweimaliger Option auf Verlängerung des Vertrags um je ein weiteres Jahr, sodass die maximale Laufzeit vier Jahre (bis zum 08.10.2028) beträgt. Bei den anzugebenden Preisen handelt es sich um Festpreise. Eine Preisanpassung ist nicht vorgesehen. Eine Kündigung des Vertrags nach Ablauf der Grundvertragslaufzeit oder der ersten optionalen Verlängerung ist jedoch möglich. Sofern bis zum Zeitpunkt von 3 Monaten vor der jeweiligen Beendigung der Vertragslaufzeit keine Kündigung des Vertrags seitens der Stadt Essen oder dem Auftragnehmer erfolgt ist, verlängert sich der Vertrag stillschweigend um je ein weiteres Jahr. Sollte der Gesamtauftragswert für die Maximallaufzeit von 4 Jahren früher ausgeschöpft sein, endet der Vertrag zum Zeitpunkt der vollständigen Ausschöpfung. Eine Gewährung von 5 Jahren Garantie auf alle Produkte ist Voraussetzung. Sofern der Auftragnehmer einen Möbelkatalog mit über das in dieser Leistungsbeschreibung hinausgehende Mobiliar vorweisen kann, ist im Preisblatt zu Los 1 ein für das gesamte Sortiment gültiger Rabattsatz einzutragen. Dies soll die Abnahme von Alternativmobiliar in begründeten Einzelfällen beschleunigen und erleichtern. Die Konditionen und Lieferbedingungen gelten für die Alternativpositionen aus dem Möbelprogramm des Auftragnehmers unverändert. Für alle verwendeten Spanplatten gilt, dass nur die Verwendung von Spanplatten zulässig ist, die im Wesentlichen aus Nadelholz (Fichte, Kiefer) und unter 10% Laubholz aus zertifizierter nachhaltiger Forstwirtschaft nach dem PEFC-System hergestellt wurden. Ein Nachweis des Plattenherstellers ist beizufügen. Der Plattenhersteller muss zudem ISO 9001 zertifiziert sein, um eine hohe, gleichbleibende Qualität zu gewährleisten. Folgende Lose werden ausgeschrieben: - Los 1: Verwaltungsmobiliar - Los 2: Mobiliar für Schulen Die genauen Eigenschaften des zu liefernden Mobiliars können der Leistungsbeschreibung und dem Preisblatt (s. Vergabeunterlagen) entnommen werden. Koordinierungsaufgaben Im Rahmen des Möbelaustauschprogramms sind die vorhandenen nicht elektronisch höhenverstellbaren Schreibtische gegen Steh-/Sitzarbeitsplätze auszutauschen. Die zu erbringende Leistung umfasst neben der Tischneulieferung auch die Abholung und Verwertung der Alttische. Folgende Koordinierungsaufgaben sind zu erbringen: o Planung der Reihenfolge und Zeitplanerstellung unter Beteiligung der jeweiligen Fachbereiche (Die Fachbereiche und Standorte werden von hier exemplarisch vorgegeben, Änderungen sind aus organisatorischen Gründen möglich.). o Kommunikation mit den Fachbereichen, Abfrage der benötigten Tische (Anzahl, Größe, Farbe und ggfls. benötigte Ansatzplatten). Der Bedarf an Tischen ist im Regelfall in einem Vororttermin festzustellen. o Im Rahmen des Vororttermins ist darüber hinaus auf Besonderheiten im Rahmen der Verkabelung (z.B. kaskadierte Steckdosenleisten, besonders viele anzuschließende technische Geräte etc.) zu achten und dem Amt für Internen Service und Personalverwaltung (im Folgenden FB 11) zu melden. Den Bedarfsstellen ist ein durch die Auftraggeberin gestelltes Informationsschreiben hinsichtlich der ordnungsgemäßen Verkabelung auszuhändigen. o Enge Zusammenarbeit mit den folgenden Fachbereichen - FB 11 hinsichtlich der Abrechnungsmodalitäten - Immobilienwirtschaft hinsichtlich Fragestellungen zur Immobilie bzw. Terminplanungen anstehender Umzügen etc. - Essener Systemhaus (im Folgenden ESH) der Stadt Essen hinsichtlich notwendiger Vorarbeiten zur Technikausstattung