Lagerhaltung und Versand von Publikationen

1) Vertragsgegenstand ist die Lagerhaltung und der Versand von Publikationen auf Bestellung (also in der Regel stets verschiedene Materialien- und Mengenkombinationen) inklusive finanzbuchhalterischer und debitorischer Abwicklung kostenpflichtiger Bestellungen. 2) Der Auftragnehmer übernimmt Lettershoparbeiten bei Mailing-Aktionen (Aussendungen stets gleicher Artikel/Mengen an feststehende Verteiler) bis zu einer Adressatenmenge von 25 000 Empfängern. 3) Mailingaktionen über die in Abs. 2 genannte Adressatenmenge hinaus sind nicht Vertragsgegenstand, sondern werden gesondert ausgeschrieben, angeboten, beauftragt und abgerechnet. Im Einzelnen: Die Leistung des Auftragnehmers beinhaltet die Lagerhaltung von derzeit rund 2.800 verschiedenen Artikeln in unterschiedlichen Stückzahlen wie Broschüren, Flyer, Bücher, Leporellos, Plakaten (von Format DIN A4 bis City-light), Aufkleber, DVDs, Give-aways (z. B. T-Shirts, Taschen, Kugelschreiber, Notizblöcke, Kappen, USB-Sticks, Spiele u. a.), Mappen bis hin zu Ausstellungswänden und -artefakten sowie den Versand der Materialien auf Bestellung bzw. Anweisung des Auftraggebers. Die Informationsmaterialien des Auftraggebers werden der interessierten Öffentlichkeit, Multiplikatoren, Experten im Bereich der Gesundheitsprävention zur Verfügung gestellt und für eigene Veranstaltungen (Messen, Ausstellungen etc.) genutzt. Ebenso werden regelmäßig feste Adressverteiler des Auftraggebers beschickt sowie Mailings an Zielgruppenadressaten durchgeführt. Der Großteil der Materialien ist kostenlos bestellbar, für rund 60 Artikel wird eine Schutzgebühr erhoben. Daneben werden Sendungen in das europäische Ausland generell mit einer mengenabhängigen Schutzgebührpauschale belegt. Der Lagerbestand umfasst derzeit ein Volumen von ca. 5 000 Palettenplätzen und ca. 2 900 Kommissionierfächern mit einer Gesamtmenge von ca. 50 000 000 Einzelexemplaren und einem Gewicht von ca. 1 800 Tonnen. Die monatliche Neueinlagerung lag 2019 bei durchschnittlich 188 Paletten und 31 Paketen. Die Gewichte der Materialien reichen von 1 g bei einem Aufkleber bis hin zu 40 kg für Ausstellungswände. Der Großteil dieser Publikationen ist auf der Website des Auftraggebers (http://www.bzga.de/infomaterialien) einsehbar und kann dort über eine Warenkorbfunktion (automatisierte und einheitliche Erfassung) bestellt werden.Außerdem sind mehrere weitere Internetauftritte des Auftraggebers per Schnittstelle an das Warenkorbsystem angeschlossen. Weitere Bestellwege sind E-Mail, Telefax und Briefpost. Telefonische Bestellannahmen von Endkunden sind in der Regel nicht möglich. Die durchschnittliche Anzahl der Bestellungen liegt bei ca. 1 100 pro Tag. In Spitzenzeiten werden Werte von bis zu 2 500 Bestellungen täglich erreicht. Der Anteil der Online-Bestellungen liegt bei ca. 92 %. Die Bandbreite der Anfragen zum Versand der kostenlos verfügbaren Publikationen reicht von der Bestellung eines einzelnen Exemplars bis hin zu Bestellungen von mehreren Tausend Exemplaren einer oder mehrerer Publikationen. Die Anzahl der Bestellungen mit unterschiedlichen Publikationen ist sehr hoch. Im Durchschnitt werden ca. 4 unterschiedliche Positionen mit unterschiedlichen Stückzahlen pro Bestellung angefordert, aber auch Bestellungen mit bis zu 30 oder mehr Positionen sind an der Tagesordnung. Im Jahr 2019 wurden ca. 473 000 Bestellungen erfasst und insgesamt ca. 54 220 000 Publikationen versandt. Hinweis für die Angebotserstellung: Im Angebotsvordruck ist eine Schätzung der Volumina der auzuführenden Leistung aufgeführt. Die Schätzung stellt kein garantiertes Auftragsvolumen dar, sondern basiert auf statistischen Mittelwerten des Jahres 2019. Vergütet wird lediglich die tatsächlich abgerufene Leistung auf Grundlage der angebotenen Einzelpreise.