Implementierung einer Reisekostenmanagementsoftware

Die Universität Hamburg ist mit mehr als 40 000 Studierenden und ca. 6 000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die größte Forschungs- und Ausbildungseinrichtung Norddeutschlands. Als zentraler Servicedienstleister ist die Universitätsverwaltung bestrebt das Verwaltungshandeln zu optimieren und zu digitalisieren. Durch die Einführung einer Software zur elektronischen Verwaltung der Reisekostenabrechnung soll der komplette Prozess von der Antragstellung bis zur Auszahlung der Erstattungen möglichst vollständig digitalisiert werden. Aktuell fallen jährlich ca. 14 000 Dienstreisen und -gänge einschließlich deren Abrechnung an. Dazu kommen noch die Abrechnungen von externen Personen und Gästen, welche nicht an der Universität Hamburg beschäftigt sind und aufgrund einer Vereinbarung oder Zusage Reisekosten erstattet bekommen. Es soll ein leistungsstarker Dienstleister verpflichtet werden, der die Universität Hamburg bei der Implementierung einer Reisekostenmanagementsoftware unterstützt. Diese Aufgabe umfasst im Wesentlichen: — Bereitstellung einer installationsfähigen Software; — Unterstützung bei der Installation und Einführung der Software; — Herstellung der Betriebsbereitschaft; — Unterstützung der auftraggeberseitigen Einführungs- und Genehmigungsprozesse; — Erforderliche Konfiguration der Software; — Dokumentation und Schulungen. Im Ergebnis des Teilnahmewettbewerbs und durchzuführenden Vergabeverfahrens ist die Verpflichtung des Dienstleisters auf Basis eines „EVB-IT Systemvertrages“ vorgesehen. Der Dienstleister sollte ab Mitte/Ende November 2020 verfügbar sein. Die konkrete Umsetzung ist ab Januar 2021 geplant.