Externe Begleitung in Veränderungsprozessen

Das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, kurz BAFzA, ist mit seinen Aufgaben und Themen ein Wegweiser im sozialen Miteinander unseres Landes und als nachgeordnete Behörde Teil des Geschäftsbereichs des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ). Das BAFzA begreift sich als Gesellschaftsbehörde. Zu den Kernkompetenzen gehören das Zuwendungsmanagement, der Umgang mit vulnerablen Gruppen und Serviceleistungen für das BMFSFJ. Schwerpunktthemen des Aufgabenportfolios sind der Bundesfreiwilligendienst, Engagement, Demokratieförderung, Hilfeleistungen bei Gewalt und Diskriminierung, Pflege sowie sexuelle und geschlechtliche Vielfalt. Aufgaben und Themen, Zielgruppen, Beschäftigte, Standorte, das BAFzA begreift Unterschiedlichkeit als Chance. Der Erhalt der Vielfalt, ein hoher Qualitätsanspruch an die Gestaltung des Service und die digitale Funktionalität sowie eine flexible Organisation entsprechen daher dem Selbstverständnis des BAFzA. Das BAFzA befindet sich im steten Wandel. Die Auslöser für Veränderungen sind aufgrund sich verändernder Rahmenbedingungen vielfältig. Um verantwortungsbewusst mit diesem Wandel und mit den mehr oder weniger einschneidenden Veränderungen umzugehen, wurde die Kommunikation zum Veränderungsmanagement im Jahr 2022 bei der Stabsstelle Presse & Öffentlichkeitsarbeit als permanent wahrzunehmende Aufgabe angesiedelt. Eine Steuerungsgruppe wurde ins Leben gerufen, mit der Behördenleitung und Abteilungsleitungen, gewählte Personalvertretungen sowie die Gleichstellungsbeauftragte den Prozess gemeinsam begleiten und steuern. Beschäftigte wie Führungskräfte werden bei der Planung der jeweiligen Organisationsveränderungen beteiligt. Der Fokus des Wandels liegt auf größeren und kleineren Veränderungen der behördlichen Aufbauorganisation. Ziel der Organisationsveränderung ist es, das BAFzA künftig derart aufzustellen, dass die Aufgaben so stabil wie nötig und so flexibel wie möglich erledigt und neue Aufgabe schnell und sicher organisatorisch implementiert werden können. In diesem Zusammenhang wurde bereits eine zusätzliche Abteilung ausgebracht sowie neue Organisationseinheiten geschaffen, die das stetig wachsende Aufgabenportfolio auffangen sollen. In den kommenden Jahren 2024 und 2025 stehen weitere organisatorische Veränderungen an. Diese werden teilweise tiefgreifende Einschnitte für Gesamtorganisation und Beschäftigte beinhalten: Organisationseinheiten werden geteilt, mit anderen zusammengelegt. Beschäftigte wechseln damit Vorgesetzte, Kolleg*innen, teils auch Abteilungen, ein Wechsel der Räumlichkeiten steht in der Regel ebenfalls an. Konkret geplant sind drei organisatorische Veränderungsmaßnahmen, die insgesamt neun Referate (16 Sachgebiete) betreffen. Die Veränderungsmaßnahmen selbst werden vom Referat Organisation geplant und umgesetzt. Entscheidungen zur neuen Organisationsstruktur trifft die Behördenleitung. Inhalt der Veränderungsmaßnahmen ist beispielsweise: die Veränderung des Aufgabenzuschnitts von Organisationseinheiten die Verlegung von Organisationseinheiten in andere Abteilungen die Umstrukturierung der Sachgebiete aufgrund von gleichartigen Aufgaben oder zur Konsolidierung von Schnittstellen die Anpassung der Leitungsstrukturen und Arbeitsprozessen Bestehende Strukturen werden damit verändert, um die Leitungsspanne der Abteilungs- und Referatsleitungen zu verringern, dem Veränderungsgrad der Aufgabe Rechnung zu tragen, die internen und externen Schnittstellen zu minimieren, gleichartige Aufgaben zusammen zu legen, so dass Arbeitsprozesse angeglichen werden können, weitere Aufgabenübertragungen zu ermöglichen. Die von der Veränderung der behördlichen Organisationsstruktur betroffenen Beschäftigten und Führungskräfte werden befähigt, sich auf die jeweilige Organisationsveränderung einzulassen und im Rahmen ihrer Rolle aktiv an ihr mitzuwirken. Sie sind nach Abschluss der Begleitung in der Lage, sich im neu gesetzten organisatorischen Rahmen zurecht zu finden und die Zusammenarbeit im neuen Team aktiv zu gestalten.