Ex-ante-Transparenzbekanntmachung: Beschaffung eines integrierten Entgeltabrechnungssystems für das bestehende HR-System

Das Ortenau Klinikum gKAöR beabsichtigt, den Auftrag zur Bereitstellung, lizenzrechtlichen Freischaltung und zum Betrieb eines integrierten Entgeltabrechnungsmoduls (P&I LogaHR Payroll) an die P&I Personal & Informatik AG im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) und c) VgV zu vergeben. Mit dieser Bekanntmachung informiert der Auftraggeber gemäß § 135 Abs. 3 Satz 1 GWB über seine Absicht, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Auftragsbekanntmachung zu vergeben. Der Vertrag wird frühestens zehn Kalendertage nach dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung geschlossen. Das Ortenau Klinikum betreibt als führendes HR-System P&I LogaHR des Herstellers P&I Personal & Informatik AG, das nach einem wettbewerblichen Vergabeverfahren beschafft wurde. Die Entgeltabrechnung wird derzeit durch ein separates System (Fidelis von SDWorx) erbracht, das über Schnittstellen an das noch in Funktion befindliche System Personal Office von Krammer & Partner angebunden ist. Beschaffungsgegenstand ist die Aktivierung der Entgeltabrechnung durch lizenzrechtliche Freischaltung zur Vervollständigung von P&I LogaHR einschließlich Betrieb, Wartung und laufender gesetzlicher Aktualisierung als SaaS-Lösung. Das Alleinstellungsmerkmal der P&I Personal & Informatik AG ergibt sich aus zwei kumulativ vorliegenden Gründen: Erstens ist das Modul P&I LogaHR Payroll urheberrechtlich geschützter integraler Bestandteil der Plattform und ausschließlich durch P&I mittels lizenzrechtlicher Freischaltung aktivierbar; Drittlizenzen wurden nicht vergeben (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. c) VgV). Zweitens ist aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden, da die Häufung folgender Anforderungen kumulativ nur durch P&I erfüllt werden kann: jährlich zu erneuernde ITSG-/GKV-Systemzertifizierung als gesetzliche Zulassungsvoraussetzung; kumulative KRITIS-/NIS-2-Sicherheitsanforderungen (Private Cloud, BSI ISO 27001, BSI C5 Typ 2, deutsches Rechenzentrum, eigener Rechenzentrumsbetrieb); systemarchitektonisch ausgeschlossene bidirektionale Stammdatenschnittstellen zu externen Systemen; Anforderung einer einheitlichen, redundanzfreien Datenbankarchitektur; latenzfreie IAM-Konsistenz (Imprivata Unimate); tarifkomplexe Zeitwirtschaft-/Payroll-Konsistenz (TVöD, AVR) sowie gesetzliche Meldepflichten im Single-Point-of-Change-Prinzip (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) VgV). Der Auftraggeber hat zur Vorbereitung eine europaweite Markterkundung nach § 28 VgV durchgeführt (Bekanntmachungs-ID CXP4YEMMXQ9, veröffentlicht 30.06.2026, Frist 30.07.2026). Auf die Markterkundung, die alle Anforderungen vollständig kommuniziert hat, hat ausschließlich P&I eine substanzielle Interessenbekundung eingereicht. Kein anderer Marktteilnehmer hat dargelegt, die kumulativen Anforderungen erfüllen zu können. Eine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung ist nicht vorhanden (§ 14 Abs. 6 VgV). Der mangelnde Wettbewerb ist nicht das Ergebnis einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabeparameter, sondern Folge der bestehenden, wettbewerblich beschafften Systemarchitektur sowie der gesetzlichen Anforderungen im Gesundheitswesen. Die vollständige Begründung ist in Abschnitt 6.1 dargestellt.