Entwicklung und Erstellung eines Betreiberkonzeptes für den Forschungscampus der GSI und FAIR in Darmstadt

1. Vorbemerkung Die Organisationseinheit Facility Management und Campusentwicklung (FAM) betreibt, war-tet und plant die GSI und wird künftig die Gebäude und technischen Anlagen auf dem Cam-pus GSI/FAIR betreiben. FAM betreibt die Anlagen bis zu den Schnittstellen des Beschleunigers. Der Beschleuniger-betrieb (ACC) betreibt den Beschleuniger (hoch komplexe Anlage) damit die Wissenschaft (RED) entsprechende Experimentaufbauten aufbauen und betreiben kann. Diese Schnitt-stellen sind im Rahmen des Betreiberkonzeptes zu berücksichtigen. Das zu erstellende Betreiberkonzept ist im Rahmen des Fachbereichs FAM abzubil-den. Für die zukünftig zusammengeführten Liegenschaften der GSI (Bestand) / FAIR (Neubau) soll ein gesamtheitliches Betreiberkonzept für die benötigten Facility Services durch FAM entwickelt werden, um die erforderliche, langfristige Betriebsbereitschaft der Gebäude und Anlagen sicherzustellen. Das Modell ist vor dem Hintergrund eines rechtssicheren (u.a. Betreiberverantwortung), ökonomischen (u.a. Lebenszyklusbetrachtung) und nachhaltigen (u.a. ESG) Betriebs aus-zurichten. Für das Betreiberkonzept ist eine hohe Anlagenverfügbarkeit für den wis-senschaftlichen Betrieb und die begrenzten Zugriffszeiten auf Anlagen, insbesondere während des Strahlbetriebs, zu berücksichtigen. Als Ergebnis ist ein Betreiberkonzept zu entwickeln, das den Aufwand für Personal, Material und sonstige Kosten für die erarbeiteten Organisationsformen der Facility Services darstellt. Das Konzept soll unabhängig vom Status Quo die Kernprozesse, Betriebsabläufe und die benötigten Services darstellen und klar beschreiben. Auch werden Angaben darüber erwartet, ob die Leistungen intern erbracht oder extern ein-gekauft werden können/sollen und wie dies koordiniert wird. Beim Einkauf von externen Leistungen ist das notwendige interne Management zu be-schreiben, zu quantifizieren und zu qualifizieren (Eignung der notwendigen MA). Beim Outsourcing geht zudem der rechtssichere Betrieb und die Anlagenverfügbarkeit vor einer wirtschaftlichen Lösung 2. Kurzportraits GSI / FAIR siehe Vergabeunterlage Leistungsbeschreibung 3. Rahmenbedingungen zur Leistungserbringung 3.1 Vertragliche Rahmenbedingungen Ausgeschrieben wird ein Beratervertrag mit einem aktuell geplanten Vertragsbeginn zum 01.04.2024. Der Leistungsbeginn erfolgt spätestens 4 Wochen mit Zuschlag und endet mit der finalen Freigabe / Abnahme des Betreiberkonzeptes. Eine Fertigstellung der Leistung hat bis zum 01.06.2025 zu erfolgen. Aufgrund des agilen Prozesses bei der Erstellung des gewünschten Betreiberkonzeptes kann der Vertrag optional bis auf max. 4 Jahre erweitert werden. Dieses Optionsrecht obliegt ausschließlich dem Auftraggeber und wird dem Auftragnehmer spätestens 3 Monate vor Vertragsende angezeigt. Das bezuschlagte maximale Stundenkontingent als Obergrenze ändert sich dabei nicht. LeistungsAbrufe erfolgen je nach Projektabschnitt, ggf. Leistungsbaustein (LB) durch die Fachseite. 3.2 Leistungsumfang Ausgeschrieben wird die Erstellung eines Betreiberkonzeptes für GSI und FAIR für den zu-künftig geplanten gemeinsamen Betrieb für die benötigten Facility Services am Standort der GSI (Bestand) und der FAIR (Neubau). Das Betreiberkonzept soll u.a. folgende Leistungsbausteine entahlten - LB 1: Grundlagenermittlung - LB 2: Analyse und Identifikation sämtlicher Services - LB 3: Betreiberkonzept - LB 4: Qualitäts- und Leistungsvereinbarungen / Service Level Agreement (SLA) Weiterhin ist ein Terminplan für die jeweils beauftragen Teilleistungen zu hinterlegen. Die fachlichen Abstimmungen erfolgen unter Mitarbeit des AG, die Grundinformationen werden durch den AG im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens zur Verfügung gestellt Der Bieter hat die Pflicht sich mit den speziellen Aufgaben von GSI/FAIR, den Gegebenhei-ten, Einrichtungen, der Bestands- sowie zukünftigen Anlagen- und Gebäudestruktur des AG intensiv vertraut zu machen und dies in der Erstellung des Konzeptes zu berücksichtigen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet auf alternative Vorgehensweisen und Lösungsansätze hinzuweisen und diese vorzustellen, um eine rasche Entscheidungsfindung zu ermöglichen. Zur Leistungserbringung stellt der Auftragnehmer ein Team von mindestens 3 Personen (Schlüsselpersonal), welche die geforderten Beraterebenen (Junior Analyst, Senior Consul-tant, Projektleiter) abdecken, vgl. Punkt 3.4 in dieser Leistungsbeschreibung. Der Anbieter verpflichtet sich, die benannten oder mindestens gleich qualifizierten Berater im Projekt in Abstimmung mit dem Auftraggeber einzusetzen. Einarbeitungsaufwände für neue Mitarbeiter fallen zu Lasten des Auftragnehmers. Die angebotenen Profile (CVs) der tätigen Berater sind Bestandteil des Vertrags; ab dem Zeitpunkt der ersten Tätigkeit für GSI/FAIR wird seitens des Auftragnehmers eine Verweil-dauer von mindestens einem Jahr für jeden Berater zugesichert (Ausnahmen sind Kündi-gung, langfristige Krankheit oder Tod). Die Leistungserbringung erfolgt sowohl remote als auch Vor-Ort je nach Vereinbarung mit dem Auftraggeber. Eine konkrete Regelung der Präsenztage wird nach Vereinbarung ge-troffen. Eine Leistungserbringung vor Ort über die gesamte Vertragslaufzeit wird dabei nur auf ca. 30% geschätzt. Dies ist in der Angebotskalkulation positiv zu berücksichtigen. 3.3 Prognose Der prognostizierte Aufwand kann und wird aller Voraussicht nach projektabhängig variie-ren. Insofern ist eine sehr hohe Flexibilität und kurze Reaktionszeit bei der Bereitstellung und Zuordnung der auftragsausführenden Personen geschuldet. Der AG schätzt, dass die gesamte Leistungserbringung ca. 600 Personentage anfallen werden. Abrufe darüber hinaus werden nicht stattfinden. Eine Abrufverpflichtung der ge-nannten Personentage besteht für den Auftraggeber nicht. Die Angaben zu den Kapazitäten sind eine unverbindliche Schätzung, die somit nicht als Prognose, Zusicherung, Abnahmegarantie o.ä. zu verstehen ist. Weitere Details siehe Vergabeunterlage Leistungsbeschreibung