Einführung einer HR-Suite

Die Stadtwerke München (SWM) planen bis Ende 2028 eine neue HR-Suite mit Fokus auf die Bereiche Personalbeschaffung (Rekrutierung, interner Arbeitsmarkt, Onboarding), Personalentwicklung (Trainings/Fortbildung, Nachfolgeplanung, Talent Management) und Beurteilung (Performance Management, Gehaltsmaßnahmen) einzuführen. Scope: - Softwareüberlassung (SaaS): Bereitstellung und Einräumung der Nutzungsrechte (Lizenzen) für eine HR-Suite mit den folgenden Modulen und dem erwarteten Funktionsumfang ab Produktivsetzung: Personalentwicklung (Ziel- und Performance Management, Nachfolgeplanung und Entwicklungsmanagement), Personalgewinnung Recruiting und Onboarding), Lernen, Compensation/Vergütung, Personalplanung und -controlling, HR-Suite Core (Stammdaten Mitarbeiter und Informationen zur Organisation sowie Workflows). - Bereitstellung Nutzungsrechte für das Test- und Schulungssystem (nach erster Konzeption). - Service und Support für die bereitgestellte HR-Suite über eine Mindestvertragsdauer von 5 Jahren mit der Option auf Verlängerung um je ein Jahr für insgesamt 3 Jahre. - Der Service und Support umfasst u. a. folgende Tätigkeiten (Verfügbarkeit des Systems von 99,5 % im 24x7-Betrieb; Behebung von Störungen im Betrieb etc.) - Dokumentation der Lösung für Anwender und fachliche Schulungen in Deutsch sowie für fachliche Administration inkl. Benutzerverwaltung, Benutzerhandbuch, Systembeschreibung, Betriebshandbuch, Installationshandbuch etc. in Deutsch und Englisch). - Herbeiführung Betriebsbereitschaft aller benötigten Module inkl. Begleitung der Einführung/Beratung der Fachbereiche; Fachliche und technische Konzeption, beispielsweise im Rahmen von Fit-to-Standard-Workshops, um die für die SWM passendste Umsetzung im Rahmen des Systemstandards zu finden und nachgelagert zu implementieren. - Konfiguration und Umsetzung der Module bzw. Themen auf Basis der abgestimmten Konzepte - Schaffung und Anpassung der nötigen Schnittstellen - Datenmigration aus bestehenden IT-Systemen - Durchführung und Begleitung von Tests inkl. Fehlerbehebung - Inbetriebnahme und Einführung der jeweiligen Module (GoLive) - Anbindung an relevante Schnittstellen (v. a. SAP HCM) - Begleitung der Einführung (Early Life Support) - Initiale Schulungen in deutscher Sprache für das Projektteam, Administratoren und Multiplikatoren - Bereitstellung von E-Learnings in deutscher Sprache für die Anwender der HR-Suite - Elektronische Personalakte (optional): Konzeption, Einführung und Bereitstellung von Zugriffen auf Dokumente im vorhandenen Archivsystem der SWM im Sinne einer elektronischen Personalakte. - Schriftverkehr (optional): Nutzung von Schriftverkehr-Funktionalitäten inkl. Anbindung der bereits implementierten elektronischen Signatur (AdobeSign) im Rahmen von Prozessen, die durch die HR-Suite unterstützt werden. - Ticket System (optional): Konzeption, Einführung und Bereitstellung eines Ticket-Systems zur Bearbeitung nutzerspezifischer HR-Anfragen. Ergänzend sind folgende Leistungen zu erbringen: • Durchführung von „Cloud Readiness Assessments“ mit den Fachbereichen/der IT: Identifikation, wo die SWM fachlich/technisch stehen und was zu tun ist, um das System gewinnbringend nutzen zu können (Erfahrungen des Auftragnehmers/Best Practices). • Begleitung auf dem Weg hin zur Nutzung des Standards (z. B. „Fit to Standard“, „Process follows Standard“). Mindestanforderungen an den Implementierungspartner (Ausschlusskriterien): - Der Bewerber bestätigt, dass die Kommunikations- und Projektsprache während der Implementierung sowie für den Betrieb/Support Deutsch ist (Ausschlusskriterium). - Beschreibung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung; alternativ Vorlage des Zertifikats DIN EN ISO 9001:2015-09 "Qualitätsmanagementsysteme" oder gleichwertig. Stellen Sie schlüssig und nachvollziehbar dar, welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung getroffen werden und auf welche Art und Weise Qualitätsmanagement in Ihrem Unternehmen implementiert ist und im Betrieb umgesetzt wird. - Unternehmenskonstellation und Auftragserbringung: Sollten Sie selbst nicht der Software-Hersteller sein, sondern die Software als Partner des Herstellers anbieten, beschreiben Sie bitte die Verantwortungen / das Zusammenspiel / die Vorgehensweisen sowie die jeweiligen Ansprechpartner im Projekt und im Betrieb.