Dokumentenmanagementsystem für den Immobilienbereich

Diese Ausschreibung ist dem (SWM-internen) Programm „ImmoDigital“ untergeordnet, in dem die Grundlagen für die Entwicklung der Digitalisierung im Bereich Immobilien und dessen erfolgreiche Weiterentwicklung gesichert werden sollen. Für die Ablage und Archivierung von Dokumenten des Bereichs Immobilien (IM) der SWM sind derzeit mehrere unterschiedliche Plattformen im Einsatz. Neben Systemen wie Sharepoint und Alfresco werden auch Ablagen auf Abteilungslaufwerken nach bestimmten Ordnerstrukturen genutzt. Daraus erwächst die Schwierigkeit, Dokumente aufzufinden. Als Versorgungs- und Dienstleistungsunternehmen betreuen wir auch Anlagen der kritischen Infrastruktur (im Folgenden KRITIS). Hieraus ergibt sich bei einem Teil der zu verwaltenden Dokumente ein sehr hoher Schutzbedarf, was besondere Anforderungen an die Speicherung und den Zugriff auf solche Dokumente stellt. Es soll ein Dokumentenmanagementsystem – im Weiteren kurz DMS genannt – eingeführt werden, dass die Anforderungen aller Abteilungen innerhalb des Fachbereichs Immobilien erfüllt. Hierzu gehören vor allem: • Ablage und Archivierung von Dokumenten des gesamten Immobilienlebenszyklus, von der Grundstücksentwicklung über Bauprojektmanagement bis zum Gebäudebetrieb • Neben der direkten Arbeit im DMS soll auch eine Integration mit den vom Fachbereich IM genutzten bzw. geplanten operativen Systemen (z.B. der Immobilienverwaltungssoftware „Varyhome“) gewährleistet sein. • Revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung solcher Dokumente, für die dies gesetzlich vorgeschrieben ist. • Systemisch unterstützter Schutz von Dokumenten gemäß zugeordneter Vertraulichkeitsstufe/Metadaten (z.B. KRITIS-Dokumente). Die gesuchte Lösung soll vom Bieter bereitgestellt, implementiert und OnPremise betrieben werden.