Digitalisierung von 1,8 Mio. Inhaltsverzeichnissen mit 4 Mio. Seiten

Nach erfolgreicher Durchführung mehrerer retrospektiver Kataloganreicherungsprojekte an ihrem Leipziger Standort beabsichtigt die Deutsche Nationalbibliothek (Auftraggeberin), ihren Buchbestand am Frankfurter Standort auf noch nicht digitalisierte Inhaltsverzeichnisse überprüfen und diese digitalisieren zu lassen. Hierbei sind in den Magazinräumen der Auftraggeberin in Frankfurt am Main auf der Basis von zur Verfügung gestellten Signaturlisten ca. 2,8 Mio. Bücher auf das Vorhandensein von Inhaltsverzeichnissen zu überprüfen. Die dabei gefundenen rund 1,8 Mio. Inhaltsverzeichnisse mit ca. 4 Mio. Seiten sind zu digitalisieren und deren Text in OCR-Daten umzuwandeln. Mehr- bzw. Mindermengen von 10 Prozent sowohl bei der Anzahl der Bände als auch der Seitenzahl sind möglich. Die gescannten Inhaltsverzeichnisse werden von der Auftragnehmerin über ein Speichersystem an die Auftraggeberin abgeliefert und stehen anschließend über den Katalog sowie die Metadatendienste der Deutschen Nationalbibliothek zur Verfügung. Das Projekt soll im August 2021 beginnen und 30 Monate dauern. Das Projekt ist in 2 Phasen unterteilt: In der ersten Phase entwickelt die Auftragnehmerin in Abstimmung mit der Auftraggeberin den Digitalisierungsworkflow, d.h. alle Arbeitsschritte von der Entnahme der Bücher aus dem Regal über die Digitalisierung der Inhaltsverzeichnisse, die Erzeugung von Metadaten, die Qualitätssicherung und Abnahme bis hin zum Rücktransport und zum Zurückstellen der Medien in das Regal auf der Basis der zur Verfügung gestellten Signaturlisten. Für den Import der digitalisierten Inhaltsverzeichnisse in das Speichersystem der Auftraggeberin werden alle Schritte implementiert, getestet und hinsichtlich der Anforderungen aus dieser Leistungsbeschreibung optimiert und abgenommen; entsprechendes gilt für das Monitoringsystem. In dieser Phase sollen 20 000 Seiten digitalisiert werden. (Laufzeit Phase I: maximal 3 Monate; Umfang der in diesem Prozess zu digitalisierenden Seiten: 20 000). Für Phase I ist ein Pauschalfestpreis anzubieten. (inkl. der digitalisierten Seiten.) Bei positiver Evaluierung der ersten Phase folgt eine zweite Phase, in der der Workflow sukzessive auf die zu erreichende Volllast mit täglich rund 6 700 digitalisierten Seiten skaliert wird. Für das Erreichen der Volllast sind maximal 2 Monate angesetzt. (Laufzeit Phase II: 27 Monate, davon 2 Monate Übergangszeit bis zum Erreichen der täglich zu digitalisierenden Menge). In Phase II erfolgt die Abrechnung nach der Anzahl der digitalisierten Seiten. Die Auftragnehmerin erhält zunächst nur den Auftrag für die Leistungen nach Phase I. Im Falle der positiven Evaluierung durch die Auftraggeberin werden auch die Leistungen nach Phase II beauftragt. Dieser Auftrag erfolgt durch Mitteilung der Auftraggeberin in Textform. Vor der Beauftragung von Phase II besteht kein Anspruch der Auftragnehmerin auf Durchführung und Vergütung der Leistungen nach Phase II. Die Auftraggeberin behält sich als Option eine Erweiterung des Auftrags um weitere Bestände (ca. 300 000 Medien) innerhalb des Vertragszeitraums unter Berücksichtigung der Kapazitäten der Auftragnehmerin vor. Die Wahrnehmung der Option erfolgt im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV.