Beschaffungsbedarf der Medinos Kliniken und Landkreis Sonneberg GmbH und der Henneberg-Kliniken-Management GmbH (nachfolgend: Auftraggeber) ist eine Personalverwaltungssoftware.Der geschätzte Gesamtwert des Auftrags liegt oberhalb des geltenden Schwellenwertes in Höhe von 221.000 EUR.

Die Personalverwaltungssoftware soll eine einheitliche, digitale und mobile Architek-tur bieten, die schnittstellenfrei in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden kann. Notwendig ist eine umfassende Funktionalität für die Personalverwaltung und Entgeltabrechnung, speziell angepasst an die Anforderungen des Gesundheitswesens. Die Software soll u.a. auch folgende Anforderungene erfüllen: • Datenbank- und Konfigurationstools zur Anpassung und Optimierung: Die Software soll Werkzeuge bereitstellen, die es ermöglichen, vordefinierte Konfigurati-onen, Auswertungen und Parametereinstellungen direkt und ohne tiefgreifende technische Kenntnisse auf das System des Nutzers anzuwenden. Diese Funktion soll eine einfache, schnelle Anpassung der Software an spezifische organisatorische Anforderungen ermöglichen und sicherstellen, dass diese Anpassungen sowohl in der Projektphase als auch im Echtbetrieb unterstützt werden. Weiterhin wird erwartet, dass branchenspezifische Voreinstellungen zur Verfügung stehen, um den individuellen Anforderungen des Gesundheitswesens gerecht zu werden. Die Bereitstellung solcher Werkzeuge ist elementar, da sie den Nutzern ermöglicht, die Software ohne tiefgehende technische Kenntnisse individuell an die spezifischen Anforderungen der Organisation anzupassen. Gerade im Gesundheitswesen, wo branchenspezifische Anforderungen komplex und vielfältig sind, tragen vordefinierte Einstellungen dazu bei, die Implementierung effizient zu gestalten und den laufen-den Betrieb flexibel auf neue Anforderungen auszurichten. • Simulationsumgebung und Testsystem zur sicheren Anpassung: Die Software sollte eine Simulationsumgebung und ein Testsystem bieten, die als Duplikat des Produktivsystems agieren. Diese Umgebung ermöglicht es den Nutzern, Anpassungen und Tests vorzunehmen, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen. Eine solche Funktion erlaubt die sichere Erprobung neuer Einstellungen in einer Umgebung, die dem Echtbetrieb entspricht, wodurch die Konfiguration und Optimierung der Software risikofrei durchgeführt werden kann. Eine Simulationsumgebung und ein Testsystem sind unerlässlich, da sie Nutzern erlauben, Änderungen und Anpassungen vorab zu testen, ohne den Produktivbetrieb zu beeinträchtigen. Gerade in der Personalverwaltung ist es wichtig, dass neue Einstellungen risikofrei geprüft werden können, um sicherzustellen, dass sie im Echtbetrieb zuverlässig funktionieren. Dies reduziert Ausfallzeiten und sorgt für eine nahtlose Anpassung der Software an veränderte organisatorische Bedürfnisse. • Automatisierte Produktionsprozesse für Routineaufgaben: Es wird erwartet, dass die Software hochautomatisierte Funktionen zur regelmäßigen Durchführung wesentlicher Personalprozesse umfasst. Diese sollten eine Vielzahl an Aufgaben im Bereich der Personalverwaltung und -abrechnung, wie z. B. Steuer- und Meldepro-zesse, Schnittstellenaktualisierungen und Listenverwaltung, zuverlässig und effizient abwickeln. Die Automatisierung solcher Routineaufgaben stellt sicher, dass die Pro-zesse standardisiert, fehlerfrei und ohne manuellen Eingriff ablaufen, was zu einer Effizienzsteigerung und Entlastung des Personals beiträgt.Die Automatisierung regelmäßiger Aufgaben ist entscheidend, um die Effizienz der Personalverwaltung nachhaltig zu steigern. Im Gesundheitswesen ist die Entlastung des Personals von Routineaufgaben wie Steuer- und Meldeprozessen sowie die Standardisierung von Schnittstellenaktualisierungen besonders wertvoll. Durch die Automatisierung werden Prozesse konsistent und fehlerfrei ausgeführt, was den ope-rativen Aufwand reduziert und die Ressourcen auf wichtigere Aufgaben fokussiert. •Migration vorhandener Daten ohne Verluste: Eine effiziente und verlustfreie Datenmigration ist erforderlich, um bestehende Personal- und Abrechnungsdaten in die neue Software zu übertragen. Die Software muss daher über Migrationsfunktionen verfügen, die sicherstellen, dass alle historischen und aktuellen Daten nahtlos und vollständig übernommen werden können.