81256088_regulative Beratung während der organisatorischen und technischen Umsetzung des Records Managements

Ein Großteil der aufbewahrungspflichtigen Informationen wird heute in physischer Form aufbewahrt und archiviert. Teilweise zunächst in den Projektländern innerhalb der Projekt- und Landesbüros, später im Zentralarchiv in Deutschland. Dies ist an vielen Stellen nicht effizient in den Abläufen, wenig transparent und zudem kostenintensiv. Auch besteht die Gefahr, dass bei Aufbewahrung in den Projektländern und Transport in das Zentralarchiv, relevante Unterlagen beschädigt werden oder verloren gehen. Die digitale Transformation der GIZ und moderne Technologien bieten neue Möglichkeiten für den effizienten und sicheren Umgang mit Informationen. Gesetzgebungen (z. B. eGovernment-Gesetz) adressieren Digitalisierung mehr und mehr. Im Sinne eines transparenten Wissensmanagements und für schlanke Arbeitsabläufe sollen geschäftsrelevante Informationen in der GIZ verstärkt elektronisch in dafür vorgesehenen IT-Systemen aufbewahrt werden. Die zentralen Systeme gewährleisten heute jedoch meist keine rechtskonforme Archivierung. Deswegen hat der Vorstand der GIZ entschieden, das Projekt Records Management zur Einführung einer revisionssicheren elektronischen Archivierung aufzusetzen. In einer ersten Phase wurde bereits ein ganzheitliches Umsetzungskonzept zum Umgang mit aufbewahrungspflichtigen Informationen samt Records Management Policy und einem fachlich-technischen Anforderungskatalog für ein Records Management sowie ein Archivsystem erstellt. In einer zweiten Projektphase sollen ab 2021 die organisatorische, prozessuale und technische Umsetzung auf Grundlage des Konzeptes erfolgen.