Tagungshaus in Norddeutschland für ZFD-Tagung

Im Rahmen des Bundesprogramms Ziviler Friedensdienst plant die KURVE Wustrow eine Fachtagung mit ihren Partnerorganisationen aus dem Balkan, der Ukraine, dem Nahen Osten, Sudan und Süd- und Südostasien. Für eine Woche und ca. 120 Menschen suchen wir ein Tagungshaus in Norddeutschland. Bitte auch die Anhänge beachten, als PDF (Download unten) oder word (genannte Website unten). a) Bezeichnung und Anschrift der zur Angebotsabgabe auffordernden Organisation KURVE Wustrow - Bildungs- und Begegnungsstätte für gewaltfreie Aktion e.V., Kirchstraße 14, 29462 Wustrow (Wendland) b) Ansprechpartner für Bewerber*innen-Fragen Jakob Littmann, [E-Mail-Adresse entfernt] Rückfragen interessierter Unternehmen bis zum 01.09.2025 gerne per Email. Die anonymisierten Fragen und unsere Antworten werden fortlaufend auf unserer Webseite unter https://www.kurvewustrow.org/tagungshausvergabe-fragen-und-antworten veröffentlicht. c) Art und Umfang der Leistungserbringung - 3 Mögliche Zeiträume, absteigend wie folgt favorisiert: 1. 30.08. – 04.09.2026 2. 30.05. – 04.06.2027 3. 05.09. – 10.09.2027 (Anreise des Organisationsteams bereits am Vorabend) - Unterkunft und Vollverpflegung für bis zu 120 Teilnehmende - geeignete Seminarräume: mindestens 5, davon einer mit mindestens 230m², bzw. Platz für bis zu 120 Personen bestuhlt. - s. auch Anhang 1 - Beschreibung der Tagung d) Wesentliche Zahlungsbedingungen - Anzahlung bei Auftragserteilung max. 5 % des Auftragswerts - Abschlagszahlung max. 1 Monat vor Leistungsbeginn von max. 25% des Auftragswerts gegen Rechnung - Restzahlung der Unterkunft und Verpflegung sowie der variablen Kosten / Nebenkosten spätestens 6 Wochen nach Abschluss der Tagung gegen Rechnung mit Aufstellung der erbrachten Leistungen e) Mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen - Preisblatt mit Preisberechnung inklusive Aufschlüsselung der Preise nach Unterkunft, Unterschieden zwischen Zimmerarten, Verpflegung (Vollpension, ggf. Kosten für Grillbüffet für den Abschlussabend), zusätzliche Kosten (Bettwäsche, Handtücher, Tagungsgetränke, Seminarraummiete etc.) (Anhang 2 - Preisblatt) - Liste mit Einzelpreisen (Anhang 3 - Preisliste) - Liste mit weiteren Angaben (Anhang 4 – Weitere Angaben) - Zimmerplan inkl. Belegung, Einzel- oder Gruppenbad - Auflistung verfügbarer Seminarräume mit m² Anzahl - Möglichst Grundrisse der Gebäude und des Geländes f) Form, in der Angebote einzureichen sind Angebote sind per Email einzureichen mit dem Betreff „Angebot Tagungshaus Partnerfachtagung“ an ausschreibung@kurvewustrow.org g) Angebots- und Bindefristen Angebote werden bis zum 07.09.2025, 23:59 Uhr elektronisch eingehend berücksichtigt. Zuschlagsentscheidung und Rückmeldung erfolgt bis spätestens 19.09.2025. Alle Angebotsinhalte müssen bis dahin bindend sein. h) Mindest-Anforderungen - Verfügbarkeit zu mindestens einem der drei genannten Zeiträume - Nicht weiter als 200km a) von KURVE Wustrow und b) dem Flughafen Hamburg oder dem Flughafen Berlin entfernt. - Unterkunft für 120 Personen, Möglichkeit für mindestens 5 Einzelzimmer, sowie mindestens 50% der Zimmer für max. 2 Personen - Mindestens 5 Seminarräume mit heller Beleuchtung (arbeiten abends möglich), davon einer mit mindestens 230m², bzw. Platz für 120 Personen bestuhlt - Vollverpflegung + Tagungsgetränke - Essen mit vegetarischem Schwerpunkt und Berücksichtigung besonderer Bedarfe (Unverträglichkeiten, vegane Ernährung etc.) i) Zuschlagskriterien und deren Gewichtung - Preis (40%) - Entfernung zur KURVE Wustrow (3%), Entfernung zu dem Flughäfen Hamburg oder Berlin (7%) - Zeitraum 30.08. – 04.09.2026 (15%), 2. Zeitraum 30.05. – 04.06.2027 (8%) oder 3. Zeitraum 05.09. – 10.09.2027 (1%) - Geeignetheit der Lokation: Ruhige Umgebung, großzügiges grünes Außengelände, Umfang weiterer Hotelbelegungen währen der Tagung, Erreichbarkeit (20%) - Geeignetheit der Seminarräume: Helle Beleuchtung, Bestuhlungsmöglichkeiten, Ausreichend Platz für Wandbehang (s. auch Anhang 1) (10%) - Anzahl Einzelbetten (statt Doppel- oder Stockbetten) (5%) Tagung, Hotel, Unterkunft, Veranstaltung