Markterkundung für ein Dokumentenmanagementsystem

Beschreibung: Markterkundung - freiwillige Vorinformation - Keine Auftragsbekanntmachung. Die NASA GmbH nutzt zum aktuellen Zeitpunkt diverse digitale Tools, um die Mitzeichnungsverfahren zu verkürzen, transparente Kommunikation zu gewährleisten, verwaltungstechnische Funktionen abzusichern sowie die fachlichen Aufgaben zu erfüllen. Die aktuell eher heterogene Systemlandschaft soll im Zuge des Vorhabens möglichst homogenisiert werden, sodass Verknüpfungen von Daten zwischen einzelnen Modulen möglich sind und effiziente Arbeit geleistet werden kann. Auf diese Weise soll das aktuelle System der NASA GmbH teilweise abgelöst werden. Es gilt, möglichst viele Module von einem Anbieter zu besorgen, um die Integrität und Verknüpfung von Bausteinen zu gewährleisten. Einzelne Teilsysteme, die einfach und sinnvoll mit dem neuen System verknüpft werden können, sollen beibehalten werden. Es ergeben sich aus Sicht der NASA GmbH daher folgende Möglichkeiten: • Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems als Bindeglied zu weiteren Teilmodulen, die parallel weiterhin existieren (wie bspw. Vertragswesen, Raumbuchungstool, Verwaltung von flexiblen Arbeitsplätzen, Projektmanagement, Telefonanlage, Website etc.) • Beschaffung einer Komplettlösung als Bindeglied zu weiteren Teilmodulen, die parallel weiterhin existieren (wie bspw. Telefonanlage, Website etc.) Ziel dieser Markterkundung ist es einen Überblick über am Markt verfügbare Lösungen über ein "Dokumentenmanagmentsystem", hinsichtlich der Technologien, Lösungen und Dienstleistungen, die die Anforderungen der NASA GmbH erfüllen, zu erhalten. Diese Markterkundung dient dem Zweck des Erkenntnisgewinns des Auftraggebers mit dem Ziel der Vorbereitung eines geplanten Beschaffungsvorhabens. Nach Abschluss der Markterkundung werden die Ergebnisse vom Auftraggeber evaluiert und voraussichtlich in die Ausschreibungsunterlagen des beabsichtigten Vergabeverfahrens neutralisiert eingearbeitet. Bei den uns zu übersendenden Unterlagen verzichten Sie bitte soweit es möglich ist auf die Angabe von personenbezogenen Daten und kennzeichnen Sie eventuelle Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse. Die Markterkundung soll wie folgt umgesetzt werden. Bis zum 25.04.2025 werden Rückmeldungen interessierter Unternehmen an die Kontaktadresse: [E-Mail-Adresse entfernt] erbeten. Hierzu senden Sie zunächst eine E-Mail an die Adresse: [E-Mail-Adresse entfernt], mit welchem Sie ihr Interesse an der Markterkundung kundtun. Mit dieser Abfrage reichen Sie bitte drei Referenzen ein, welche dem Nachweis dienen sollen, dass Sie bereits Integrationen eines DMS in einen laufenden Betrieb eines Dienstleistungsunternehmens mit mind. 50 Mitarbeitenden unter Berücksichtigung der vorhandenen Schnittstellen vorgenommen haben. Die Referenzen sollen enthalten: kurze Inhaltsbeschreibung, Angabe des Zeitraums der Umsetzung, Größe des Unternehmens, Kostenumfang. Liegen die geforderten Referenzen vor, erhalten Sie dann die URL zum Herunterladen der Unterlagen sowie das dafür notwendige Passwort. Bei weiterhin vorliegendem Interesse an der Markterkundung wird von den Interessenten nach Sichtung dieser online zur Verfügung stehenden Unterlagen eine Vorstellung des angebotenen Systems erwartet. Die technischen Grundlagen dazu sind im Einzelnen den hinterlegten Unterlagen zu entnehmen. Die Auftragsunterlagen sind in deutscher Sprache verfügbar. Die Verfahrenssprache ist Deutsch. Die Rückmelddungen sollen unter den Angaben der NASA GmbH (technische Voraussetzungen) die Vorstellung des Produktes (Präsentation, Imagefilm o.ä.) enthalten, voraussichtlicher Kostenrahmen (investiv und laufend), mögliche Besonderheiten des Produktes, mögliche Umsetzungszeiträume, um dieses Produkt im Unternehmen zu etablieren, Darlegung, welche Schritte dazu notwendig wären. Die Rückmeldung der Interessenten soll bis zum 25.04.2025 erfolgen. Im zweiten Schritt werden bis zu 5 Interessenten von der NASA GmbH zu einem virtuellen Interview ab Mitte Mai/ Anfang Juni eingeladen. Im Ergebnis dieser Gespräche sollen drei Interessenten um eine Teststellung in den Räumlichkeiten der NASA GmbH gebeten werden. Es besteht kein Anspruch der interessierten Unternehmen an der Markterkundung sowie zur Einladung zum Gespräch und Teststellung. Die Teilnahme ist freiwillig und steht in keinem Zusammenhang mit der späteren Teilnahme an einem späteren Vergabeverfahren. Die Teilnahme ist auch keine Voraussetzung für eine spätere Beauftragung. Die NASA GmbH wird in einem späteren Verfahren sicherstellen, dass die Teilnehmer der Markterkundung keinen Wissensvorsprung haben. Eine Erstattung von eventuellen Aufwänden der an dieser Markterkundung teilnehmenden Unternehmen findet grundsätzlich nicht statt. Allerdings ist vorgesehen, bei Einladung eines Unternehmens vor Ort zur Teststellung eine Aufwandsentschädigung bis zu einem Betrag von 5.000,00 EUR pro eingeladenes Unternehmen auszuzahlen.