Elektronische Personalakte 2023 (ePA 2023)

Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Beschaffung einer cloudbasierten Lösung (Software) für Elektronische Personalakten sowie dazugehörige Dienstleistungen. Der Leistungsumfang setzt sich neben der Software aus folgenden Leistungskomponenten zusammen: 1. die Software, 2. die Implementierung (Bereitstellung und Anbindung) der Software, 3. die Digitalisierung der Bestandsakten (das Scannen), 4. das Einbinden der digitalisierten Bestandsakten im Rahmen der Implementierung in die Software "Elektronische Personalakte" und 5. der Betrieb sowie 2nd bzw. 3rd Level Support während und nach der Einführung der Elektronischen Personalakte als Software as a Service (siehe Kapitel 5). Zunächst soll die Elektronische Personalakte inkl. der dazugehörigen Dienstleitungen als Pilotprojekt neun Instituten und der Generalverwaltung der MPG eingeführt werden. Ein anschließender Rollout der elektronischen Personalakte inkl. der genannten Dienstleistungen (Scannen & Implementierungen bzw. Anbindung) in allen Instituten ist geplant und soll über den hier gegenständlich ausgeschriebenen Vertrag in mehreren Schritten abgerufen werden können. Nicht Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist dagegen das Scannen der Akten für neue Beschäftigte sowie weiterer Dokumente nach der Einführung der Elektronischen Personalakte. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Angebote über "On-Premises"-Lösungen nicht zugelassen sind! Für die detaillierte Beschreibung des Vergabegegenstands wird auf die umfassende Leistungsbeschreibung in Kapitel 5 der Vergabeunterlage verwiesen. elektronische Personalakte